Aardigheidjes voor het personeel? Leuk, maar voorkom ruzie met de fiscus

Een cadeaubon voor een verjaardag, een kerstpakket op het einde van het jaar en een teambuilding met een feestmaaltijd. Dat klinkt allemaal heel leuk, maar de fiscus houdt natuurlijk een oogje in het zeil. Uiteindelijk is het niet de bedoeling dat je het salaris dat wordt belast, vervangt door allerlei extraatjes die onbelast blijven. Anderzijds moet zo’n aardigheidje door de beugel kunnen en niet meteen worden afgestraft. De exacte grens hiertussen wordt opgelegd door de WKR (werkkostenregeling). Niet alle uitgaven vallen echter onder de WKR en dat maakt het wel wat ingewikkelder.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling maakt het mogelijk om aardigheidjes aan het personeel te geven. In 2020 kan je zo tot 3% van de totale loonsom van de eerste € 400.000 geven en daarboven maximaal 1,2%. Zolang de aardigheidjes onder die grenzen blijven, blijft het onbelast. Dit is wat we de vrije ruimte noemen. Voor een medewerker met een salaris van € 40.000 heb je dus een vrije ruimte van € 1.200 die je kan invullen. Houd er wel rekening mee dat die 3% een tijdelijke maatregel is die geldt tijdens de coronacrisis. Vanaf 2021 zal het in principe opnieuw om 1,7% gaan.

Voor de berekening van de vrije ruimte spelen niet alleen onaangekondigde aardigheidjes een rol, maar ook andere voordelen die je aanbiedt. Het gaat dan vooral om secundaire arbeidsvoorwaarden die echt tot de rechten van een werknemer behoren, zoals een fietsplan.

Eenmaal een aardigheidje boven die grens uitkomt, betaal je 80% eindheffing of neem je het op de salarisstrook op. Die keuze moet je vooraf maken, namelijk wanneer je het aardigheidje verstrekt.

Vaak problemen met gerichte vrijstellingen

Naast de vrije ruimte zijn er een aantal gerichte vrijstellingen, waar eventueel een vaste kostenvergoeding voor mag worden aangegeven. Denk bijvoorbeeld aan het vergoeden van losse treinkaartjes, arbovoorzieningen, het betaald lidmaatschap voor een beroepsvereniging enzovoort. En het is vooral hier dat het vaak misloopt.

Soms heeft dat te maken met de normbedragen. Zo kan een werkgever bijvoorbeeld reizen die de werknemer met de eigen wagen heeft gemaakt, vergoeden voor maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer. Kent de werkgever een hogere vergoeding toe? Het deel boven de gerichte vrijstelling is natuurlijk niet vrijgesteld en moet dan bijvoorbeeld als eindheffingsloon worden aangewezen.

Met dergelijke normbedragen gaat het gelukkig vaak nog goed. Het heeft dan ook het voordeel van de duidelijkheid. In andere gevallen is het best wel wat ingewikkelder. Denk bijvoorbeeld aan maaltijden die worden geserveerd tijdens een bedrijfsfeest op de werkplek. Zo’n bedrijfseest op de werkplek is vrijgesteld, maar de maaltijd niet. Een ander voorbeeld is dat van een hapje na een cursus. Zo’n cursus valt buiten de werkkostenregeling, maar het hapje dan weer niet. Omdat je natuurlijk netjes de factuur voor zo’n hapje in je administratie hebt verwerkt, is het voor de fiscus niet eens zo moeilijk om zo’n foutjes op het spoor te komen. En zo werk je jezelf in de nesten.

Discussies over de werktijd

Wanneer het om een werkverplichting gaat, is er natuurlijk geen sprake van een aardigheidje. Een boek dat je koopt zodat de werknemer tijdens de werktijd extra kennis kan verwerven, is uiteraard geen aardigheidje. Een aardigheidje is dan weer wel een boekenbon die je voor de jaarlijkse vakantie aan alle werknemers geeft.

Een aardigheidje is ook geen verplichte teambuilding tijdens de werktijd. Lastiger wordt het echter wanneer zo’n teambuilding in het weekend plaatsvindt. Dan moet je kunnen aantonen dat de deelname aan de teambuilding wel degelijk verplicht en zinvol is. En dat wordt wel heel moeilijk.

Samengevat kan je stellen dat de WKR er alleen is voor aardigheidjes en niet voor de vergoeding van intermediaire kosten, schadevergoedingen of andere vergoedingen die gewoon niet met het dienstverband te maken hebben. Maar dan moet je dat natuurlijk wel kunnen bewijzen, bijvoorbeeld door de kostendeclaraties en bewijsstukjes goed bij te houden. Doe je dat niet goed? Dan heb je binnen de kortste keren ruzie met de fiscus.