Nieuwsbrieven versturen en de AVG: wat mag?

Nieuwsbrieven, ongeacht of ze nu per post of mail zijn, zijn een veelgebruikt instrument voor hedendaagse bedrijven. Nieuwsbrieven mag je echter niet zomaar versturen en zijn aan een aantal AVG-regels onderhevig. Dat is ook logisch: voor nieuwsbrieven verwerk je adres- of mailgegevens en ook die gegevens zijn persoonsgegevens die door de AVG worden beschermd. Daarnaast moet je ook rekening houden met de Telecommunicatiewet die bijzondere regels bevat omtrent het versturen van digitale nieuwsbrieven.

Geen probleem voor vergelijkbare producten of diensten

De Telecommunicatiewet maakt het mogelijk om nieuwsbrieven naar bestaande klanten te sturen voor vergelijkbare producten of diensten. Voor deze groep klanten heb je met andere woorden geen toestemming nodig. Enkel moet je wel een opt-outmogelijkheid bieden. Die mogelijkheid moet je bij iedere nieuwsbrief opnieuw geven.

Meestal is de toestemming nodig

Wanneer het niet gaat om vergelijkbare producten of diensten of wanneer het louter om een prospect gaat, heb je wel de toestemming nodig. Aan die toestemming worden door de AVG een aantal eisen gesteld. Zo moet de toestemming vrij (geen negatieve gevolgen bij het weigeren), geïnformeerd (duidelijkheid over welke gegevens je voor direct marketing gebruikt, bv. in een privacyverklaring), duidelijk en transparant zijn. Daarnaast moet de toestemming ondubbelzinnig worden gegeven. Als je bij het bestelformulier bijvoorbeeld met aanvinkvakjes werkt, moet het vakje standaard zijn uitgevinkt. Ten slotte moet het ook hier mogelijk zijn om eenvoudig de toestemming in te trekken.

Ook bij prospects kan je deze redenering volgen en volstaat het om hun toestemming te verkrijgen. Die toestemming kan bijvoorbeeld worden gegeven wanneer een klant een e-boek downloadt. Het “kopen” van een e-boek met persoonsgegevens kan dan weer niet want dan koppel je natuurlijk een aantal nadelige gevolgen aan de weigering. Ook zonder toestemming moet je e-boek gratis raadpleegbaar zijn, net zoals voor personen die wel hun toestemming geven.

Vroeg je voor de invoering van de AVG al om de toestemming van (potentiële) klanten? Dan hoef je dat enkel opnieuw te doen wanneer die toestemming niet aan de AVG-eisen voldoet. Wij kunnen voor jou nagaan of dat al dan niet het geval is.

Correct verwerken en bewijzen

Daarnaast heb je een verantwoordingsplicht waardoor je steeds moet kunnen aantonen wie waarvoor toestemming heeft gegeven. Wanneer je privacyverklaring wijzigt, moet je dus ook goed weten of er wel toestemming werd gegeven voor de nieuwe manier waarop je met de persoonsgegevens omgaat.

Bovendien moet je bij het verwerken van de persoonsgegevens je altijd naar je eigen regels schikken. Als je enkel de toestemming kreeg om de persoonsgegevens te gebruiken voor het versturen van een nieuwsbrief, mag je ze niet zomaar aan een studiebureau doorgeven. Denk natuurlijk ook aan andere AVG-verplichtingen die op je schouders rusten, zoals de verplichting om de persoonsgegevens te beveiligen en het respecteren van de rechten van je klanten (bv. recht om vergeten te worden).

MKBrecht.nl helpt je op de goede weg

Zomaar eventjes nieuwsbrieven versturen is geen goed idee. Alles begint bij het verkrijgen van de toestemming, maar ook dan heb je nu eenmaal een verregaande informatieplicht en is een goede privacyverklaring onmisbaar. MKBrecht.nl helpt je op de goede weg en doet het nodige. Wij stellen de privacy policy voor je op en doen zo nodig hetzelfde voor het AVG-verwerkingsregister en een eventuele verwerkersovereenkomst. Heb je meerdere documenten nodig? Dan is ons voordelig AVG-pakket waarschijnlijk interessanter. Vraag een gratis adviesgesprek aan en zorg dat jouw nieuwsbrieven aan alle eisen van de AVG voldoen.