Waarom is een personeelshandboek nou zo belangrijk?

Een personeelshandboek is niet verplicht. Er staat dan ook nergens wat er in het personeelshandboek moet staan, terwijl je het perfect een personeelsgids of een bedrijfsreglement kan noemen. Toch mag het belang ervan niet worden onderschat, want hierin staan talloze afspraken die niet in de arbeidsovereenkomst terug te vinden zijn. Het biedt flexibiliteit als voordeel, want je moet niet telkens opnieuw met alle individuele medewerkers onderhandelen. Toch zijn er nog een aantal andere redenen waarom een personeelshandboek zo belangrijk is.

Het voordeel van de duidelijkheid

Vooraleer we het over juridische consequenties hebben, benadrukken we toch even dat het personeelshandboek uiteindelijk vooral belangrijk is om ervoor te zorgen dat alle afspraken helder zijn. Een medewerker kan pas goed functioneren als hij ook echt weet wat er van hem wordt verwacht. Heb je bijvoorbeeld geen regels over de zakelijke garderobe? Dan zal hij het vast niet zo fijn vinden als je een medewerker op je kantoor uitnodigt voor een gesprek over z’n Metallicajacket. Als er in het personeelshandboek staat dat hij zich net moet kleden, met een pantalon en een hemd als voorbeeld, voorkom je onduidelijkheid en problemen.

Snelste manier om regels te wijzigen

Om arbeidsvoorwaarden die in het personeelshandboek staan te wijzigen, moet je overleggen met de ondernemingsraad (OR) of met de personeelsvertegenwoordiging (PVT). Als er geen OR of PVT is, moeten de werknemers soms individueel instemmen. Het gaat onder andere om wijzigingen aan de werk- en rusttijden of over het opnemen van omstandigheden. Instructies kan je dan weer eenvoudiger wijzigen.

Hoewel het overleg met de OR misschien niet de leukste beslommering is, is het toch nog steeds veel efficiënter dan met elke individuele medewerker te onderhandelen. Het risico is dan ook dat je een ratjetoe van regels krijgt omdat niet iedereen instemt.

Ofschoon je de arbeidsvoorwaarden aanvankelijk heel goed vond, moet je beseffen dat de realiteit nu eenmaal wijzigt. Wie had dertig jaar geleden bijvoorbeeld verwacht dat we smartphones zouden hebben, dat we thuis zouden werken met een zakelijke laptop en dat we op de trein lekker verder zakelijk konden bellen? Je weet nooit wat de toekomst brengt, maar waarschijnlijk zullen andere voorwaarden en instructies zich ooit wel eens opdringen. Met een personeelshandboek zorg je ervoor dat je klaar bent voor de toekomst.

Belangrijk instrument voor de handhaving

Je kan natuurlijk niet zomaar sancties opleggen als er niet eerst regels zijn waaraan medewerkers zich moeten houden. Net daarom is het zo belangrijk dat het personeelshandboek ook het sanctiebeleid bevat. Het blijft wel belangrijk om de sancties ook effectief op te leggen, omdat het anders moeilijker wordt om je er voor de rechter op te beroepen.

De rechter zal in elk geval zwaar tillen aan de inhoud van het personeelshandboek. Waren de regels echt wel duidelijk en bleef de medewerker inbreuken maken? Reageerde je daar correct op en dit geheel conform het sanctiebeleid? Dan maak je veel meer kans dat de rechter akkoord gaat met een ontslag op staande voet. Gelukkig maar, want anders kan het je veel kosten.

Laat een personeelshandboek opstellen door MKBrecht.nl

Alleen het hebben van een personeelshandboek volstaat natuurlijk nog niet. Zo mogen de regels in het personeelshandboek niet strijdig zijn met de wet, maar ook niet met de toepasselijke cao-regels. Ten slotte moet je dan weer opletten met bepaalde rechten zoals het recht op privacy. Zorg voor een personeelshandboek dat geldig en afdwingbaar is. Laat het opstellen door een van de juristen van MKBrecht.nl.