In een privacybeleid, ook wel privacy statement privacyverklaring of privacy policy genoemd, staat hoe de onderneming omgaat met de gegevens die zij verzamelen. Ook staat er in hoe dat gebeurd, via welke middelen zoals bijvoorbeeld een website, en vooral met welk doel deze gegevens worden verzameld. Het is, vooral sinds de invoering van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), erg belangrijk dat elke betrokkene inzicht krijgt in de gegevens die van hem worden verzamelend.  In de privacy policy kun je alles lezen over de gegevensverwerking van het bedrijf. Deze wordt veelal onderin de website opgenomen met een hyperlink naar de privacy policy van je onderneming.

Als onderneming val je al vrij snel onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Op het moment dat je persoonsgegevens verzamelt, val je namelijk al onder de verordening. Dan maakt het niet uit of je duizenden bestellingen via je webshop binnen krijgt of slechts enkele. Ook het aanmelden voor een nieuwsbrief wordt beschouwd als het vastleggen van persoonsgegevens.

Je hebt een privacy policy nodig op het moment dat je (persoons)gegevens verzamelt van betrokkenen. Dit gebeurd al wanneer de bezoekers van je website zich bijvoorbeeld inschrijven voor je nieuwsbrief of akkoord gaan met je cookieverklaring waardoor bepaalde gegevens van de bezoeker verzamelt worden. Deze gegevens hebben betrekking op de persoon die de website bezoekt, van vrij algemene informatie tot meer persoonlijke informatie.

Met ingang van 25 mei 2018 moet het voor elke betrokkene duidelijk zijn welke gegevens van hem verzamelt worden, met welk doel en moet deze persoon inzage hebben in zijn gegevens. Voldoe je als onderneming niet aan deze eisen, handel je simpel gezegd in strijd met de AVG en kun je een flinke boete verwachten. Het beschermen van en inzicht geven in de persoonsgegevens van een betrokkene is heel erg belangrijk. Laat je privacy policy controleren of opstellen door deskundige juristen!

Over het algemeen staat er het volgende in een privacy policy:

Welke gegevens worden er verzameld?

Het moet voor de betrokkene duidelijk zijn welke gegevens van en over hem verzamelt worden. Er dient dus een overzicht te zijn waarin aangegeven staat welke gegevens van hem verzamelt worden.

Waarom worden deze gegevens verzameld?

Niet alleen is het belangrijk om te weten welke gegevens verzameld worden, maar vooral met welk doel deze gegevens verzamelt worden. Als bepaalde gegevens verzamelt worden maar niet voor een specifiek of geschikt doel, is het verzamelen van deze gegevens niet nodig en maakt dit dus een inbreuk op de persoonsgegevens van die betrokkene.

Hoe kan een betrokkene inzicht krijgen?

Wanneer de betrokkene op de hoogte is van de gegevens die over hem verzamelt zijn, moet hij de mogelijkheid hebben om deze gegevens in te zien. Ook kan hij in sommige situaties vragen om het verwijderen van zijn gegevens, of hierover een klacht indienen. Natuurlijk moet er naar de omstandigheden gekeken worden of dit mogelijk is, maar er moet zoveel mogelijk rekening gehouden worden met de privacy van de betrokkene.

Worden er gegevens met derden gedeeld?

Soms worden privacygegevens gedeeld met andere bedrijven die samenwerken met de betreffende onderneming. Denk bijvoorbeeld aan retargetting. Ook hier gelden dezelfde privacyregels die de betrokkene moeten beschermen.

Een privacy policy moet beknopt worden opgemaakt die duidelijk toegankelijk is. Daarnaast moet het duidelijk en transparant zijn.  Dit wordt gedaan om het voor een individu duidelijk te maken waaraan hij toe is zonder dat je je als ondernemer kunt verbergen achter moeilijke juridische taal of hele lange stukken tekst. Het opnemen van onderzoeksdoeleinden als doel van het verwerken van persoonsgegevens is onvoldoende transparant. Daarnaast zul je moeten zorgen dat op je website het privacy policy toegankelijk is vanaf iedere webpagina.

Duidelijk toegankelijk is bij een app wat lastiger. In feite zou je moeten zorgen dat voor het downloaden van de app de privacy policy al zichtbaar is. Als norm kun je hanteren dat bij een app het privacy policy binnen twee kliks bereikt moet zijn. Wellicht logisch, maar de privacy policy moet kosteloos bereikbaar zijn en moet schriftelijk (dus ook elektronisch) beschikbaar zijn.

Daarnaast moet de privacyverklaring worden opgesteld in de taal die past bij je doelgroep. Als je een Nederlandse webshop hebt, dan lijkt het logisch dat je je privacy policy opstelt in de Nederlandse taal. Toch verdient het ook aanbeveling om de privacy policy zo op te stellen dat die voor je doelgroep ook écht leesbaar is. Hiervoor wordt geadviseerd om de privacy policy op te stellen op B1 niveau van de Nederlandse taal.