Wat is een betalingsbewijs en waarom heb ik het nodig?

Facturen zijn er om te betalen en bij onenigheid hierover moet je kunnen bewijzen dat je ze ook daadwerkelijk betaalde. In de meeste gevallen is het leveren van een betalingsbewijs niet zo moeilijk, bijvoorbeeld omdat je een kassabon hebt of omdat je een bankafschrift kan voorleggen. Bij een contante betaling is het dan weer aan te raden om een kwitantie te vragen.

Wat is een betalingsbewijs?

Een betalingsbewijs is een bewijs dat een debiteur voor een bepaald product of dienst heeft betaald. Betalingsbewijzen komen in de meest uiteenlopende vormen voor. Het hoeft daarbij niet altijd om een ondertekend document te gaan. Ook een bankafschrift en een kassabon zijn namelijk voorbeelden van betalingsbewijzen.

Waarom heb ik een betalingsbewijs nodig?

Betalingsbewijzen bieden een oplossing wanneer er onenigheid bestaat over de betaling, bijvoorbeeld wanneer de leverancier betwist dat hij een betaling heeft ontvangen. De klant heeft een brengschuld en moet zelf bewijzen dat hij de betaling wel degelijk heeft uitgevoerd. De leverancier hoeft in principe niet te bewijzen dat hij het geld niet heeft ontvangen, behalve wanneer de klant eerst het bewijs van betaling levert. De klant moet er maar voor zorgen dat de betaling arriveert en alle risico’s zijn voor zijn rekening, bijvoorbeeld wanneer hij onderweg zou worden overvallen en zijn zak met geld wordt gestolen.

Omwille van dit alles is het voor de klant belangrijk om een betalingsbewijs te hebben. Wanneer de betaling via een bankrekening is uitgevoerd, is dit steeds het geval. Dan blijft het wel belangrijk om de bankafschriften goed bij te houden. Bij een contante betaling is het aan te raden om een betalingsbewijs te vragen.

Een kwitantie als betalingsbewijs

Bij een contante betaling zal de klant meestal om een kwitantie vragen. Als ondernemer ben je niet verplicht om telkens zo’n kwitantie uit te reiken. Dit hoeft enkel wanneer de klant hierom vraagt. Zo’n kwitantie hoeft niet aan specifieke eisen te voldoen. In principe volstaat het om op een papiertje de naam van je bedrijf, de datum en het ontvangen bedrag te noteren. In de praktijk is het wel aan te raden om aanvullende gegevens op te nemen, zoals de naam van de ontvanger of zijn bedrijf en een verwijzing naar de betaalde factuur en/of het product of de dienst. Eventueel kan je ook noteren welk deel van het betaalde bedrag btw is. Hoe duidelijker de kwitantie is, hoe beter.

Een kwitantie als bewijs van eigendom

Naast een bewijs van betaling, is een kwitantie ook een bewijs van eigendom. Het bewijst namelijk dat het product rechtsgeldig werd verkregen en dat het niet werd gestolen. Dit wil zeggen dat het bewijst dat de klant de eigendomsrechten heeft verworven. Dit nut valt enigszins te relativeren omdat ook een factuur een bewijs van eigendom is. Zo’n factuur moet je verplicht uitreiken aan ondernemers. Het verschil tussen een factuur en een kwitantie is dat een factuur een vordering aantoont en een kwitantie een betaling. Bovendien moet een factuur aan talloze wettelijke eisen voldoen en kan het enkel door een ondernemer worden uitgereikt, terwijl ook particulieren een kwitantie mogen uitreiken. Enkel wanneer er in de voorwaarden een eigendomsvoorbehoud is opgenomen, is een bewijs van betaling wel nodig.