Contractautomatisering voor kleine en grote bedrijven

Onderzoek heeft aangetoond dat het gemiddelde Fortune 2000-bedrijf maar liefst 20.000 tot 40.000 actieve contracten heeft. Het gaat dan niet alleen om reuzen als Apple en Meta, want op de lijst staan ook Nederlandse bedrijven als Wolters Kluwer en ASM International. En zelfs bedrijven die buiten deze lijst vallen, hebben vaak honderden tot duizenden contracten te beheren. Het gaat om indrukwekkende aantallen. Voor mkb-bedrijven en afdelingen met beperkte middelen en een klein budget kan het een uitdaging zijn om deze grote aantallen contracten efficiënt te beheren. Zelfs bij kleinere aantallen kunnen problemen ontstaan. Daarom is het optimaliseren en automatiseren van deze processen essentieel om latere problemen te voorkomen.

Problemen bij manuele verwerking van contracten

Stel dat een collega van de verkoopafdeling een contract wil opstellen. Het gebruikelijke scenario is dat hij of zij de tekst kopieert uit een vergelijkbaar contract en een aantal gegevens aanpast of wijzigt. Dit alles met het risico dat dit contract niet compliant is, fouten bevat en essentiële details mist. Dit kan leiden tot problemen, omdat het oorspronkelijke contract misschien helemaal niet bedoeld was voor dezelfde situatie als het nieuwe contract.

Vervolgens stuurt de collega, in het beste geval, het conceptcontract naar de juridische afdeling ter controle en goedkeuring. Dit proces kan veel tijd en geld kosten, vooral als elk detail van het conceptcontract moet worden doorgenomen of door externe specialisten moet worden gecontroleerd. Maar met contractautomatisering kan dit proces volledig veranderen. Dan zal men de contracten op een andere en betere manier opstellen.

De kracht van contractautomatisering

Contractautomatisering is het proces waarbij contracten automatisch worden gegenereerd op basis van de klantinformatie die reeds in kaart is gebracht. Dit kan de efficiëntie binnen het bedrijf verbeteren. Hiervoor zijn speciale programma’s ontwikkeld met automatiseringstools. Deze kunnen sjablonen en clausules opslaan in een bibliotheek en ervoor zorgen dat collega’s alleen conceptcontracten opstellen op basis van deze bibliotheek. Hierdoor voegen ze bijvoorbeeld met een enkele klik een schadevergoedingsbeding of een opzeggingsbeding aan de overeenkomst toe. Door deze routinematige taken te automatiseren, kunnen contracten sneller en correcter worden opgesteld. Hierdoor is het mogelijk om tijd te besparen en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Automatiseringstools stellen collega’s in staat om zelf contracten op te stellen zonder de juridische afdeling in te schakelen. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat we minder tijd hoeven te besteden aan administratieve taken. Automatisering stelt u bovendien in staat om het taalgebruik in contracten te standaardiseren, waardoor het mogelijk is om nauwkeurige en kwalitatief hoogwaardige contracten op te stellen die voldoen aan de hoogste standaarden.

Hulp bij contractautomatisering

Onze ervaren juristen staan klaar om ondersteuning te bieden bij contractautomatisering. Zij kunnen helpen bij het opstellen van sjablonen en standaardclausules die vervolgens worden opgenomen in de clausulebibliotheek van uw organisatie. Door hun expertise zorgen zij ervoor dat de contracten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en dat uw bedrijf beschermd is tegen mogelijke juridische risico’s. Daarnaast adviseren zij over de optimalisatie van contractworkflows en het implementeren van juridische best practices om de efficiëntie binnen uw organisatie te verbeteren. Met de ondersteuning van onze juristen kunt u met vertrouwen uw contractautomatiseringsprojecten aanpakken en uw juridische processen optimaliseren.