Ingrijpen bij een vermoeden van fraude of diefstal op de werkvloer

Uit onderzoek van het onderzoeksinstituut Hoffmann blijkt dat in ongeveer 75% van de gevallen waarin een Nederlandse ondernemer wordt geconfronteerd met fraude of diefstal, een eigen werknemer de schuldige is. Dit is een schokkende conclusie, vooral omdat werkgevers doorgaans veel vertrouwen hebben in hun medewerkers. Wanneer dat vertrouwen dan wordt geschonden, is de impact erg groot. Niet alleen financieel, maar ook op het vlak van werkcultuur en teamdynamiek. Het blijft uiteraard belangrijk om werknemers niet tot in het oneindige te controleren – iets wat de wet ook niet toestaat –, maar tegelijkertijd is het ook van belang om de schuldige op het spoor te komen. We leggen uit hoe u dit doet.

Het belang van bewijs

Een vermoeden alleen is niet voldoende om actie te ondernemen. Voordat u een werknemer confronteert met dergelijke zware beschuldigingen, is het essentieel om eerst bewijsmateriaal te verzamelen. Denk hierbij aan het analyseren van boekhoudkundige onregelmatigheden, het bekijken van camerabeelden of het doorzoeken van bedrijfsdocumenten. Let daarbij wel goed op de privacyregels. Zo mag u e-mails en telefoons niet zomaar controleren of mag u niet zomaar verborgen camera’s plaatsen. U dient hier een goede reden voor te hebben. Indien er sterke aanwijzingen zijn van fraude, kan ook een extern onderzoeksbureau worden ingeschakeld om onafhankelijk onderzoek te doen. Tijdens een adviesgesprek zal een advocaat van MKBrecht.nl u informeren over de mogelijkheden en de toepasselijke regels.

Schorsing of op non-actief stellen

Als het beschikbare bewijs voldoende aantoont dat er wellicht sprake is van malversaties, kunt u besluiten om de werknemer tijdelijk op non-actief te stellen. Dit voorkomt verdere schade en zorgt ervoor dat het onderzoek niet wordt belemmerd. Het is belangrijk om duidelijk te communiceren waarom deze maatregel wordt getroffen. Weet wel: een onterechte schorsing kan leiden tot juridische complicaties. Bovendien zal de werknemer tijdens de non-actiefstelling in principe recht blijven hebben op loon, sociale zekerheid, vakantiedagen en dergelijke meer. Als de werknemer het niet eens is met de non-actiefstelling kan hij of zij het dossier via een kortgedingprocedure aan de rechter voorleggen. De rechter moet dan oordelen of de non-actiefstelling al dan niet terecht is.

Privacy en het gebruik van verborgen camera‘s

Bij een vermoeden van diefstal of fraude kan de wens bestaan om verborgen camera’s in te zetten. Dit is echter niet zomaar toegestaan. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt heel strikte eisen aan het gebruik van verborgen cameratoezicht op de werkvloer. In principe moet de werkgever eerst andere, minder ingrijpende methoden proberen en mag het cameratoezicht alleen als laatste redmiddel worden ingezet. Ook moet het toezicht proportioneel zijn en mag het niet zomaar worden gebruikt om alle medewerkers preventief te controleren. Verder dient het tijdelijk te gebeuren en moet men achteraf worden geïnformeerd over het gebruik van de verborgen camera’s. MKBrecht.nl kan hierover adviseren en zal er mee voor zorgen dat de privacyregels correct worden nageleefd.

Arbeidsrechtelijke gevolgen: waarschuwing of ontslag

Blijkt er wel degelijk sprake te zijn van fraude of diefstal? Dan heeft de werkgever verschillende mogelijkheden. Afhankelijk van de ernst van de situatie kan een formele waarschuwing volstaan. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een eenmalige, beperkte overtreding. Het is verstandig om deze waarschuwing schriftelijk vast te leggen en de werknemer deze te laten ondertekenen, zodat er geen misverstanden over bestaan. Soms is het ook mogelijk om een boete op te leggen, bijvoorbeeld als dit in een diefstalprotocol is opgenomen.

Bij ernstige zaken waarbij het vertrouwen onherroepelijk is beschadigd of bij herhaalde problemen is ontslag vaak onvermijdelijk. Hetzelfde geldt bij een duidelijk gecommuniceerd zerotolerancebeleid met betrekking tot fraude of diefstal. Dan wordt in principe overgegaan tot een ontslag op staande voet. Dit is een ingrijpende maatregel en het is daarom verstandig om een jurist in te schakelen om ervoor te zorgen dat het ontslag correct en juridisch houdbaar wordt uitgevoerd. Neem contact met ons op om de verschillende mogelijkheden te bespreken.