Welke stappen doorloop ik bij onbetaalde facturen?

Een op drie facturen van de groothandel wordt pas na een eerste herinnering betaald. In andere sectoren is het vaak niet beter. Als ondernemer moet je wel met enige aandrang achter de betaling zitten. Gelukkig hoef je daarvoor zelden de contouren van de rechtbank te zien. Wij leggen uit welke stappen je moet doorlopen.

Begin met een betalingsherinnering

Er is geen enkele reden om een klant meteen voor de rechter te dagen. Een onbetaalde factuur is vaak het gevolg van verstrooidheid en een eenvoudige betalingsherinnering volstaat meestal wel. Hoewel rente of kosten aanrekenen onder bepaalde voorwaarden kan, bijvoorbeeld wanneer het duidelijk zo was afgesproken in de algemene voorwaarden, doe je beter maar niet. Anders breng je onnodig de relatie met de klant in gevaar.

In deze fase geef je vooral een signaal dat je wel degelijk aan de betalingstermijn vasthoudt en herinner je je klant daaraan. Geef aan dat je binnen een korte tijd, bijvoorbeeld binnen vijf dagen, een betaling op je bankrekening verwacht. Verwijs ook duidelijk naar de openstaande facturen en het desbetreffende bedrag en stuur nog even je betaalgegevens mee.

Stuur altijd schriftelijk een betalingsherinnering (bv. per mail), maar bel meteen ook even naar je klant. Een telefonische herinnering is iets meer confronterend en zet sneller aan tot actie dan een onpersoonlijk mailtje.

Verstuur een aanmaning

Wanneer je na de betalingsherinnering nog geen betaling hebt ontvangen, is het tijd voor een schriftelijke aanmaning. Een aanmaning is een laatste officiële waarschuwing waarbij je duidelijk aangeeft dat je verwacht dat de klant tot actie overgaat, namelijk het betalen van de factuur. Een aanmaning verstuur je meteen na het verstrijken van de betalingstermijn die je in de herinnering aangaf.

Juridisch gezien kan je nu ook rente en incassokosten in rekening brengen, maar incasso-advocaten raden over het algemeen aan om dat nog niet te doen. Ook hier wil je de relatie niet onnodig schaden en door het dreigen met oplopende kosten, houd je een stok achter de deur. Wel is het belangrijk dat je een kortere betalingstermijn hanteert om toch voldoende druk aan te geven. Drie dagen moet echt wel volstaan om tot actie over te gaan.

Je geld achternagaan

Als er ook op de aanmaning geen reactie komt, is het tijd om zelf achter je geld aan te gaan. Dat kan je op verschillende manieren doen. Meestal wordt er eerst ingezet op de minnelijke invordering, waarbij je een beroep doet op een incassobureau. Zo’n incassobureau werkt vaak via een NCNP-principe (no cure, no pay) en houdt enkel kosten in wanneer je klant ook effectief tot betalen overgaat. Dat is overigens ook het moment waarop je de incassokosten en de wettelijke rente in rekening brengt. Dat is ook logisch want nu krijg je zelf ook met kosten te maken.

De uitkomst van de incassoprocedure kan heel divers zijn. Soms zit er niks anders op dan naar de rechtbank te gaan en bijvoorbeeld het faillissement van de schuldenaar aan te vragen of via een dagvaarding uiteindelijk beslag te laten leggen op de goederen. Soms wil de schuldenaar een betalingsregeling treffen en zet je de nieuwe afspraken netjes op papier.

Denk na over toekomstige problemen

De algemene voorwaarden zijn een belangrijk instrument omdat het aangeeft wat je kan doen wanneer je met onbetaalde facturen te maken krijgt. Bij een eigendomsvoorbehoud kan je bijvoorbeeld onbetaalde maar geleverde goederen terugvorderen. Daarnaast kan je bijvoorbeeld overeenkomen dat alle facturen openvallen wanneer één factuur onbetaald blijft. Op die manier voorkom je dat je vijf verschillende procedures moet opstarten en dan kan je meteen achter alle facturen aangaan. Er is veel mogelijk, maar anderzijds zijn niet alle afspraken toegestaan.

Bedenk preventief heel goed hoe je je gaat beschermen tegen onbetaalde facturen en win eventueel advies in. Wij van MKBrecht helpen je graag verder. Neem contact op met MKBrecht.nl.