Ken de cliënt en zet in op een passend CDD-beleid

Customer Due Diligence (CDD) is een belangrijk onderdeel van de compliance-strategie van elk bedrijf. Het zorgt er niet alleen voor dat je aan de wetgeving op het gebied van het bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering voldoet, maar het kan bijvoorbeeld ook helpen om imago- of reputatieschade te voorkomen. In dit artikel gaan we in op de belangrijkste aspecten van een CDD-beleid en geven we tips over hoe je zo’n beleid kunt opstellen en uitvoeren.

Wat is Customer Due Diligence (CDD)?

Customer Due Diligence of CDD is het proces waarbij een bedrijf grondig onderzoek doet naar zijn klanten en zakenrelaties om te bepalen of er een verband bestaat met witwassen, terrorismefinanciering of andere onwettige activiteiten. Het doel van CDD is om te helpen bij het identificeren van risico’s en het nemen van maatregelen om die risico’s te beheersen. Het is in het leven geroepen om te voorkomen dat mensen met kwade bedoelingen zich achter stichtingen of ondernemingen kunnen verschuilen.

Bij een CDD-beleid focust men op de UBO’s (ultimate beneficial owners) van ondernemingen en stichtingen, de natuurlijke personen achter het bedrijf of de stichting. Het gaat om de natuurlijke personen die een belang hebben van minstens 25 procent in het kapitaal, die ten minste 25 procent van de stemrechten kunnen uitoefenen of die begunstigd zijn voor ten minste 25 procent van het vermogen. Deze UBO’s worden gescreend op diverse integriteitsrisico’s.

Het CDD-beleid zal uit verschillende onderdelen bestaan: de acceptatie van klanten, het identificeren en verifiëren van cliënten en UBO’s, het vaststellen van het doel en de aard van de zakelijke relaties en het monitoren en reviewen van cliënten.

Waarom een CDD-beleid opstellen?

Een CDD-beleid helpt bij het identificeren van risico’s en het nemen van maatregelen om die risico’s te beheersen of te verkleinen. Het kan helpen om reputatie- en imagoschade te voorkomen. En het kan ertoe leiden dat je niet aansprakelijk bent als er uiteindelijk toch sprake is van witwassen of andere onwettige activiteiten. In toenemende mate wordt het opstellen van een CDD-beleid ook verplicht door banken. Onder andere groothandels krijgen deze verplichtingen steeds vaker opgelegd. Dat komt omdat banken ook zelf aan heel wat wettelijke eisen moeten voldoen en zicht willen hebben op wie de eindklant is.

Hoe een CDD-beleid opstellen?

Een diepgaand onderzoek kan je uitvoeren voor alle ondernemingen en stichtingen waarmee je zakendoet of slechts voor een beperkte groep waarbij het risico groot is. Daarom is het in de eerste plaats belangrijk om de risico’s te identificeren. Leg de kenmerken van risicovolle klanten bloot, zodat je ze kunt herkennen. Het gaat dan bijvoorbeeld om klanten die zich in een gebied met een hoog risico bevinden of die actief zijn in een bepaalde sector (bv. de goksector). Ga ook na hoe je deze risicovolle klanten kan herkennen. Dit betekent dat je een acceptatie-, een identificatie- en een verificatiebeleid ontwikkelt.

Vervolgens stel je een actieplan op, waarbij de noodzakelijke acties worden beschreven. Dit actieplan moet opnieuw zijn gebaseerd op de classificatie. In sommige sectoren zijn andere acties nodig of moet er regelmatig opnieuw worden getoetst op het gebied van compliance.

Werk ook aan interne controles die helpen om de naleving van het CDD-beleid te garanderen. In de praktijk betekent dit het uitvoeren van interne audits en het aanstellen van een compliance-team. Vergeet niet om het beleid ook zelf regelmatig te updaten, want de risico’s kunnen voortdurend veranderen.

Juridische begeleiding voor trustkantoren

Een goed CDD-beleid is van groot belang voor elk bedrijf. Door op de juiste manier een CDD-beleid op te stellen en in de praktijk om te zetten, voorkom je veel problemen. Het is daarom aangeraden om een weldoordacht CDD-beleid op te stellen en dit regelmatig te beoordelen. Wij kunnen hiermee helpen. Wij begeleiden onder meer trustkantoren en cliënten van trustkantoren bij vraagstukken omtrent CDD-onderzoeken en due diligence. Neem contact met ons op voor meer informatie hieromtrent.