Hoe ga je om met de privacy van werknemers tijdens de coronacrisis?

Veel werkgevers hebben vragen over hoe ze nu moeten omgaan met gezondheidsgegevens van hun werknemers. Gezondheidsinformatie is nu eenmaal een bijzonder persoonsgegeven en mag je niet zomaar verwerken. Welke gegevens mag je verzamelen, wat mag je vragen en wat mag je communiceren? In dit blog beantwoorden we een aantal vragen waar werkgevers mee zitten.

Mag je een zieke werknemer vragen of het gaat om een coronabesmetting?

Bij een ziektemelding mag je alleen persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je dan ook een telefoonnummer vragen waarop de werkgever bereikbaar is en het adres waar de werknemer zich bevindt. Dit mag ook het verpleegadres zijn. Daarnaast mag je vragen wat de verwachte ziekteduur is, of het al dan niet verband houdt met een arbeidsongeval en of er een eventuele regresmogelijkheid is (bv. bij een verkeersongeval). Daarnaast mag je vragen of de werknemer onder een vangnetregeling valt.

Welke ziekte de werknemer heeft, mag je in principe niet vragen. Dit mag ook niet wanneer de werknemer daar zelf mee instemt. In de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens is er momenteel (nog) geen uitzondering voorzien voor het coronavirus.

Mag je werknemers controleren op ziekteverschijnselen?

Sommige werkgevers vragen zich af of ze koortsscanners mogen inzetten aan de toegangspoort en werknemers met koorts de toegang mogen weigeren. Op grond van de AVG is dit verboden en mogen werknemers zo’n scan weigeren.

Wel mag je met werknemers ziekteverschijnselen bespreken, op voorwaarde dat dit op vrijwillige basis gebeurt én dat de informatie niet wordt vastgelegd. Ook het bijhouden van lijsten met geïnfecteerde of potentieel geïnfecteerde werknemers is in principe niet toegestaan. In de praktijk zal je je dan ook moeten beroepen op de informatie van de arbodienst en op basis hiervan beslissingen moeten nemen om een veilige werkomgeving te waarborgen.

Mag je communiceren over besmettingen in het bedrijf?

Je mag collega’s op de hoogte brengen van een coronabesmetting in het bedrijf. Dat is zelfs een goed idee omdat zij dan extra voorzorgsmaatregelen kunnen treffen. Je mag echter niet de identiteit van de besmette medewerker kenbaar maken en de identiteit mag ook niet uit je mededeling af te leiden zijn. Je zal dus moeten communiceren onder de meest algemene bewoordingen zonder te verwijzen naar het geslacht, de functie, de leeftijd of andere kenmerkende gegevens die de identiteit van de besmette persoon kunnen onthullen.

Wanneer het personeelslid uitdrukkelijk zelf vraagt om de collega’s hiervan op de hoogte te brengen, mag je gelet op de uitzonderlijke situatie voor de betrokkenen de identiteit wel kenbaar maken. In dat geval moet je er wel voor zorgen dat de informatie niet wordt bewaard. Verkies met andere woorden een geprinte mededeling of een mondelinge communicatie, neem informatie zeker niet op in het personeelsdossier. Beperk de communicatie ook enkel tot de directe betrokkenen.

Mag ik andere persoonsgegevens vragen?

Gezondheidsinformatie geniet een strikte bescherming, maar bij andere persoonsgegevens kan de vrije, ondubbelzinnige en geïnformeerde toestemming van de betrokkene wel gewoon volstaan. Op basis hiervan kan je bijvoorbeeld vragen naar het reisverleden, wanneer werknemers bijvoorbeeld in een risicogebied zijn geweest. Ook hier vraag je niet om meer informatie dan noodzakelijk is: een ja-neevraag volstaat zonder dat je de exacte reisbestemming hoeft te weten of info moet krijgen over de activiteiten ter plaatse. Thuiswerken krijgt de voorkeur. Houd er wel rekening mee dat niemand verplicht is om toestemming te verlenen. Maar vragen staat natuurlijk vrij…

Kamp je met een aantal privacyvragen met betrekking tot het coronavirus en de veiligheid van de werkomgeving? Praat er dan over met een van onze privacyjuristen. Plan vandaag een intakegesprek en laat je informeren.