Veel moeilijkheden bij het opstellen van een annuleringskostenbeding

Wanneer een klant voortijdig een bestelling annuleert, kan je zogenaamde annuleringskosten in rekening brengen. Veel ondernemingen willen dit standaardiseren door een annuleringskostenbeding in de algemene voorwaarden op te nemen. Vooral ten aanzien van consumenten kan zo’n annuleringskostenbeding al eens in problemen resulteren. MKBrecht.nl legt het een en ander voor je uit.

Wettelijk vermoeden van onredelijk bezwarendheid

Bij een aantal bedingen ten aanzien van consumenten wordt vermoed dat het gaat om onredelijk bezwarende bedingen. Artikel 6:237 BW bevat zo’n lijst van bedingen waarbij dit vermoeden heerst. Ook het annuleringskostenbeding is in deze lijst opgenomen. Hierdoor komt de bewijslast bij de onderneming te liggen. Als onderneming moet je met andere woorden bewijzen dat het annuleringskostenbeding een redelijke vergoeding is voor de reeds gemaakte kosten of voor de gederfde winsten. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een schrijnwerker al begonnen is met de bouw van een houten trap, maar wanneer er bijvoorbeeld enkel nog maar een overeenkomst is ondertekend en de schrijnwerker de materialen nog moet bestellen is dat natuurlijk een andere zaak.

Annuleringskostenbeding afstemmen op de werkelijke situatie

Het vermoeden van onredelijk bezwarendheid maakt het moeilijk om het annuleringskostenbeding in algemene voorwaarden te standaardiseren. Er moet in principe per geval worden nagegaan wat de redelijke annuleringskosten zijn. Net daarom is de rechtspraak hieromtrent zo divers. In 2000 vond het Hof Arnhem een annuleringskostenbeding van 35% van de contractsom bijvoorbeeld onredelijk bezwarend, terwijl het Hof Den Haag het amper een maand later wel oké vond. Het Hof Den Bosch zag in 2002 en 2003 geen been in een annuleringskostenbeding van 30% van de contractsom. En ga zo maar verder.

Dat wil niet automatisch zeggen dat het onmogelijk is om het annuleringskostenbeding te standaardiseren, maar dan is er in de praktijk ook nood aan een gestandaardiseerd (productie)proces. Wanneer het vooraf duidelijk is op welk moment (te rekenen vanaf het ondertekenen van de overeenkomst) je bestellingen plaatst, je begint met de productie of je arbeidstijd voorziet, is het wel degelijk mogelijk om het economisch verlies vooraf te ramen. In zo’n geval kan je een annuleringskostenbeding wel degelijk op de werkelijk gemaakte kosten afstemmen en dan zal het wel degelijk stand houden. Net daarom moet je ampele overwegingen en kostengerelateerde studies maken vooraleer je een annuleringskostenbeding opstelt. Nattevingerwerk is hier altijd een dooddoener.

Geïndividualiseerd annuleringskostenbeding

Wanneer standaardisering niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat er door maatwerk geen voorafgaandelijk inzicht in de achterliggende processen mogelijk is, neem je het annuleringskostenbeding beter op in de individuele (koop)overeenkomst. Hierbij kan je de annuleringskosten individueel bepalen en afstemmen op de realiteit.

Daarnaast kan je bijvoorbeeld overeenkomen dat je, bij annulering door de klant, vooraf een overzicht maakt van de werkelijke kosten en dit vervolgens aan de klant bezorgen. Wanneer je de klant dan de optie geeft om op basis van deze werkelijke kosten al dan niet te annuleren, stelt er zich geen probleem.

Het grote nadeel van deze methode is echter de administratieve rompslomp die er onlosmakelijk mee verbonden is. Bovendien zorgt het ervoor dat consumenten sneller het idee hebben dat hen onrecht is aangedaan (ze waren per slot van rekening niet vooraf op de hoogte van de annuleringskosten). Terwijl deze werkwijze in principe eerlijker en correcter is, resulteert het dan ook sneller in discussies die uiteindelijk bij de rechter komen te liggen. Het kent dus zeker een aantal nadelen die je in overweging moet nemen.

Perfect mogelijk bij zakelijke klanten

Bovenstaand wettelijk vermoeden geldt enkel ten aanzien van natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van hun bedrijf of beroep. Het dient dan ook om consumenten te beschermen. Bij zakelijke klanten dringt dit wettelijk vermoeden zich met andere woorden niet op en is standaardisering veel eenvoudiger. Uiteraard blijft het dan ook mogelijk dat een rechter de annuleringskosten zal matigen, maar dan is het wel aan de tegenpartij om het een en ander aannemelijk te maken.

Spreek erover met onze juristen

Wanneer een klant een bestelling annuleert, is dat natuurlijk geen prettige zaak. Niet alleen loop je inkomsten mis, maar bovendien had je misschien ook al een aantal kosten gemaakt. Daarom is het opnemen van een annuleringskostenbeding meer dan logisch. Toch is het niet eenvoudig om een annuleringskostenbeding op te stellen dat de rechterlijke toets doorstaat, zeker bij contracten met consumenten. Spreek er daarom over met een van onze juristen die de mogelijkheden voor jou uit de doeken doet. Plan vandaag nog een gratis intakegesprek in.