Recente cijfers van het CBS tonen aan dat ongeveer de helft van de Nederlanders vrijwilligerswerk verricht. Vaak op een lokaal en laagdrempelig niveau. Denk bijvoorbeeld aan de sportvereniging, de lokale moskee of de vakbond. De laagdrempeligheid zorgt er vaak voor dat een en ander niet goed is geregeld. Geen geheimhoudingsbeding, het ontbreken van een ziekteregeling of een foute functieomschrijving: het komt vaker voor dan je denkt. En soms ontbreekt de vrijwilligersovereenkomst zelfs helemaal, terwijl dat toch ernstige gevolgen hebben kan. Wij raden het opstellen van een vrijwilligersovereenkomst altijd aan. Want anders loop je een aantal grote risico’s.

Een vrijwilligersovereenkomst is een contract gesloten tussen een organisatie en een natuurlijk persoon die op vrijwillige basis werkzaamheden uitvoert voor de organisatie. Om te voldoen aan de vrijwilligheidsvereiste mag er geen sprake zijn van loon. Wel kan het vrijwilligerscontract de vrijwilliger het recht geven op een onkostenvergoeding en/of een vrijwilligersvergoeding. Hoewel we spreken van een vrijwillige basis is er geen sprake van vrijblijvendheid. Ook de vrijwilliger moet zich immers aan een aantal regels houden. Dergelijke regels zijn in een vrijwilligersovereenkomst opgenomen.

In de eerste plaats  legt de vrijwilligersovereenkomst duidelijke afspraken vast tussen de vrijwilliger en de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de taken die de vrijwilliger dient uit te voeren en de momenten waarop de vrijwilliger aanwezig moet zijn. Hierdoor geeft het vrijwilligerscontract aan dat de vrijwillige inzet niet vrijblijvend is. En dat is niet onbelangrijk, want als organisatie reken je immers op de vrijwilliger. Enkel door afspraken juridisch bindend te maken, kan je organisatorisch sterk staan.

Daarnaast moet het vrijwilligerscontract voorkomen dat de rechtsverhouding tussen de vrijwilliger en de organisatie als een arbeidsovereenkomst kan worden gekwalificeerd. Onkostenvergoedingen worden immers niet belast en ook voor de organisatie is de vrijwilliger een goedkope oplossing. Maar dan mag de controleur wel niet anders beweren. Met een vrijwilligersovereenkomst bewijs je het ontbreken van een arbeidsovereenkomst en verschaf je fiscale duidelijkheid. En dat is nu eenmaal wat de belastingcontroleur van jou verwacht.

Toch kan het vrijwilligerscontract ook om andere redenen bewijsrechtelijk nut hebben. Denk bijvoorbeeld aan het geval waarin de organisatie de aansprakelijkheidsverzekering wenst aan te spreken voor een schadegeval die door de vrijwilliger werd veroorzaakt. Dan zal de verzekeraar natuurlijk zeker willen weten dat de vrijwilliger ook effectief bij jou aan de slag was en je niet zomaar jouw verzekering aanspreekt om jouw goede vriend te helpen. Ook hier sta je met het vrijwilligerscontract bewijsrechtelijk sterk.

In de vrijwilligersovereenkomst zullen steeds de taken die de vrijwilliger dient uit te voeren, staan. Eventueel kan ook de uit te voeren functie worden opgenomen, met een functieomschrijving in bijlage. Hieraan wordt een aanvang en een einde van de overeenkomst gekoppeld. Eventueel kan er ook een proefperiode in de vrijwilligersovereenkomst staan.

Om de continuïteit te waarborgen zullen er steeds praktische afspraken in het vrijwilligerscontract staan. Zo staat er in het vrijwilligerscontract meestal aangegeven hoe een zieke vrijwilliger de organisatie moet verwittigen en kunnen er begeleidings- of scholingsbepalingen in het vrijwilligerscontract staan.

