Een verkoopcontract kennen we allemaal. Zo’n verkoopcontract geeft de verkoper dan ook zekerheid en zorgt ervoor dat een aantal afspraken juridisch afdwingbaar zijn. Dat zorgt ervoor dat de verkoper sterker in zijn schoenen staat. Toch kan het soms ook omgekeerd zijn en wil de inkoper zekerheid dat de verkoper zijn verplichtingen naleeft. Niet alleen vandaag, maar ook op lange termijn. In zo’n geval is een inkoopcontract de beste oplossing.

Een inkoopcontract is een overeenkomst om goederen, werkzaamheden of diensten in te kopen. Het wordt aangegaan tussen leveranciers en afnemers en/of tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Het inkoopcontract kan gesloten worden voor een eenmalige inkoop, maar is ook mogelijk om meerdere goederen, werkzaamheden of diensten in te kopen. In het laatste geval spreken we van een raamovereenkomst. De partijen maken dan afspraken die zij van toepassing verklaren op alle toekomstige inkopen.

Een inkoopcontract mag niet worden verward met inkoopvoorwaarden. Inkoopvoorwaarden nemen immers eerder algemene rechten en plichten op. Inkoopvoorwaarden kunnen dan ook van toepassing zijn op het inkoopcontract. Maar de feitelijke kernbepalingen zijn echter niet opgenomen in de inkoopvoorwaarden maar wel in het inkoopcontract.

Omdat inkoopvoorwaarden enkel de algemene rechten en plichten regelen, volstaan zij niet om de rechtsverhouding bij transacties optimaal te regelen. De kernbepalingen ontbreken. Een inkoopcontract is dan ook noodzakelijk om de kernafspraken te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van de in te kopen producten, hun beschrijving en de toepasselijke prijs. Een inkoopcontract is dan ook noodzakelijk om de transactie afdwingbaar te maken en biedt ook bewijsrechtelijk zekerheid. Laat daarom je inkoopcontract opstellen door een deskundig jurist of advocaat!

De inhoud van het inkoopcontract is natuurlijk afhankelijk van welke producten, diensten of werkzaamheden men aankoopt. In de praktijk zal het dan ook steeds starten met een omschrijving ervan. Vaak is deze omschrijving in algemene bewoordingen weergegeven, waarna er wordt verwezen naar specificaties die zich in bijlage bevinden. Hierdoor is het mogelijk om eenvoudig een model van een inkoopcontract te gebruiken.

Vervolgens zal men prijsbepalingen opnemen. Het kan gaan om een vooraf bepaalde prijs, maar soms geeft men ook gewoon weer hoe men de prijs dient te bepalen. Denk bijvoorbeeld aan het hanteren van uurtarieven of tarieven per dagdeel.

Hiernaast neemt men bepalingen op omtrent de levering. Het gaat niet alleen om de leveringstermijn of de locatie van de levering, maar ook om de overdracht van het risico, de leverings- of verzendingskosten en een eventueel eigendomsvoorbehoud. Men houdt in het inkoopcontract eveneens rekening met foutieve leveringen of situaties waarbij een bepaald product niet meer voorradig is. Uiteraard verschilt een en ander indien het gaat om de levering van diensten of werkzaamheden.

Natuurlijk zal het inkoopcontract maar beperkt in tijd geldig zijn. Onvoorziene omstandigheden kunnen nu eenmaal de beschikbaarheid van producten of de prijs van diensten in de war brengen. Daarom wordt steeds het moment van de inwerkingtreding en de looptijd specifiek opgenomen. De looptijd kan wel automatisch worden verlengd zonder opzegging. Zo zorgt het voor de partijen wel voor rechtszekerheid en hoeft nadien niet alles opnieuw onderhandeld te worden.

Tot slot zijn er nog heel wat andere bepalingen die in het inkoopcontract worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan koop op afroep, de overdracht van eventuele intellectuele eigendomsrechten en de vele bepalingen omtrent de aansprakelijkheid. Afronden zal men doen met een of meerdere bijlagen. In het inkoopcontract zal concreet naar de bijlagen worden verwezen, opdat er geen discussie over kan bestaan.

Indien je niet over een inkoopcontract beschikt, kan je natuurlijk nog steeds producten inkopen. Maar dan zijn louter de onheilspellende algemene voorwaarden van de tegenpartij van toepassing, tenzij ze natuurlijk in samenhang worden gelezen met de eigen inkoopvoorwaarden.

Echter ontstaat er telkens opnieuw een nieuwe overeenkomst. De verkoper kan met andere woorden eenvoudig prijzen en voorwaarden aanpassen, wat voor een vorm van praktische en financiële onzekerheid zorgt. Indien je zelf producten verkoopt zal je je met andere woorden voortdurend moeten aanpassen aan de grillen van de leverancier, eventueel door ook zelf voortdurend prijzen aan te passen. Een gebeuren waar jouw klanten vast ook niet van smullen. Daarom stel je maar beter een inkoopcontract op.

Vervolgens zorgt het ontbreken van een inkoopcontract ook voor juridische onzekerheid. Je kan immers steeds terugvallen op de afspraken die in het inkoopcontract werden gemaakt. Indien je niet over een inkoopcontract beschikt, sta je dan ook veel minder sterk. Zeker indien de tegenpartij uiteindelijk een ander bedrag factureert of minder producten levert.

Dat brengt ons tot slot bij de bewijsrechtelijke problemen die al snel opdoemen. Een mondelinge overeenkomst is in principe ook geldig, maar de exacte bepalingen ervan vallen maar moeilijk te bewijzen. En zo is zo’n mondelinge overeenkomst moeilijk afdwingbaar. Zonder een inkoopcontract wordt het dus ook moeilijk om actie te eisen en een en ander juridisch aan te kaarten.