Privacyverklaring is extra belangrijk bij videosolliciteren

Steeds meer werkgevers gaan over tot videosolliciteren. Kandidaten dienen dan bijvoorbeeld een video te maken waarin ze zichzelf voorstellen. Dat kan op een vrije manier of door middel van een interview waarbij vragen in beeld verschijnen. Voor bedrijven biedt het meer informatie dan een stoffige brief, omdat bijvoorbeeld ook non-verbaal taalgebruik kan worden beoordeeld. Videosolliciteren is toegestaan, maar het is wel van belang om op te letten. De privacy van de kandidaat kan namelijk in het gedrang komen.

Videosolliciteren is enkel toegestaan als de kandidaat het wil

Het is belangrijk om te weten dat dergelijke filmpjes juridisch op dezelfde hoogte staan als het verwerken van bijzondere persoonsgegevens als het geloof of de medische toestand. Dat is logisch, want tijdens een video kan je meteen zien of iemand een fysieke beperking heeft en of iemand een hoofddoek draagt.

Daarom gelden er heel strenge eisen aan videosolliciteren. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is videosolliciteren niet verboden, maar mogen kandidaten het wel weigeren. Ze moeten dan verplicht de kans krijgen om bijvoorbeeld met een brief te solliciteren. En dat mag de kandidaat ook niet negatief worden aangerekend. Een kandidaat die per brief wil reageren, moet evenveel kansen krijgen als een kandidaat die wel wil videosolliciteren. Videosolliciteren is dus een vrije keuze en mag niet worden verplicht.

Goed beveiligen van de beelden

Tegelijkertijd moet de werkgever ervoor zorgen dat het videosolliciteren veilig verloopt. Ga je live videobellen? Dan moet er een veilig kanaal worden gebruikt en moeten alle privacy-opties zo optimaal mogelijk zijn ingesteld. Gesprekken mogen ook niet zomaar automatisch en zonder toestemming worden opgenomen. En het is belangrijk om niet te filmen als dat niet nodig is, bijvoorbeeld tijdens een korte plaspauze.

Bij video’s die vooraf worden opgenomen en door de kandidaat worden ingezonden, is het logisch dat ze minstens tijdelijk worden opgeslagen tot ze zijn bekeken. Ook dan is het belangrijk dat de videobeelden goed worden beveiligd en niet langer worden opgeslagen dan nodig is. In principe geldt dat je alles tot vier weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure mag bewaren. Tot een jaar mag ook, op voorwaarde dat de kandidaat daarmee akkoord is.

Eenmaal er een geschikte kandidaat is gevonden of de desbetreffende kandidaat te licht is bevonden, gaan de beelden in de digitale prullenmand. Wil je de gegevens van de kandidaat houden voor toekomstige vacatures? Vraag dan altijd om de toestemming en weet dat je de videobeelden dan eigenlijk niet meer nodig hebt. Je hebt de kandidaat namelijk al goed bevonden. Met enkel de contactgegevens kan je altijd opnieuw contact opnemen met de kandidaat.

Duidelijke privacyverklaring bij de sollicitatieprocedure

Als er bij een sollicitatieprocedure persoonsgegevens worden verwerkt, wat eigenlijk altijd het geval is, is het aan te raden om een goede privacyverklaring op te stellen. Daarin neem je op welke persoonsgegevens er worden verwerkt en of deze persoonsgegevens met anderen worden gedeeld. Als dat het geval is, moet de verklaring ook aangeven welke persoonsgegevens worden gedeeld, met wie ze worden gedeeld en met welk doel ze worden gedeeld. Wil je hier meer informatie over? Neem dan contact op met MKBrecht.nl.