4 tips om te voorkomen dat medewerkers stelen

Diefstal door eigen personeel komt vaker voor dan je denkt. Het gaat vaak om relatief kleine vormen van diefstal, zoals het meenemen van enkele pennen of een pak printpapier. Diefstal door eigen personeel is niet altijd even eenvoudig om te bestrijden. Het is vooral belangrijk om goed te informeren, te controleren en te handhaven. Dat benadrukken we ook bij de onderstaande vier tips. Krijg jij te maken met stelende werknemers en wil je hiertegen optreden, curatief en/of preventief? Spreek er dan over met een van onze advocaten. Onze expert arbeidsrecht helpt je graag verder.

Stel duidelijke gedragsregels op

Het is enorm belangrijk dat medewerkers goed weten wat al dan niet is toegestaan. Het is nu eenmaal zo dat morele kompassen in andere richtingen kunnen wijzen. Voor sommigen is geen enkele vorm van diefstal moreel toegestaan. Anderen vinden dat het niet zo erg is om een product mee te nemen dat anders in de vuilnisbak zou verdwijnen, zo doen ze ook meteen iets goeds voor het milieu. Als werkgever geef je de werknemers duidelijkheid over wat wel of niet kan. Bij een latere ontslagzaak sta je dan ook sterker in de schoenen. Daarom is het aan te raden om in een personeelshandboek of een reglement een hoofdstuk te spenderen aan ongewenste gedragingen als stelen.

Communiceer duidelijk

Dergelijke gedragsregels bieden duidelijkheid over de normen die gelden binnen het bedrijf. Dit primeert dan op het eigen moreel kompas. Het geldt ook als een eerste waarschuwing: de werknemer kan niet zomaar beweren dat het een en ander voor hem niet duidelijk was. Het is wel belangrijk dat de werkgever kan aantonen dat de werknemer voldoende op de hoogte was van deze gedragsregels. Overhandig ze daarom aan de werknemer en laat de werknemer tekenen voor ontvangst. Zorg er ook voor dat ze steeds beschikbaar zijn en blijven.

Het is ook een goed idee om de werknemers voor te lichten. Louter schriftelijke regels volstaan nog niet voor iedereen. Sommige mensen moeten hieraan worden herinnerd. Of ze kunnen wat extra toelichting gebruiken, bijvoorbeeld over het waarom achter deze regels. Dat kan je niet alleen doen door er tijdens de werktijd aandacht aan te besteden, maar bijvoorbeeld ook door er in een interne nieuwsbrief op te focussen. Een poster met pictogrammen en waarschuwingen zijn een meerwaarde. Het zijn stuk voor stuk zaken die ervoor kunnen zorgen dat je sterker in de schoenen staat, terwijl ze ook diefstal voorkomen.

Controleer en handhaaf

Verder is het belangrijk dat de regels voldoende worden gecontroleerd en gehandhaafd. Handhaven doe je door in te grijpen als er zich een inbreuk voordoet. Niet door de diefstal met de mantel der liefde te bedekken. Handhaven zorgt ervoor dat anderen niet dezelfde fout maken. Het is ook belangrijk dat je consequent bent en dat gelijke gevallen op een gelijke manier worden behandeld. Denk vooraf na over hoe je ingrijpt bij welke inbreuken. Denk aan een formele waarschuwing, een schorsing of zelfs aan een ontslag. Aangezien diefstal ook een strafrechtelijk vergrijp is, kan de werkgever er tevens voor kiezen om aangifte van diefstal te doen.

Als een leidinggevende niet ingrijpt bij bepaalde vormen van diefstal, ondergraaft hij zelf de geldende regels. Hetzelfde geldt als er geen enkele vorm van controle is. Men behoudt de controle door bijvoorbeeld tassen op de werkvloer te verbieden, door camera’s op te hangen en door steekproefsgewijs controles aan de poort uit te voeren. Houd er wel rekening mee dat hier soms regels aan verbonden zijn en dat ook de ondernemingsraad mogelijk bij de beslissing moet worden betrokken. Zeker ten aanzien van cameratoezicht gelden er specifieke regels. Heimelijk cameratoezicht is slechts uitzonderlijk toegestaan.

Beloon eerlijkheid met personeelskortingen

Er zijn nog heel wat andere mogelijkheden om diefstal op de werkvloer tegen te gaan. Zo zijn er ook werkgevers die naast de strikte regels een alternatief bieden, bijvoorbeeld personeelskortingen. Ook dan is het belangrijk om goede regels op te stellen. Gelden dergelijke personeelskortingen voor alle goederen? Is de korting altijd even groot? En hoeveel spullen kunnen er maandelijks met korting worden gekocht? Dat zijn allemaal dingen om over na te denken. Zo voorkom je dat personeelskortingen worden misbruikt.