Vervaldatum op een factuur: regels om rekening mee te houden

Het is niet ongewoon dat klanten een factuur niet meteen dienen te betalen. Er is wel een uiterste datum aan de factuur verbonden. Dit is soms op de factuur weergegeven. In het andere geval geldt de wettelijke betalingstermijn. Er moet ook rekening worden gehouden met een aantal andere regels, want soms mag de betalingstermijn niet te lang zijn.

Vervaldatum op de factuur

Op de factuur geef je wellicht een vervaldatum weer. De vervaldatum is de datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald. Op die dag moet het verschuldigde bedrag op de rekening staan. De vervaldatum wordt berekend door de betalingstermijn op te tellen bij de factuurdatum. Of eigenlijk: bij het moment van de ontvangst van de factuur. Als een factuur per mail wordt verzonden, is de ontvangstdatum in principe identiek aan de factuurdatum.

De partijen zijn in principe vrij om samen een betalingstermijn overeen te komen, maar verder benoemen we een aantal regels waar er rekening mee moet worden gehouden. In ieder geval is het aan te raden om de vervaldatum heel concreet op de factuur te vermelden. Vermeld dus niet dat de factuur “binnen 14 dagen” te betalen is, maar geef de concrete datum aan waarop de factuur moet zijn betaald. Dit voorkomt discussies en verwarring.

Wettelijke betalingstermijn en maximale betalingstermijn

Het is niet verplicht om een vervaldatum op de factuur te vermelden. Als er geen betalingstermijn overeen is gekomen, bedraagt de betalingstermijn automatisch dertig dagen. Dit volgt uit een Europese richtlijn. Het maakt daarbij niet uit of de klant een klein of een groot bedrijf is. Van de wettelijke betalingstermijn kan worden afgeweken, maar er moet wel rekening worden gehouden met de maximale betalingstermijn die wettelijk is toegestaan. Wat de maximale betalingstermijn is, is afhankelijk van het type klant.

Zo zijn kleine ondernemers, denk maar aan zzp’ers en mkb-bedrijven, beschermd tegen onredelijk lange betalingstermijnen wanneer ze zakendoen met grote bedrijven. Vroeger hanteerden deze grote bedrijven inkoopvoorwaarden met lange betalingstermijnen. Kleine bedrijven hadden onvoldoende slagkracht om hierover te onderhandelen. Om deze kleine bedrijven te beschermen, voerde de wet een maximale betalingstermijn in. Als een groot bedrijf toch een langere termijn opdringt, wordt dit beperkt tot de wettelijke betalingstermijn. Of een bedrijf een kleine onderneming is en of de tegenpartij een grote onderneming is, is onder andere afhankelijk van de activa, de omzet en het aantal werknemers.

Betalingsregeling blijft toegestaan

Ondanks de wettelijke betalingstermijn is het nog steeds toegestaan om een betalingsregeling overeen te komen. Dit kan een oplossing zijn voor klanten die moeilijkheden ondervinden bij het tijdig betalen. Bij dergelijke betalingsregelingen is het gebruikelijk dat er een invorderingskost en een rente wordt berekend. Bij het overeenkomen van een betalingsregeling is het belangrijk dat deze regeling goed op papier wordt gezet. Als het voor een klant die in de problemen zit niet lukt om met alle schuldeisers een betalingsregeling te treffen, kan de wettelijke schuldsanering een oplossing bieden.

Heb jij vragen over de betalingstermijnen die overeen mogen worden gekomen of wil jij een betalingsregeling laten opstellen? Heb je een klant die niet betaalt en wil je hier advies over? Wij van MKBrecht.nl helpen je verder. Onze experts incassorecht informeren je graag.