Is jouw huurovereenkomst bedrijfsruimte AVG-proof?

Elke verhuurder zal bij de verhuur van een bedrijfsruimte persoonsgegevens gebruiken. Onlogisch is dat niet, want als verhuurder heb je dergelijke persoonsgegevens nodig om de huurovereenkomst op te stellen én uit te voeren. Denk bijvoorbeeld ook aan het volbrengen van voorafgaande screenings ten aanzien van kandidaat-huurders. Maar soms kan het gebruik van persoonsgegevens nog een stap verder gaan, bijvoorbeeld om de huurder met een persoonlijke badge de toegang tot het gebouw te verlenen.

Als verhuurder ben je maar beter op de hoogte van de AVG-regelgeving. In de praktijk merken wij echter dat huurovereenkomsten voor bedrijfsruimtes zelden AVG-proof zijn. En dat kan bezwaarlijke gevolgen hebben.

Het doel heiligt de middelen

Wanneer het over de AVG gaat zal Machiavelli heus niet de hoofdvogel schieten, want de AVG geeft toch een andere betekenis aan utilistisch denken. Maar in essentie is de redenering gelijkaardig: volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming mag je als verhuurder de persoonsgegevens gebruiken indien een rechtmatig doel dit kan verantwoorden.

Het aangaan en het uitvoeren van de huurovereenkomst zal zo de verzameling van de persoonsgegevens rechtvaardigen. Natuurlijk moet je je dan wel beperken tot het opvragen van de noodzakelijke gegevens. De religie van de huurder moet je bijvoorbeeld niet vragen om de huurovereenkomst uit te kunnen voeren. Het zou integendeel zelfs een discriminatievermoeden kunnen inluiden.

Ook voor wat het opvragen van persoonlijke gegevens voor toegangsverlening betreft, is het belang vrij eenvoudig aan te tonen. In dit geval kan je je beroepen op de beveiliging van het gebouw en de bedrijfsbeveiliging van de verschillende huurders. De naam en de foto van de huurder mogen op de badge aanwezig zijn. Zijn geaardheid draagt echter niet bij aan de bedrijfsbeveiliging en mag je dus niet opvragen. Het principe is hier gelijkaardig: enkel de noodzakelijke persoonsgegevens vraag je op en verwerk je.

Toestemming verkrijgen is niet altijd noodzakelijk

Bovenstaande voorbeelden tonen aan dat je niet automatisch de toestemming van de (potentiële) huurder dient te verkrijgen. Gelukkig maar, want aan zo’n toestemming zijn immers nog een aantal voorwaarden verbonden. Bovendien kan de huurder zijn toestemming steeds intrekken, waardoor je zijn persoonsgegevens niet meer zou mogen gebruiken. Dat zou te gek voor woorden zijn.

Weet wel dat je als verantwoordelijke een register moet bijhouden waarin je aangeeft welke persoonsgegevens je verwerkt en waarom je dat doet. In het register dien je eveneens bewaartermijnen op te nemen, net zoals je een overzicht moet bieden met betrekking tot de genomen beveiligingsmaatregelen. Ook wanneer de toestemming niet noodzakelijk is, moet je over zo’n register beschikken.

Wees transparant ten aanzien van de huurder

Indien je persoonsgegevens gebruikt, is het belangrijk om daar transparant mee om te springen. Vraag je persoonsgegevens op om een screening uit te voeren? Geef dat dan ook concreet aan, net zoals je helder uitleg geeft met betrekking tot de bewaartermijn en wat je nadien met de verstrekte gegevens zal doen. Maar ook indien je de persoonsgegevens omwille van andere redenen zou verzamelen, is het belangrijk om de huurder transparant en kosteloos te informeren.

In de praktijk zal men in de huurovereenkomst voor een bedrijfsruimte een specifieke clausule op moeten nemen. En hier schuilt het addertje onder het gras. De momenteel verkrijgbare modelovereenkomsten voor de huur van een winkel- of een kantoorruimte dateren intussen al van respectievelijk 2012 en 2015. Zij zijn helemaal niet afgestemd op de AVG-regelgeving en zijn dus, wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft, compleet onbruikbaar. Daarom laat je maar beter een en ander aanpassen door een jurist. Wij van MKBrecht.nl helpen je graag verder.

Andere AVG-verplichtingen

Wanneer je persoonsgegevens verwerkt, rusten er nog heel wat andere verplichtingen op je. Zo moet je bijvoorbeeld organisatorische en technische maatregelen treffen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen. Heb je de persoonsgegevens op jouw laptop staan? Dan zal je bijvoorbeeld over een goed antivirusprogramma moeten beschikken. En USB-sticks met persoonsgegevens laat je natuurlijk niet rondslingeren. Uiteraard kan het nog een stap verder gaan en is het bovenal belangrijk dat je regelmatig nagaat of de getroffen beveiligingsmaatregelen wel nog voldoende zijn. Alles om een lek te voorkomen: dat is de essentie.

Het beveiligen van de persoonsgegevens? Daarmee hebben juristen uiteraard weinig te maken. Dat is het werk van technici. Dat wijzigt echter helemaal indien er van een datalek sprake is. Want dan bestaat er ineens een risico op fikse sancties. Stilzitten mag echter niet omdat er op jou een meldplicht rust.

Zo’n lek treedt overigens sneller op dan men denkt. Stel je maar even voor dat een mail met persoonsgegevens een verkeerde afzender had of dat jouw laptop zoek is. Het is belangrijk dat je dergelijke datalekken dan zo snel mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens meldt. Vooraf nog snel even informatie inwinnen bij een jurist, is echter geen overbodige luxe. Neem dat maar van ons aan.

MKBrecht.nl helpt jou verder

Meer informatie over de AVG-verplichtingen? Plan dan een belafspraak in en laat onze juristen jou bijstaan.

Gebruik je bovendien nog steeds een ouder model of een vroeger opgestelde huurovereenkomst? Leg de huurovereenkomst dan even voor aan onze specialisten. Zelden is de huurovereenkomst nog compatibel met de recente AVG-regelgeving. Het aanpassen ervan is vaak een kleine inspanning, terwijl je grote boetes kan voorkomen. Ook hiervoor kan je bij MKBrecht.nl terecht.