School hoeft persoonsgegevens van ex-leerling niet te verwijderen

In 2020 ontstond er een conflict tussen de ouders van een leerling en een basisschool. Centraal stonden de bevindingen van een leerkracht, die de houding en het gedrag van die leerling hekelde. De ouders wilden daarop hun kind bij een andere basisschool inschrijven. Toen de nieuwe basisschool de Zien!-rapportage van de vorige basisschool doornam, weigerden ze echter om het kind in te schrijven. De ouders wilden daarop dat de oude basisschool de persoonsgegevens uit het systeem verwijdert. De rechter heeft nu beslist dat de ex-basisschool dit helemaal niet hoeft te doen.

Verwerken van persoonsgegevens door scholen

Bij de Zien!-rapportage wordt het sociaal-emotioneel functioneren van leerlingen in kaart gebracht door middel van allerlei observaties. Het helpt het gedrag van leerlingen beter te begrijpen. De rapportage gebeurt door middel van zeven dimensies die betrekking hebben op het welbevinden en de betrokkenheid. Deze twee signaaldimensies staan in nauw verband met de vijf vaardigheidsdimensies inlevingsvermogen, sociaal initiatief, sociale flexibiliteit, sociale autonomie en impulsbeheersing. Deze gegevens worden geregistreerd in het ParnasSys Zien!-systeem.

Recht op vergetelheid

Deze Zien!-rapportage maakt het de ouders moeilijk om een nieuwe basisschool te vinden. Daarom hebben de ouders bij de voormalige basisschool een verwijderingsverzoek ingediend. Ze vroegen met andere woorden om alle gegevens die in het ParnasSys Zien!-systeem zijn opgenomen definitief te verwijderen. Hiervoor stoelden de ouders zich op het recht op vergetelheid.

Als een organisatie geen goede reden meer heeft om persoonsgegevens nog langer te verwerken, moet de organisatie deze gegevens verwijderen. Ook wanneer men een eerdere toestemming intrekt of als de wettelijk bepaalde bewaartermijn afloopt, verplicht het recht op vergetelheid de gegevensverwerker om de persoonsgegevens te verwijderen.

De voormalige basisschool ging echter niet in op dit verwijderingsverzoek, waarna de ouders naar de rechtbank trokken. De ouders vroegen aan de rechter om de volledige Zien!-rapportage te verwijderen, alsook de gespreksnotities en de aantekeningen.

School moet de persoonsgegevens verplicht bewaren

Bij de beoordeling van dit verzoek (ECLI:NL:RBOBR:2021:5776) gaat de rechter na of de voormalige basisschool de gegevens mocht verwerken en of het wel nog een voldoende groot belang heeft bij het bijhouden van deze persoonsgegevens in het leerlingvolgsysteem.

De rechter houdt daarbij rekening met artikel 8, lid 6 Wpo (Wet op het primaire onderwijs). Dit artikel verplicht de school om een leerling- en onderwijsvolgsysteem te gebruiken. Volgens de rechter is dit een wettelijke grondslag die rechtvaardigt dat scholen rapportages bijhouden in het Zien!-systeem. Een ex-school mag deze gegevens volgens de rechter bewaren, omdat het deel uitmaakt van het onderwijskundig rapport. Scholen zijn verplicht om het onderwijskundig rapport gedurende een wettelijke bewaartermijn te bewaren.

Meer informatie over het recht op vergetelheid

Deze zaak toont aan dat scholen, ondernemers en organisaties niet bij elk verwijderingsverzoek automatisch op de deleteknop dienen te drukken. Als een organisatie wettelijk verplicht is om gegevens te bewaren, mag het deze gegevens niet zomaar verwijderen. Daarnaast kan het dat bepaalde gegevens nog steeds nodig zijn, bijvoorbeeld om openstaande facturen te innen. Dan is het niet mogelijk om alle gegevens te verwijderen.

Hoe dan ook ben je wel verplicht om op het verwijderingsverzoek te reageren. Als je bepaalde gegevens niet wist, moet je uitleggen waarom je dat niet doet. Als je de persoonsgegevens wel moet wissen, kan het nodig zijn om andere organisaties met wie je de gegevens deelt te vragen om iedere kopie te wissen.

Heb je vragen over het recht op vergetelheid of vraag je je af welke persoonsgegevens je al dan niet dient te verwijderen? Spreek er dan over met een van onze privacyjuristen.