Zo ga je om met sociale media op en naast de werkvloer

Medewerkers zijn sociale wezens en de kans is groot dat ze sociale media gebruiken. Dit zorgt soms voor problemen, zelfs als er enkel in hun vrije tijd wordt gefacebookt. Denk maar aan een werknemer die openlijk racistische pietpraat verkondigt, terwijl er op zijn profiel duidelijk is weergegeven dat hij voor jouw bedrijf werkt. Als bedrijf kan je dan reputatieschade lijden. Omdat het bereik van sociale media gigantisch is, is het belangrijk om een aantal dingen te regelen. Een socialmediacode kan dan niet ontbreken, maar er zijn nog een aantal dingen waar je maar beter aan kunt denken.

Socialemediagebruik monitoren

In de eerste plaats is het goed om te weten dat er heel wat beperkingen zijn aan wat de werkgever mag doen. Zo mag de werkgever zijn medewerkers niet verbieden om actief te zijn op sociale media. Dit zou indruisen tegen de vrijheid van meningsuiting waarover de werknemer beschikt. Daarnaast mag een werkgever niet zomaar de socialemediakanalen van zijn werknemers monitoren of hun privéberichten lezen, zelfs niet wanneer ze tijdens de werktijd werden verzonden.

Het uitvoeren van controle mag enkel wanneer de werkgever een gerechtvaardigd belang heeft. Daarnaast moet het doel van de controle vooraf zijn vastgelegd, moet de werknemer vooraf op de hoogte worden gebracht en moet de controle zo beperkt mogelijk zijn.

Het belang van een socialmediacode

In de praktijk kan een werkgever niet zonder een zogenaamde socialmediacode. In zo’n socialmediacode is opgenomen wat de werknemer al dan niet op sociale media mag doen. Vaak staat er in de socialmediacode bijvoorbeeld te lezen dat werknemers hun collega’s niet via sociale media mogen pesten of discrimineren, dat ze zich niet negatief mogen uitlaten over het bedrijf of dat ze de normen en waarden van de onderneming niet mogen schenden. Vaak zijn er ook raakvlakken met andere afspraken, zoals het verbod om bedrijfsgeheimen te lekken. Al deze zaken zijn belangen waarop de werkgever zich kan beroepen.

Gevolgen van het einde van het dienstverband

De socialmediacode is van toepassing tijdens het dienstverband, maar niet nadien. Daarom doe je er goed aan om preventief een aantal dingen te regelen. In de arbeidsovereenkomst kan je bijvoorbeeld een relatiebeding opnemen. Zo voorkom je dat de werknemer na het ontslag contact zoekt met je relaties. Het is wel belangrijk dat er bij het opstellen van een vaststellingsovereenkomst geen afstand wordt gedaan van het relatiebeding.

Een socialmediacode laten opstellen door MKBrecht.nl

Een goede socialmediacode is voor alle werknemers goed te begrijpen. Het is niet gewoon een juridisch document boordevol onbegrijpelijke definities, maar het bevat concrete voorbeelden, do’s-and-don’ts, checklists enzovoort. Hoe beter de werknemers het begrijpen, hoe groter de kans is dat ze de regels respecteren. Daarnaast is een socialmediacode vlot toegankelijk, bijvoorbeeld via het intranet, en wordt het regelmatig aangepast. Sociale media zijn namelijk in volle ontwikkeling en het blijkt nodig om de socialmediacode voldoende vaak te evalueren en bij te sturen.

Vind je het opstellen van een socialmediacode ingewikkeld? Laat je dan bijstaan door een van onze experts. Onze juristen stellen vaak socialmediacodes op en maken documenten op maat van jouw onderneming. Plan nu een intakegesprek in en laat je helpen door MKBrecht.nl.