Vervolgens zal in het vrijwilligerscontract steeds nadrukkelijk staan dat het vrijwilligerswerk onbetaald wordt verricht. Echter zal er meestal wel een vergoeding worden afgesproken. Dit kan een vrijwilligersvergoeding of een onkostenvergoeding zijn

De vrijwilligersvergoeding is een vaste vergoeding en kent een wettelijke begrenzing. De vrijwilligersovereenkomst dient met die wettelijke begrenzing rekening te houden, want anders wordt de vrijwilligersvergoeding belast.

Bij een onkostenvergoeding gelden gelijkaardige regels. Hier kan van de vrijwilliger worden gevraagd om bewijsstukken met betrekking tot de gemaakte onkosten aan de organisatie te bezorgen. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor openbaar vervoer. Dergelijke afspraken zullen steeds in het vrijwilligerscontract staan.

Daarnaast zal het vrijwilligerscontract meestal wel in de bescherming van de vrijwilliger voorzien. Er kunnen dan ook veiligheidsvoorschriften worden opgelegd (of in bijlage gevoegd) maar er kan in het vrijwilligerscontract ook worden verwezen naar afgesloten verzekeringen en eventuele contactpersonen.

Toch hoeft de veiligheidsverschaffing niet in één enkele richting te bestaan. Ook de organisatie zal zich immers tegen een en ander willen indekken. Daarom is het niet onlogisch dat er in het vrijwilligerscontract ook een geheimhoudingsbeding zal staan.

En komt het toch tot een conflict? Dan kan ook daaromtrent een en ander in het vrijwilligerscontract staan. Denk bijvoorbeeld aan een verwijzing naar de klachtencommissie waarnaar de vrijwilliger zich kan richten.

Een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst is niet verplicht. Het is dus niet zo dat je meteen een boete in de bus mag verwachten omdat je geen vrijwilligersovereenkomst hebt. De risico’s zijn dan ook veel subtieler. Maar daarom niet minder ingrijpend.

Zonder een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst zijn de afspraken tussen de vrijwilliger en de organisatie in de eerste plaats moeilijk afdwingbaar. En zo toorn je aan de continuïteit van je organisatie. Zeker indien je elke dag opnieuw moet hopen dat de vrijwilliger ook effectief zal verschijnen. Hiernaast kunnen ook andere problemen zich stellen. Zo kan de vrijwilliger niet zomaar tot absolute geheimhouding worden verplicht. Kan jij immers wel het bewijs leveren van het bestaan van een geheimhoudingsbeding? Ik dacht het niet.

Vervolgens is het zonder een schriftelijk vrijwilligerscontract moeilijk om het bestaan van een arbeidsverhouding te betwisten De belastingcontroleur zal immers duidelijkheid willen met betrekking tot de betaalde vergoedingen die volgens jou zijn vrijgesteld van loon- en inkomstenbelasting. De vrijwilligersovereenkomst is een ideaal instrument om dat aan te tonen. Zonder vrijwilligersovereenkomst loop je misschien wel het risico dat de controleur spreekt van een arbeidsverhouding. En dan mag je diep in de geldbuidel tasten.

Maar de bewijsrechtelijke problematiek strekt ook al snel tot andere derden. Jouw verzekering dekt uiteraard niet zomaar de aansprakelijkheid van toevallige passanten. Ook de verzekeraar kan het bestaan van het vrijwilligerscontract betwisten om zo niet tot betalen verplicht te worden. En daar sta je dan, terwijl jij altijd mooi de premies hebt afgedragen. Met een vrijwilligerscontract kan zoiets niet en sta je veel sterker. Bewijsrechtelijk hoef je je immers geen zorgen te maken.

Vrijwilligers zijn belangrijk - echt belangrijk en daarom zorg je goed voor ze. Terwijl ze ook de continuïteit van jouw organisatie waarborgen. Raadpleeg een deskundig jurist voor het controleren of opstellen van je vrijwilligerscontract!