Afdrukken, ondertekenen en inscannen: niet altijd een goed idee

Vroeger werden contracten ter plaatse gesloten. Een natte handtekening werd gezet en niemand twijfelde aan de authenticiteit van het document. Toen had uiteraard nog niemand gehoord van printers en scantoestellen. Tegenwoordig is die situatie toch wel volledig anders. Waarom zou je nog afspreken als je gewoon even jouw handtekening op een geprint document kan zetten en het vervolgens kan inscannen? We doen het steeds vaker. Bovendien is het ook gewoon toegestaan: de wet accepteert nu eenmaal een elektronische handtekening.

Anderzijds is zo’n ingescande handtekening lang niet altijd een goed idee. Wij van MKBrecht.nl leggen jou een en ander uit.

Een handtekening is niet verplicht, maar in de praktijk broodnodig

Overeenkomsten kunnen op verschillende manieren worden gesloten. Het belangrijkste is echter dat er overeenstemming bestaat en dat die eensgezindheid ook een veruitwendiging kent. In theorie kan een overeenkomst dan ook mondeling worden gesloten. Zo kan ik mondeling overeenkomen dat ik jouw auto koop voor een afgesproken bedrag. Alleen is dat nadien moeilijk te bewijzen. Zeker indien jij vervolgens de mondelinge overeenkomst betwist.

Daarom zetten we steeds een en ander op papier. Dan zijn de afspraken alvast duidelijk. Om aan te tonen dat de contractpartij akkoord is gegaan, vragen we vervolgens om een handtekening. Ook digitaal kan er zo’n overeenstemming worden gevonden. In zo’n geval spreken we wel van een elektronische handtekening dat in het Nederlands recht toch een apart statuut heeft.

Zo’n elektronische handtekening zou immers minder betrouwbaar zijn. Daarom doe je er best een en ander aan om de betrouwbaarheid ervan te verhogen. Die betrouwbaarheid moet bovendien in overeenstemming zijn met het doel van de overeenkomst. Het even inscannen van een handtekening en het bijvoegen aan het document, volstaat bijvoorbeeld bij de aankoop van een fiets. Indien we echter een miljoenenovername afronden, is een hogere mate van betrouwbaarheid noodzakelijk.

Hoe kan je een elektronische handtekening betrouwbaar maken?

Er bestaan verschillende manieren om de betrouwbaarheid van de handtekening te verhogen. SSL-verbindingen en Multi-Factor Authentification zijn de belangrijkste voorbeelden. Denk bij dat tweede aan het intikken van een code die per sms werd toegezonden, een applicatie waarmee je via jouw smartphone moet bevestigen of aan het gebruik van een tokengenerator.

Hoe ver jij moet gaan bij het authenticeren van de tegenpartij en of het gewoon even ondertekenen en inscannen van een handtekening volstaat? Dat is afhankelijk van situatie tot situatie. Maar dat het geen onbelangrijke vraag is, bewijst onderstaande uitspraak van de rechtbank Den haag op 8 mei 2018.

Zelfs met een Certificate of Completion geen rechtsgeldige overeenkomst

In deze zaak betwiste een contractant van Van Gansewinkel dat er ooit een overeenkomst tot stand was gekomen. Van Gansewinkel beweerde echter het tegendeel en legde drie overeenkomsten voor. Deze overeenkomsten werden gesloten via DocuSign, een Brits bedrijf dat ook in Nederland systemen voor digitale ondertekening aanbiedt. Hiernaast voegde Van Gansewinkel ook een Certificate of Completion toe en haalde het aan dat alle overeenkomsten naar het mailadres van de contractant werden gezonden, die zelfs vanaf dat mailadres had gereageerd. Zo klaar als een klontje, zou je denken. Toch bleek niets minder waar.

Uiteindelijk volgde de rechter de mening van Van Gansewinkel immers niet. En daar had de rechter verschillende redenen voor. Zo was de handtekening op de overeenkomst anders dan de handtekening op het voorgelegde identiteitsbewijs. Niet alle handtekeningen waren aan elkaar gelijk, de naam van de contractant werd verschillende keren onjuist geschreven en ook de factuuradressen bleken niet overeen te komen.

Volgens de rechter was het dan ook onvoldoende duidelijk of de contractant al dan niet de overeenkomst had gesloten. Daarom waren de handtekeningen, zelfs via het systeem van DocuSign, onvoldoende betrouwbaar. Er was aldus geen sprake van een rechtsgeldige overeenkomst.

Is even de handtekening inscannen een goed idee?

Bovenstaand voorbeeld toont aan dat zo’n ingescande handtekening soms weinig betrouwbaar is. Diensten voor e-handtekeningen zorgen voor een solide basis, maar ook zelf kan je een en ander doen om de betrouwbaarheid te verhogen. Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van een kopij van het identiteitsbewijs waarmee je de handtekening kan vergelijken. Per mail een bevestiging vragen, via een aangetekende brief een bevestiging verzenden of zelfs MFA: er zijn verschillende mogelijkheden.

Betrouwbaarheid is altijd een must. Toch mag het niet toornen aan de efficiëntie. Een gezond evenwicht vinden is dan ook de boodschap. Sluit je regelmatig contracten op afstand? Spreek er dan over met één van onze juristen. Niet alleen kunnen zij jouw bestaande contracten aanpassen opdat je ze elektronisch sluiten kan, bovendien denken ze ook graag met jou mee. Zo ben je zeker van goede én rechtsgeldige contracten. En daar doe je het toch gewoon voor?

Neem contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend telefonisch adviesgesprek.