Wat moet ik regelen als er een vrijwilliger komt?

Vrijwilligers zijn het hart en de ziel van veel verenigingen. Ze leveren een onschatbare bijdrage aan de samenleving. Maar wanneer je een nieuwe vrijwilliger verwelkomt in jouw vereniging, zijn er een aantal zaken waar je op moet letten en die je moet regelen. In dit artikel leggen we uit wat je moet doen als je een nieuwe vrijwilliger in jouw vereniging krijgt.

Vrijwilligersovereenkomst opstellen

Een vrijwilligersovereenkomst of een vrijwilligerscontract is een document waarin de rechten en plichten van zowel de vrijwilliger als de vereniging worden vastgelegd. Het kan details bevatten over de aard van het werk, de verwachte tijdsbesteding, eventuele vergoedingen, verzekeringen, afspraken over geheimhouding, gedragscodes en dergelijke meer.

Deze overeenkomst is belangrijk, omdat het duidelijkheid en zekerheid biedt over wat er wordt verwacht en hoe bijvoorbeeld geschillen zullen worden aangepakt. Het helpt misverstanden te voorkomen en het kan als referentie dienen in geval van onduidelijkheden of problemen. Je kunt een vrijwilligersovereenkomst laten opstellen door een jurist of zelf een vrijwilligersovereenkomst opstellen. In het tweede geval is het aan te raden om de overeenkomst te laten nalezen en controleren door een expert. Zo weet je zeker dat je helemaal goed zit en dat je geen onnodige risico’s loopt.

Zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden

Als jouw vrijwilligers werkzaamheden uitvoeren met grote risico’s, zoals werken met gevaarlijke stoffen of op grote hoogte, moet je voldoen aan de Arbowet. Dit houdt in dat je moet zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden. Dit geldt ook voor vrijwilligers die zwanger zijn, borstvoeding geven of minderjarig zijn.

Vrijwilligers- en onkostenvergoeding betalen

Een vrijwilligersvergoeding is een bedrag dat je aan vrijwilligers kunt geven als dank voor hun inzet. Dit is niet belastbaar indien er een bepaalde grens niet wordt overschreden. In 2023 is deze vergoeding tot maximaal 190 euro per maand of 1.900 euro per jaar belastingvrij. Het betalen van een vrijwilligersvergoeding kan helpen om waardering te tonen voor het harde werk en de toewijding van je vrijwilligers, wat hun motivatie en tevredenheid kan verhogen.

Naast de vrijwilligersvergoeding kun je ook afspraken maken over een onkostenvergoeding. Dit is een vergoeding voor kosten die de vrijwilliger maakt tijdens het uitvoeren van de vrijwilligerswerkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, telefoonkosten of kosten voor materialen.

Voldoe aan de AVG-regels

Als vereniging moet je voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat je toestemming moet vragen aan de vrijwilliger als je zijn of haar persoonsgegevens wilt opslaan en gebruiken, bijvoorbeeld voor het aanleggen van een database met vrijwilligers. Daarnaast mag je deze gegevens niet langer opslaan en gebruiken dan wat noodzakelijk is.

Win juridisch advies in

Het werken met vrijwilligers brengt een aantal verantwoordelijkheden met zich mee. Door een vrijwilligersovereenkomst op te stellen, door te zorgen voor veilige werkomstandigheden, door een belastingvrije vergoeding aan te bieden én door te voldoen aan de AVG, kun je ervoor zorgen dat je vrijwilligers op een veilige en prettige manier bijdragen. Neem contact op voor meer juridische informatie en advies bij het werven en inschakelen van vrijwilligers voor jouw vereniging.