De betalingsherinnering als eerste stap van het incassotraject

Als je een product bestelt, moet je voor dat product betalen. Bestellen en betalen zijn praktisch synoniemen van elkaar, maar toch zijn er altijd wel mensen die daaraan moeten worden herinnerd. Dat doe je met een betalingsherinnering. Zo’n betalingsherinnering is niet alleen nodig omdat sommige consumenten al eens ‘vergeten’ om bestelde producten of diensten te betalen, maar ook omdat het in ons land verplicht is. Of toch als je verdere stappen wil ondernemen.

Betalingsherinnering is verplicht als je kosten in rekening wil brengen

Je kan pas optreden tegen wanbetalers als je een betalingsherinnering hebt verzonden. In de praktijk wordt dit ook wel eens een veertiendagenbrief genoemd. Dat komt omdat je de consument niet alleen moet herinneren aan zijn verplichting om jou te betalen, maar omdat je hem ook nog eens de tijd moet geven om dat daadwerkelijk te doen. Pas na veertien dagen kan je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Zonder een betalingsherinnering kan dat sowieso niet.

Je bent niet vrij om te bepalen welke kosten je in rekening brengt. De wet bepaalt dat voor jou. De incassokosten bestaan steeds uit een percentage van de rekening. Over de eerste 2500 euro bedragen de maximale incassokosten 15% en over de volgende 2500 euro 10%. Voor de volgende 5000 euro gaat het dan weer om 5% en voor de daaropvolgende 190.000 euro om 1%. De incassokosten voor wat boven de grens van 200.000 euro ligt, mogen maximaal 0,5% bedragen. Er geldt wel een minimumbedrag van 40 euro, ook als dat meer dan 15% van het factuurbedrag zou zijn. Naast de incassokosten is het toegestaan om de klant rente te laten betalen, maar overige kosten als herinneringskosten, administratiekosten en dergelijke meer mogen niet in rekening worden gebracht. Hierover mag je ook geen andere afspraken maken in bijvoorbeeld je algemene voorwaarden.

Verplichte inhoud van de betalingsherinnering

Niet alleen moet je een consument herinneren aan zijn verplichting om jou te betalen, bovendien volstaat niet zomaar elke betalingsherinnering. “Zeg ezelsveulen, je moet mij nog betalen en je hebt daar veertien dagen de tijd voor”, volstaat spijtig genoeg niet. Je zal echt een goede herinneringsbrief moeten opstellen. In deze herinneringsbrief dien je heel wat informatie op te nemen. Je moet bijvoorbeeld duidelijk aangeven welke factuur de klant nog moet betalen, dat hij dit binnen veertien dagen moet doen, dat je anders incassokosten in rekening kan brengen en hoe hoog deze incassokosten zullen zijn.

Opstellen van een betalingsherinnering

Een betalingsherinnering verzend je in de eerste plaats om de klant aan te zetten om alsnog te betalen. Zo hoef je geen lange en dure procedures te doorlopen. Daarnaast is een betalingsherinnering verplicht als je kosten in rekening wil brengen én als je via de rechter een betaling wil verkrijgen. Een betalingsherinnering kan je zelf opstellen of je kan het opstellen ervan overlaten aan een jurist.

Stelde je zelf een betalingsherinnering op? Dan raden we aan om het eerst even te laten nalezen. Hiervoor bieden wij de ContractCheck™ aan. Je kan de brief gewoon naar ons opsturen en dan gaan wij voor jou aan de slag.