Een escrowovereenkomst: wat is het en waarom heb ik het nodig?

Bij het afnemen van software gaat het vaak om een licentieovereenkomst. Je krijgt dan geen toegang tot de broncode en je kan niet zelf wijzigingen doorvoeren. Daarvoor ben je afhankelijk van de softwaremaker of de licentiegever. Deze partij zal dan updates uitvoeren en ervoor zorgen dat je de software kan blijven gebruiken. Maar als de softwaremaker failliet gaat, sta je wel voor een groot probleem. Zeker als de software enorm belangrijk is voor jouw onderneming. Een escrowovereenkomst is een oplossing voor dit probleem. We leggen uit wat een escrowovereenkomst is en wat er in deze overeenkomst staat.

Nut van een escrowovereenkomst

Zolang de softwaremaker alles goed doet, is er geen probleem. Maar als de softwaremaker bijvoorbeeld failliet zou gaan of niet langer aan zijn verplichtingen voldoet, kan de klant in de problemen komen. Hij kan namelijk zelf niks doen, omdat hij niet aan de broncode kan. Als afnemer van de software krijgt hij enkel gebruiksrechten die in een licentie zijn vastgelegd. Hij wordt geen eigenaar van de broncode.

Een escrowovereenkomst of kortweg een escrow is een overeenkomst die wordt gesloten tussen de softwaremaker, zijn klant(en) en een escrowagent. De escrowovereenkomst moet garanderen dat de klant in sommige gevallen over de broncode kan beschikken. Daarvoor is de tussenkomst van een derde partij vereist. Deze derde partij wordt de escrowagent genoemd. Een escrowovereenkomst is dus altijd minstens een driepartijenovereenkomst waarbij de escrowagent, de softwaremaker en de gebruiker betrokken zijn.

Verschillende soorten escrowovereenkomsten

Er zijn diverse soorten escrowovereenkomsten te onderscheiden. Zo heeft men het soms over een individuele escrowovereenkomst. Een individuele escrowovereenkomst is een overeenkomst tussen de escrowagent, de softwaremaker (of licentiegever) en de eindgebruiker. Het is dus nog steeds een driepartijenovereenkomst. Als er meerdere eindgebruikers zijn, spreken we van een collectieve escrowovereenkomst. Daarnaast heeft men het ook wel eens over een distributie-escrowovereenkomst en over een mantel-escrowovereenkomst.

Op basis van hetgeen waarop de overeenkomst betrekking heeft, kan men het ook hebben over onder andere een software-escrowovereenkomst, een broncode-escrowovereenkomst, een SaaS-escrowovereenkomst enzovoort. Het zijn verschillende benamingen voor min of meer dezelfde overeenkomst, want inhoudelijk verschillen ze niet zo veel van elkaar.

Inhoud van een escrowovereenkomst

In een escrowovereenkomst worden diverse bepalingen opgenomen. In de eerste plaats heeft men het over de doelstelling van de overeenkomst en over welke broncode en aanverwante materialen er bij de agent worden gedeponeerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om installatie-instructies en handleidingen. Daarnaast maakt men afspraken over het verificatieonderzoek. Men moet namelijk zeker zijn dat de gedeponeerde broncodes en hulpmiddelen volledig en correct zijn. Een updatebeleid moet garanderen dat de gedeponeerde materialen up-to-date zijn.

Het is niet de bedoeling dat de broncode zomaar wordt vrijgegeven. Daarom zullen er heel duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over de afgiftegronden en te doorlopen procedure. Mogelijke afgiftegronden zijn een faillissement, een overname, onredelijke prijsverhogingen, het in gebreke blijven en dergelijke meer.

Verder bevat een escrowovereenkomst altijd een aantal algemene bepalingen, zoals het toepasselijke recht, een geschillenregeling, aansprakelijkheidsafspraken, opzegbedingen, de contactgegevens van de partijen en dergelijke meer.