Moet ik mijn algemene voorwaarden telkens opnieuw ter hand stellen?

Bij het zakendoen zijn de algemene voorwaarden heel belangrijk. Deze algemene voorwaarden regelen de contractuele verhoudingen tussen de partijen. Deze afspraken kunnen al van toepassing zijn indien de tegenpartij de algemene voorwaarden aanvaardt op het moment van de offerte. Dan is het niet nodig om ze later nogmaals ter hand te stellen. Ook niet bij een latere overeenkomst. Dat is de zogeheten bekendheidsuitzondering. Toch raden we aan om hier voorzichtig mee om te gaan.

Correct ter hand stellen van de algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden zullen niet automatisch van toepassing zijn. Daarvoor moeten de algemene voorwaarden in de eerste plaats geldig zijn. Ten tweede moet de tegenpartij ook van de algemene voorwaarden op de hoogte zijn gebracht. Dat doe je bijvoorbeeld door op de offerte te vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Ook kan je de algemene voorwaarden aanbieden via het internet, maar daarbij gelden er wel extra eisen als de overeenkomst niet via het internet tot stand is gekomen.

Als er meerdere sets met algemene voorwaarden zijn, moet je duidelijk aangeven welke set van toepassing is. Daarnaast moet je de tegenpartij een redelijke mogelijkheid geven om de algemene voorwaarden te bestuderen. Of de tegenpartij dat vervolgens al dan niet doet, is zijn verantwoordelijkheid. Als je echter niet voldoet aan de informatieplicht, zijn de algemene voorwaarden niet van toepassing.

Bekendheidsuitzondering en het ter hand stellen van de algemene voorwaarden

Laat het duidelijk zijn dat je maar beter aan de informatieplicht kan voldoen. Op de terhandstellingsplicht geldt er wel een uitzondering, de zogeheten bekendheidsuitzondering. Deze uitzondering werd door de Hoge Raad geïntroduceerd in het arrest Geurtzen/Kampstaal (1999). Het gaat over de situatie waarbij er sprake is van een min of meer bestendige handelsrelatie waarbij er regelmatig gelijksoortige overeenkomsten tussen de partijen worden gesloten. Het kan dan gebeuren dat de algemene voorwaarden bij het sluiten van de eerste overeenkomst correct ter hand zijn gesteld. En daarna gebeurde dat misschien nog eens goed, maar de volgende keer niet. De tegenpartij is dan volgens de Hoge Raad voldoende bekend met de inhoud van de algemene voorwaarden en dus zijn ze naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid toch van toepassing.

Binnenkort zal de Hoge Raad overigens opnieuw over een soortgelijke zaak moeten oordelen. Bij deze zaak gaat het om de vraag of het voor het inroepen van de bekendheidsuitzondering uitmaakt op welke manier de tegenpartij op de hoogte is gekomen van de algemene voorwaarden. Kan de bekendheidsuitzondering bijvoorbeeld enkel worden ingeroepen als de algemene voorwaarden actief zijn overhandigd?

Voorkom problemen en stel algemene voorwaarden correct ter hand

Over de bekendheidsuitzondering is het laatste woord nog niet gezegd. Om problemen en discussies te voorkomen, raden wij aan om de algemene voorwaarden bij elke overeenkomst correct ter hand te stellen. Op die manier ben je zeker dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je ze kan inroepen. Dit uiteraard op voorwaarde dat er geen vernietigbare bedingen in de algemene voorwaarden staan. Twijfel je hierover? Laat dan een ContractCheck™ uitvoeren. Wij controleren de algemene voorwaarden en brengen de risico’s in kaart. Al binnen drie werkdagen ontvang je advies op maat.