Dit is waarom je een opdracht altijd schriftelijk moet bevestigen

Een overeenkomst kan perfect mondeling tot stand komen. Er zijn dan wel een aantal situaties waarbij een schriftelijk contract verplicht is, maar dit blijft toch wel een uitzondering. Maar hoe vaak men ook mag zeggen dat een mondeling akkoord ook gewoon geldig is, is er toch een constante: bewijs dat maar als je voor de rechter staat … Daarom blijven we hameren op schriftelijke overeenkomsten, maar we weten natuurlijk ook dat dit niet altijd even realistisch is.

Wanneer een contract niet zal werken

Het probleem met een schriftelijke overeenkomst is dat het in sommige gevallen onwenselijk of ongebruikelijk is om bij elke opdracht een contractje op te stellen en dit te laten ondertekenen.

Dit is bijvoorbeeld het geval in een garage. Als iemand daar een auto binnenbrengt ter voorbereiding op de APK is het nog niet duidelijk wat de garagist zal vaststellen. Merkt die goede man problemen op? Dan is het in de sector heel gebruikelijk dat hij de telefoon neemt, even belt en vraagt of hij de nodige herstellingen mag doen. Als de klant akkoord is, gaat hij aan de slag.

Voor zo’n garagist is het niet werkbaar om telkens een contract op te stellen. De klant wil bovendien vooral de auto zo snel mogelijk terug ophalen. Hij wil dan niet horen dat de garagist zit te wachten op een handtekening en of hij die eventjes snel wil komen plaatsen. Dat gaat dus niet werken. Maar eigenlijk geldt voor de garagist net hetzelfde: hij wil de auto zo snel mogelijk uit zijn garage zodat er ruimte is voor de volgende klant zijn vierwieler. Schriftelijke overeenkomsten zijn hier gewoon niet werkbaar. En dus moeten we een oplossing vinden.

Schriftelijke opdrachtbevestiging blijft belangrijk

Het probleem van dergelijke telefoongesprekjes is natuurlijk de bewijswaarde. Het valt niet te zeggen wat er telefonisch met de klant is besproken en dit kan problemen opleveren als de klant uiteindelijk weigert om de factuur te betalen. Het opnemen van gesprekken is onder voorwaarden toegestaan, maar dit verloopt niet altijd even goed. Eigenlijk is het risico op misverstanden dan altijd voor rekening van de garagist die natuurlijk geen tijd heeft om een door een jurist opgesteld script af te haspelen.

Daarom is het beter om de opdracht even schriftelijk te bevestigen door middel van een modeldocument. Hierbij kan hij een mail verzenden met daarin een samenvatting van wat telefonisch besproken is. De garagist verwijst daarbij ook naar het telefoongesprek.

Bewijswaarde van een niet-ondertekende opdrachtbevestiging

Wanneer de klant de inhoud van de mail niet betwist, maar louter niet tot betalen overgaat, sta je sterker in de schoenen. Wat voor de rechter belangrijk is, is dat er een geldige overeenstemming is. En daarvoor is een handtekening niet altijd vereist.

Om na te gaan of er een geldige overeenkomst tot stand is gekomen, zal de rechter rekening houden met alle verklaringen die over en weer worden geuit of met het gebrek aan zo’n verklaringen. Een klant die de opdrachtbevestiging niet uitdrukkelijk betwist, geeft eigenlijk een beetje toe dat dit inderdaad een samenvatting is van wat jullie overeen zijn gekomen. Hierdoor is de kans groter dat de rechter ook in je voordeel zal beslissen.

Wees ook hier altijd heel duidelijk en concreet. Zorg ervoor dat er later geen discussies kunnen ontstaan over de reikwijdte van de bevestiging. Als je dit niet goed doet, kan de bevestiging zich ook tegen jou keren. Daarom raden we aan om altijd een model op te laten stellen door een jurist. Plan een intakegesprek in en laat je helpen door een van onze experts.