De verplichte UBO-registratie is bij veel bedrijven nog niet op orde

Uit een brief van minister Kaag aan de Tweede Kamer blijkt dat ongeveer veertig procent van de bedrijven en instellingen die dat moeten doen, nog niet is ingeschreven in het UBO-register. De deadline daarvoor was nochtans 27 maart 2022. Het ministerie van Financiën heeft aangegeven dat men zal overgaan tot een laatste waarschuwing. Nadien volgen er sancties. Het is belangrijk om zo snel mogelijk de UBO’s te registreren.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register trad op 27 september 2020 in werking. Dat gebeurde na enige vertraging. Zo was het advies van de Raad van State nodig om te weten of de UBO-registratie van kerkgenootschappen al dan niet strijdig was met de AVG. In de AVG zijn godsdienst en levensovertuiging namelijk een bijzonder persoonsgegeven. UBO is de afkorting voor Ultimate Beneficial Owners.

Het bijhouden van een UBO-register is verplicht voor alle EU-lidstaten. Een deel van het register is openbaar, een deel niet. Onder andere de nationaliteit, het woonland en de naam van de UBO’s zijn openbaar. Andere gegevens, zoals het woonadres en de geboorteplaats, zijn dat niet.

Dit UBO-register maakt de UBO’s, de uiteindelijk belanghebbenden (Ultimate Beneficial Owners), van een onderneming inzichtelijk. Het gaat om mensen die zeggenschap hebben over een organisatie of die er de uiteindelijke eigenaar van zijn. Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben. Door alle UBO’s in een centraal register op te nemen, is het voor de overheid gemakkelijker om fraude, het witwassen van geld of terrorismefinanciering op het spoor te komen.

Hoe kan ik zelf UBO’s registreren?

Het registeren van de UBO’s is iets dat je zelf kan doen. Daarvoor dien je in te loggen met je DigiD, de persoonsgegevens van de UBO’s in te geven en aan te geven welk belang een UBO in de organisatie heeft. Deze laatste twee stappen zijn voor elke UBO te herhalen. Nadien moet je de benodigde documenten uploaden, je gegevens invullen en de opgave ondertekenen. Het is ook mogelijk om UBO-gegevens te wijzigen. Als een persoon geen UBO meer is, moet deze persoon binnen 7 dagen worden uitgeschreven.

Laatste waarschuwing en dan sancties

Organisaties die nog niet aan de regels voldoen, zullen nog een laatste waarschuwing krijgen. Daarbij zal men vooral organisaties aanspreken waar het risico op witwassen en terrorismefinanciering het grootst is. Daarnaast zal men steekproefsgewijs handhaven. Na deze waarschuwing zal men meteen sancties opleggen. Verschillende sancties zijn mogelijk, zoals bestuurlijke boetes, een last onder dwangsom en gevangenisstraffen. Dat men niet te lang wil wachten met sanctioneren, heeft ook te maken met het afdwingen van de sancties tegen Rusland.

Niet alleen om boetes te voorkomen, is het belangrijk om de registratie van de UBO-plichtigen zo snel mogelijk rond te krijgen. Notarissen en advocaten opereren namelijk als poortwachter en mogen enkel zakelijke relaties aangaan met ondernemingen waarvan de UBO-registratie rond is. 

Vragen over de UBO-plicht en het inschrijven van UBO’s

Niet alle rechtsvormen zijn opgaveplichtig. Onder andere de bv, de nv, de stichting en de onderlinge waarborgmaatschappij zijn dat wel. Ook bepaalde organisaties met de rechtsvorm kerkgenootschap moeten hun UBO’s inschrijven. Daarnaast zijn ook buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen hebben in Nederland verplicht om een UBO-opgave te doen. Beursgenoteerde bv’s, verenigingen van eigenaars, eenmanszaken en rechtspersonen in oprichting hoeven geen UBO-opgave te doen.

Heb je vragen over de UBO-plicht, vraag je je af wie al dan niet een UBO is of twijfel je of jouw organisatie UBO’s moet inschrijven? Kies dan voor 30 minuten juridisch advies. Wij bieden telefonisch een antwoord op al jouw juridische vragen over de UBO-registratie.