Mag mijn zakenpartner de overeenkomst wel ondertekenen?

Als ondernemer moet je je zakenpartners een beetje kunnen vertrouwen. Je moet vertrouwen dat klanten zullen betalen en dat leveranciers zullen leveren. Omdat je vertrouwen beschaamd kan worden, is het vaak aan te raden om een schriftelijke overeenkomst op te stellen. Natuurlijk moet je er dan wel op kunnen vertrouwen dat de zakenpartner tekeningsbevoegd is. Dit is belangrijk, want als de contractspartij niet tekeningsbevoegd is, kunnen er allerlei problemen ontstaan. De overeenkomst kan dan zelfs ongeldig zijn.

Wat houdt tekeningsbevoegdheid in?

Tekeningsbevoegdheid wil zeggen dat de contractspartij namens een onderneming een overeenkomst mag ondertekenen. Wanneer iemand tekeningsbevoegd is, kan men volledig of beperkt bevoegd zijn. Iemand die volledig bevoegd is, heeft geen bevoegdheidsrestricties. Meestal zal de contractspartij beperkt tekeningsbevoegd zijn. Beperkingen kunnen betrekking hebben op het type overeenkomst, maar ook op de waarde van de overeenkomst.

Het KVK Handelsregister biedt duidelijkheid

Of iemand tekeningsbevoegd is, valt vaak af te leiden uit het KVK Handelsregister. In dit register vind je namelijk informatie over bedrijven en ook over de bevoegde personen. Vooral het uittreksel Handelsregister is in de praktijk belangrijk om te bepalen wie tekeningsbevoegd is en of er al dan niet beperkingen zijn. Ook in andere landen bestaan er soortgelijke registers.

Houd er verder rekening mee dat de standaardtekeningsbevoegdheid per rechtsvorm verschilt. Bij een eenmanszaak is het bijvoorbeeld alleen de eigenaar die mag ondertekenen. Een gelijkaardige regeling is er bij de commanditaire vennootschap (alleen de beherend vennoot mag ondertekenen). Voor andere vennootschapsvormen is het vaak ingewikkelder. Bij een vof kunnen vennoten namelijk beperkt, onbeperkt of helemaal niet bevoegd zijn om te ondertekenen en bij rederijen kan er zelfs een boekhouder worden aangesteld die namens de rederij mag ondertekenen, maar dan enkel wat de normale schipexploitatie betreft.

Een voordeel is wel dat je erop mag vertrouwen dat de gegevens in het KVK Handelsregister kloppen. Als een bedrijf wijzigingen doorvoert, is het hun taak om ervoor te zorgen dat hun handelsregisterinschrijving actueel blijft. Als dit niet het geval is, moeten ze daar zelf de gevolgen van dragen.

Volmachten en minderjarige ondernemers

Naast de bevoegdheden die uit het KVK Handelsregister volgen, is het ook zo dat de bestuurders anderen een volmacht kunnen geven en zo tekeningsbevoegd kunnen maken. De gevolmachtigde kan dan namens de onderneming ondertekenen. Bij een maatschap is het zelfs zo dat de maten enkel bevoegd zijn als ze daar door de andere maten een volmacht voor hebben verkregen. Dit is niet altijd in het KVK Handelsregister ingeschreven, zeker wanneer het om een volmacht voor een enkele overeenkomst gaat. Controleer dan steeds de geldigheid van de volmacht en voeg een kopie toe aan de overeenkomst, zodat hier later geen discussie over ontstaat.

Houd er verder rekening mee dat een minderjarige ondernemer niet altijd zomaar zelf mag ondertekenen. Mogelijk is de handtekening van de ouder nodig, tenzij de kantonrechter een handlichting heeft toegekend. De ouders kunnen zich echter ook vooraf akkoord verklaren. Soms heeft de minderjarige ondernemer een meerderjarige als gevolmachtigde in het KVK Handelsregister ingeschreven. Dan is het veelal deze meerderjarige die de overeenkomst mag ondertekenen. Bij minderjarige ondernemers is het met andere woorden nog belangrijker om goed uit te zoeken wie al dan niet de overeenkomst mag ondertekenen.