Goed onkostenbeleid voor werknemer en werkgever

Wanneer de werkgever onkostenvergoedingen voor zijn werknemers wil vaststellen, is het belangrijk om te weten wat deze vergoedingen precies inhouden en welke regels gelden. Een onkostenvergoeding is een manier om werknemers te compenseren voor kosten die zij maken bij het uitvoeren van hun werk. Denk hierbij aan reiskosten, representatiekosten of kosten voor een thuiskantoor. Deze vergoedingen dienen in de eerste plaats dus om financiële kosten te vergoeden die de werknemer voor zijn baan moet maken. Het is dus geen vorm van salaris.

Soorten onkostenvergoeding

Er zijn verschillende soorten onkostenvergoedingen, zoals de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, een thuiswerkvergoeding en een vaste onkostenvergoeding. Een vaste vergoeding kan handig zijn om kleine zakelijke kosten, zoals kantoorbenodigdheden, te dekken zonder dat werknemers voor elk klein bedrag een declaratie moeten indienen. Het toekennen van onkostenvergoedingen kan op verschillende manieren gebeuren, maar er moet wel in ieder geval een redelijke verhouding zijn tussen de vergoeding en de daadwerkelijke kosten. Sommige onkostenvergoedingen kunnen forfaitair worden bepaald, maar dan moet er wel rekening worden gehouden met een aantal regels. Er moet daarbij ook een onderscheid worden gemaakt tussen onkostenvergoedingen voor werknemers en onkostenvergoedingen voor vrijwilligers.

Duidelijke onkostenvergoedingen

Belangrijk bij het opstellen van een onkostenvergoedingsbeleid is in ieder geval de duidelijkheid. Werkgevers kunnen veel problemen voorkomen door heldere afspraken te maken en deze schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in een arbeidscontract of een onkostenreglement. In dit reglement staat omschreven welke kosten worden vergoed, hoe deze vergoedingen moeten worden aangevraagd en welke bewijzen werknemers moeten aanleveren. Zo weten werknemers precies waar ze recht op hebben en voorkomt men onduidelijkheden of discussies.

Belastingregels bepalen

Naast een duidelijke structuur is het ook belangrijk om rekening te houden met de belastingregels. Sommige onkostenvergoedingen, zoals reiskosten en thuiswerkvergoedingen, vallen onder onbelaste vergoedingen en zijn niet belastbaar voor de werknemer. Andere vergoedingen, zoals een vergoeding voor een sportabonnement, worden daarentegen wél als loon beschouwd en zijn dus belastbaar. Het is aan de werkgever om deze regels nauwkeurig toe te passen om onverwachte belastingaanslagen of boetes te vermijden. Hierbij dient ook rekening te worden gehouden met de zogeheten vrije ruimte binnen de WKR (werkkostenregeling). Daarbij kunnen ook gerichte vrijstellingen van toepassing zijn.

Verder is ook het doorbetalen van onkostenvergoedingen tijdens de ziekte een aandachtspunt. Doorgaans kan een vaste onkostenvergoeding nog een maand worden doorbetaald, maar daarna wordt deze beschouwd als belastbaar loon. Voor doorlopende zakelijke kosten, zoals een abonnement op een vakblad, blijft de onkostenvergoeding wél belastingvrij. Deze abonnementen zijn vaak ook niet zo eenvoudig stop te zetten.