Alle correspondentie vanuit je zaak verloopt natuurlijk op briefpapier. Dat is handig, want zo moet je maar één keer nadenken over de verplichte vermeldingen. Anderzijds is het natuurlijk belangrijk dat je het meteen ook goed doet. Maar wat moet er nu allemaal op je briefpapier staan? Dat leggen de experts van MKBrecht.nl even voor jou uit.
Verplicht te vermelden gegevens
Op het briefpapier van je onderneming vermeld je steeds het KvK-nummer, inclusief de vermelding van de Kamer van Koophandel waar je onderneming is ingeschreven. Voor de BV en de NV is het bovendien ook verplicht om de volledige naam van de vennootschap te vermelden. Dit is de naam die ook in de statuten is opgenomen. Daarnaast vermeld je de plaats van de statutaire zetel.
Veel eenmanszaken namen de voorgaande jaren hun omzetbelastingnummer niet op hun briefpapier of website op. De vermelding ervan op het briefpapier is hoe dan ook niet verplicht, het opnemen op de website wel. Het omzetbelastingnummer zou echter de privacy schenden, daar het zich liet baseren op het burgerservicenummer (BSN). Dat laatste is een privacygevoelig persoonsgegeven. Autoriteit Consument & Markt greep, om iedereen problemen te besparen, al langer niet in.
Vanaf 2020 gaat het vroegere omzetbelastingnummer op de schop en krijg je een nieuw btw-id dat losstaat van het burgerservicenummer. Vergeet niet om het nieuwe btw-id vanaf 1 januari 2020 op je website te vermelden. Je hoeft het niet op je briefpapier te vermelden. Vermeldde je wel je omzetbelastingnummer op je briefpapier? Dan moet je het verplicht vervangen door het nieuwe btw-id of weglaten.
Verwijzing naar algemene voorwaarden
Wanneer je overeenkomsten onderhevig zijn aan algemene voorwaarden, moet de tegenpartij steeds een redelijk kans krijgen om kennis te nemen van deze algemene voorwaarden. Wij raden aan om op alle documenten de algemene voorwaarden op te nemen of toch minstens een afschrift met de belangrijkste bepalingen. Ook voor de achterzijde van je briefpapier is dat het geval. Bovendien verwijs je op de voorzijde naar de algemene voorwaarden die van toepassing zijn en (al dan niet integraal) zijn opgenomen op de achterzijde van het briefpapier.
Het forumkeuzebeding
In een eerdere blog hadden we het al over een aantal aandachtspunten bij het opstellen van een forumkeuzebeding. Toen hadden we al geschreven dat je maar beter het forumkeuzebeding benadrukt, omdat zo’n forumkeuzebeding enkel geldig is indien de instemming voldoende duidelijk is. Daarom raden wij aan om dergelijke verwijzingspassages steeds op het briefpapier op te nemen. Verwijs dus niet enkel naar de algemene voorwaarden, maar ook naar het forumkeuzebeding dat erin is opgenomen.
Andere nuttige gegevens voor je briefpapier
Je bent niet verplicht om je contactgegevens, adresgegevens of bankgegevens mee te delen. Al is het wel handig dat je dat doet. Zo kan de klant bij een latere juridische discussie niet beweren dat hij niet wist van wie de brief afkomstig was. Ook het opnemen van een verzendingsdatum is om diezelfde reden niet onbelangrijk. Hierdoor sta je bewijsrechtelijk sterker ten opzichte van de ontvanger van de correspondentie. Natuurlijk houd je dan wel een eigen exemplaar in je bezit.
Laat je je algemene voorwaarden opstellen door MKBrecht.nl? Dan onderwerpen we graag ook jouw briefpapier aan een inspectie. Contacteer MKBrecht.nl voor meer informatie.
MKBrecht.nl Bedrijfsjuristen & Advocaten
Met onze brede expertise binnen onze praktijkgebieden bedienen we cliënten in uiteenlopende sectoren. Van MKB, beursgenoteerde bedrijven en internationale ondernemingen tot (semi-)overheden en non-profit. We bieden juridische adviezen op alle niveaus, van boardroom tot individuele medewerker. Kenmerkend voor onze dienstverlening zijn de hoge kwaliteit, betrouwbaarheid en verdieping in specialismen.
Op zoek naar:
Meer weten over onze dienstverlening? Bel 085 25000 44
