Help, hoe krijg ik mijn facturen betaald?

Kijk jij net zoals veel Nederlandse ondernemers aan tegen klanten die maar niet of heel laat betalen? Dat is natuurlijk niet fijn en heeft een grote impact op de cashflow van je onderneming. Gelukkig kan je het een en ander doen om je facturen sneller te innen, zonder dat je daarvoor telkens een incassobureau of advocaat in de arm moet nemen.

Factuurkorting voor snelle betalers

Je hoeft niet altijd met gevolgen en juridische documenten te zwaaien om klanten sneller te laten betalen. Je kan bijvoorbeeld ook een korting toekennen voor betalingen die op tijd zijn. De klant krijgt dan een korting als hij binnen een bepaalde termijn het verschuldigde bedrag overboekt. Voor de klant is het bovendien altijd wel interessant omdat hij minder btw moet betalen, zelfs wanneer hij niet tijdig zou betalen.

Goede algemene voorwaarden

Met de factuurkorting zwaai je met beloningen voor snelle betalers. Anderzijds kan je ook voorzichtig dreigen met consequenties. En daarin spelen de algemene voorwaarden een belangrijke rol. Zo kan je in je algemene voorwaarden bepalen wat de gevolgen zijn als je klant laattijdig (of niet) zou betalen. Denk bijvoorbeeld aan een boete, zonder de mogelijkheid uit te sluiten om hogere werkelijke kosten aan te rekenen. Wat de mogelijkheden zijn, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Het kan bijvoorbeeld ook een optie zijn om de uitvoering van de werken tijdelijk op te schorten of om het geleverde product opnieuw op te eisen (inroepen eigendomsvoorbehoud). Hoe dan ook neemt de druk op de wanbetaler toe als je goede algemene voorwaarden hebt.

Wees er als de kippen bij

Voorkom dat je klant denkt dat je het toch niet zo nauw neemt met de vervaldatum. Neem meteen na het overschrijden ervan al even telefonisch contact op om even te horen of er iets is misgegaan. Krijg je nog steeds geen reactie? Dan kan je nog even telefoneren of een mailtje sturen. Nog steeds geen reactie? Uiteindelijk houdt het wel ergens op en zal je actie moeten ondernemen. Dat begint altijd bij een schriftelijke ingebrekestelling. Het is een noodzakelijke voorwaarde om de schadevergoeding te kunnen claimen.

Heb je te maken met een klant die eerlijk toegeeft dat het financieel even moeilijk is? Ga dan na of een oplossing al dan niet wenselijk is. Denk aan het verlenen van betalingsuitstel of de mogelijkheid om in verschillende termijnen te betalen, al dan niet in combinatie met een borgstelling. Eventueel kan je (een deel van) de schuld kwijtschelden, op voorwaarde dat de klant zich aan een aantal afspraken houdt. Dan kan je op zijn minst al de betaalde btw terugvragen. Hoe dan ook moet je zo’n afspraken steeds in een waterdichte overeenkomst gieten. Ook hier geldt: wees er als de kippen bij als de klant de nieuwe afspraken eveneens niet nakomt.

Beperk de schade

Als je niet tot een oplossing komt, zal er niks anders opzitten dan juridische stappen te zetten. Bedenk je echter wel dat ook de betaling van andere opdrachten in het gedrang kunnen komen. Vraag daarom een voorschot of integrale betaling bij nieuwe opdrachten. Het is ook handig wanneer je algemene voorwaarden aangeven dat alle bedragen invorderbaar worden wanneer één betaaltermijn is overschreden. Dan kan je meteen voor al je facturen actie ondernemen en moet je niet wachten tot alle betaaltermijnen verlopen zijn.

Laten we even spreken over je documenten

Niet alleen zijn goede algemene voorwaarden cruciaal als je wilt dat klanten snel betalen, bovendien moet je ook latere afspraken steeds op papier zetten en zal je een schriftelijke ingebrekestelling moeten verzenden. Enkel met de juiste documenten zie je niet alleen ooit, maar ook snel, je geld. Spreek er daarom over met een van onze juristen. Plan een gratis intakegesprek in.