Waarom heb ik algemene voorwaarden nodig? 4 goede redenen

Zonder goede algemene voorwaarden lopen ondernemers onnodige risico’s. Als ondernemer wil je namelijk veilige relaties aangaan en daarvoor heb je de zogeheten kleine lettertjes broodnodig. Waarom ze zo belangrijk zijn? Daar zijn een aantal goede redenen voor. De volgende vier goede redenen zijn wat ons betreft de belangrijkste.

# 1. Algemene voorwaarden zorgen voor een flinke besparing

Het is niet zo dat algemene voorwaarden verplicht zijn. Zonder algemene voorwaarden zijn er namelijk heel wat wettelijke regels die de verhoudingen tussen jou en je klant regelen. Deze regels zijn echter heel algemeen en regelen de situatie vaak niet goed. En dat kan je duur te staan komen.

Om maar even een recent voorbeeld te noemen, verwijzen we naar een uitspraak van 11 mei 2021 door het Gerechtshof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2021:1376). Bij deze zaak had een aannemer een cv-ketel geïnstalleerd in een hotel. Vervolgens ontstonden er allerlei problemen en eiste het hotel meer dan 16.000 euro voor herstel- en onderzoekskosten. Dit was nog te vermeerderen met een wettelijke rente, buitengerechtelijke kosten en proceskosten. Uiteindelijk werd de vordering afgewezen omdat er in de algemene voorwaarden een exoneratiebeding was opgenomen. Zonder zo’n beding was de aannemer nu 16.000 euro armer. Er zijn zelfs voorbeelden waarbij de claims meer dan een miljoen euro bedroegen!

Een ander voorbeeld is dit van een klant die failliet gaat. Zonder algemene voorwaarden ben je een geleverd product dan kwijt. De curator zal het verkopen om de schuldeisers via een vastgelegde volgorde te betalen. Je kan het product dus niet meer terugvorderen en je moet hopen dat er nadien nog geld overblijft om jou te betalen. In je algemene voorwaarden kan je echter een eigendomsvoorbehoud opnemen. Het product blijft dan van jou en je kan het terugeisen. Hierdoor houd je het uit handen van andere schuldeisers.

# 2. Voldoen aan de informatieverplichtingen

Ten opzichte van consumenten hebben ondernemers heel wat verplichtingen. Een daarvan is de informatieplicht. Hiervoor zijn de algemene voorwaarden zeer handig, want zo moet je niet telkens opnieuw over allerlei zaken uitweiden en kan je deze informatie gewoon in de algemene voorwaarden opnemen.

Als je je algemene voorwaarden door ons laat opstellen, ben je zeker dat je aan je informatieverplichtingen voldoet. En dat is heel belangrijk, want de Autoriteit Consument en Markt houdt nauwgezet toezicht en kan zelfs boetes opleggen. Net omwille van deze consumentenregels is het zelfs aan te raden om twee sets algemene voorwaarden te hebben.

# 3. Standaardiseren van processen

Goede algemene voorwaarden scheppen duidelijkheid, zowel voor jou als voor de klant. Je hoeft niet telkens over allerlei voorwaarden te onderhandelen en problemen worden uniform afgehandeld. Zo is het meteen duidelijk hoe je moet omgaan met betalingsproblemen of met klachten. Ook de klant weet meteen hoe hij bepaalde dingen moet melden of hoe er met een klacht wordt omgegaan. Dit helpt de relaties met de klant te verbeteren.

# 4. Facturen betaald krijgen

Dat goede algemene voorwaarden processen standaardiseren, heeft gevolgen voor het debiteurenbeheer. Je kan bijvoorbeeld een standaardincassotraject creëren. Dit is nog steeds een van de efficiëntste manieren om je facturen betaald te krijgen. En hoewel veel zaken in de wet geregeld zijn, is dit niet altijd het geval. In de algemene voorwaarden kan je bijvoorbeeld bepalen dat de klant een voorschot moet betalen, terwijl zoiets wettelijk niet is geregeld. Zo ondersteunen de algemene voorwaarden ook de cashflow van je onderneming.