Waarom je maar beter je algemene voorwaarden deponeert

Het deponeren van je algemene voorwaarden is niet verplicht en ook niet gratis. Bij de Kamer van Koophandel (KvK) doe je het al voor minder dan twee tientjes per kalenderjaar dus zo dramatisch is dat nu ook weer niet. Maar waarom zou je je algemene voorwaarden überhaupt deponeren? Daar zijn verschillende redenen voor.

Soms is het de enige oplossing

In sommige gevallen is het niet mogelijk om voor het tot stand komen van de overeenkomst je algemene voorwaarden voor te leggen. Nochtans is dat wel noodzakelijk als je ze later wil inroepen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je telefonisch producten verkoopt. Wanneer het echt onmogelijk is om je algemene voorwaarden te overhandigen, mag je ook aangeven dat ze van toepassing zijn en dat de gesprekspartner ze altijd gewoon even kan opvragen bij de KvK of de rechtbank. Dat is ook wat de NS doet wanneer je bijvoorbeeld een treinkaartje koopt in een van hun automaten: voor de NS is het onmogelijk om je telkens de algemene voorwaarden te bezorgen en dan lossen ze het via de deponering op. Zo’n aanpak is geldig, maar onderhevig aan voorwaarden.

Bewijs leveren

Ook in andere gevallen is het nuttig om je algemene voorwaarden te deponeren. Gedeponeerde algemene voorwaarden hebben per slot van rekening een bewijsfunctie. Jij kan dan duidelijk aantonen vanaf wanneer welke bepalingen van toepassing waren. Dat is vooral handig wanneer er discussie ontstaat over de inhoud van je algemene voorwaarden. Wanneer je je algemene voorwaarden niet gedeponeerd hebt, moet je op een andere manier bewijzen wat er exact in de overeengekomen algemene voorwaarden stond. Dat is natuurlijk niet zo eenvoudig als je geen ondertekende en gedateerde versie hebt.

Houd er wel rekening mee dat je wijzigingen ook telkens opnieuw moet doorgeven. Eigenlijk gaat het dan om een nieuwe deponering waarbij je aangeeft dat ze de vorige algemene voorwaarden vervangen. Bij de rechtbank moet je bij wijzigingen wel opnieuw betalen voor de deponering. Per 1 januari 2020 betaal je eenmalig 130 euro per akte.

Algemene voorwaarden deponeren bij de rechtbank of bij de KvK?

Of je je algemene voorwaarden nu deponeert bij de rechtbank of de KvK maakt juridisch gezien eigenlijk niet veel uit. Ze bij de KvK deponeren is wel goedkoper, maar dan moet je wel jaarlijks opnieuw betalen. Bij de rechtbank betaal je meer, maar gaat het om een eenmalige kost. Voor wijzigingen moet je die kost dan weer opnieuw betalen, terwijl dat bij de KvK niet hoeft. Omdat wij aanraden om je algemene voorwaarden regelmatig te laten herzien, is deponeren bij de KvK ook op langere termijn goedkoper.

Deponeren algemene voorwaarden maakt ze nog niet geldig

Deponering betekent niet dat je algemene voorwaarden wettelijk in orde zijn. De Kamer van Koophandel controleert ze bijvoorbeeld niet. Een bepaling kan dus nog steeds onredelijk bezwarend of ongeldig zijn. Daarom blijft het aangeraden om je algemene voorwaarden op te laten stellen door een jurist of een advocaat. Plan een intakegesprek in en laat je algemene voorwaarden opstellen door een van de experts van MKBrecht.nl.