Bring your own device (BYOD): juridisch niet zonder gevaar!

BYOD of Bring Your Own Device: volgens de ene is het een voorbeeld van toerisme in de Nederlandse werkwereld, volgens de andere is het dan weer de apotheose van een knap staaltje toekomstmuziek. Hoe dan ook lijkt BYOD aan belang te winnen.

In het geval van BYOD brengen medewerkers gewoon hun eigen toestellen mee naar het werk, waarna ze meteen aan de slag kunnen gaan. Uiteraard staat daar een tegemoetkoming tegenover, want dergelijke privétoestellen zijn natuurlijk niet gratis en lopen intussen slijtage op. Medewerkers staan vaak positief tegenover BYOD en het is bovendien ook een ideale manier om de afvalberg te reduceren. Toch is het bij BYOD ook opletten geblazen. Want juridisch is het zelden zonder gevaar, integendeel.

BYOD brengt zakelijk en privé samen

Ook met een laptop van het werk zorgt de scheidingslijn tussen werk en privé soms voor problemen. Zo mag je niet zomaar de mails van jouw werknemer lezen. Maar indien het bovendien ook nog eens gaat om een privétoestel waar ook de kinderen of de nichtjes al eens op surfen, wordt het wel heel complex.

Het controlerecht van de werkgever, het geheim karakter van zakelijke documenten en de steeds strikter wordende privacyregelgeving: het maakt het er niet eenvoudiger op! Het is dan ook belangrijk dat er technische maatregelen worden getroffen, denk maar aan het werken met afgeschermde digitale containers. Maar eveneens dienen er goede afspraken te worden gemaakt. En op papier gezet.

BYOD en auteursrechtelijke inbreuken

Lang niet alleen de privacyregelgeving kan roet in het eten gooien. De Nederlandse rechtspraak heeft immers eerder al aangegeven dat een werkgever aansprakelijk kan zijn voor de door de werknemer geïnstalleerde illegale software, zelfs wanneer het gaat om privéapparatuur. Er moet dan wel aan een aantal voorwaarden zijn voldaan.

Functioneel verband tussen auteursrechtelijke inbreuk en taken

Het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat de werkgever aansprakelijk is voor elke auteursrechtelijke inbreuk op het gebruikte toestel. Daarom geeft de rechtspraak aan dat er een functioneel verband moet bestaan tussen de aan de werknemer opgedragen taken en de auteursrechtelijke inbreuk. Hierbij moet (i) de opgedragen taak de kans op een inbreuk vergroten; en (ii) moet de werkgever zeggenschap hebben over de inbreuk.

Aan de eerste eis is in de praktijk vrij snel voldaan, zeker in het geval van BYOD. Zelfs indien de werkgever alternatieve legale software verstrekt, is de werkgever nog niet van zijn aansprakelijkheid ontheven. Ook de zeggenschap van de werkgever is meestal vrij ruim: de werkgever kan de installatie immers verbieden of het gebruik ervan technisch onmogelijk maken.

Indien een werknemer een illegale versie van Word gebruikt voor het opstellen van zakelijke brieven, zal je als werkgever bijna altijd aansprakelijk zijn. Indien een werknemer daarentegen illegaal een spelletje downloadde en installeerde, is dat anders. Tenzij je natuurlijk een professionele gamer in dienst hebt.

Technische maatregelen treffen

Technisch gezien is het niet altijd even eenvoudig om maatregelen te treffen. Men raadt echter aan om te werken via een zogenoemde hosted desktop, waarbij je als werkgever zelf kiest welke legale software al dan niet wordt verstrekt. Enkel de hardware van de medewerker wordt vervolgens gebruikt. Bring your own device, maar niet jouw eigen software!

Brengt het arbeidsreglement redding?

Een arbeidsreglement is een nuttig instrument, maar zal bij BYOD zeker niet de redder in nood zijn. De werkgeveraansprakelijkheid blijft immers behouden en de werkgever zal dus nog steeds moeten opdraaien voor een auteursrechtelijke inbreuk.

Wel hebben de bepalingen van het arbeidsreglement een verontrustend effect. Ook repressief kan een arbeidsreglement ervoor zorgen dat de werkgever eenvoudiger kan optreden, met andermaal een afschrikkend effect tot gevolg. Maar ook dan loop je wel gewoon tegen sancties aan.

Stel een BYOD-policy op

BYOD resulteert al snel in juridische uitdagingen. Niet alleen omdat de privacy van medewerkers in het gedrang komt, maar ook omdat je graag de touwtjes in handen houdt. Dat is logisch. De problematiek van de illegale software maakt het echter een stuk ingewikkelder. Het opnemen van diverse bepalingen en afspraken in het arbeidsreglement en de IT-policy, moet de juridische positie versterken.

In de praktijk kiezen ondernemingen steeds vaker voor een zogenoemde BYOD-policy waarin alle regels en afspraken duidelijk zijn opgenomen. Natuurlijk is zo’n BYOD-policy altijd een meerwaarde. Toch blijft het ook dan aangeraden om bestaande documenten, zoals het arbeidsreglement of de IT-policy, aan een analyse te onderwerpen. Hetzelfde kunnen we ook zeggen van de arbeidsovereenkomst, want ook in nieuwe arbeidsovereenkomsten kunnen afspraken worden opgenomen.

Bij MKBrecht.nl zijn we fan van BYOD. Toch kennen we als geen ander de juridische consequenties ervan. En daarom gaan we graag aan de slag met jouw documenten, opdat BYOD alleen in voordelen hoeft te resulteren. Plan nu een belafspraak in en laten we een en ander bespreken!