Toestemming is ook bij e-mailtracking vereist

Eerder deze maand publiceerde de Volkskrant dat de Dienst Uitvoering Onderwijs na overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens gestopt is met het gebruik van trackingsoftware in haar e-mails. Anders zou het hoge boetes moeten vrezen. E-mailtracking zou immers een schending uitmaken van de AVG-regelgeving. Is e-mailtracking vanaf nu dan volledig verboden? In dit blogbericht leggen wij van MKBrecht.nl een en ander voor jou uit.

Wat is e-mailtracking?

In het geval van e-mailtracking wordt er een plaatje aan de mail toegevoegd. Dit plaatje is transparant en is met zijn lengte en breedte van één pixel ook nog eens heel klein, onzichtbaar eigenlijk. Daarom wordt het ook wel eens een trackingpixel genoemd. Voor de ontvanger van de mail is het dan ook niet duidelijk of er al dan niet trackingsoftware wordt gebruikt.

Indien de mail wordt geopend, zal de gebruiker automatisch het plaatje van de internetserver van de afzender downloaden om het in het mailbericht “weer te geven”. Bij het downloaden van het plaatje kan de afzender echter een aantal gegevens inkijken. Het kan bijvoorbeeld gaan om het IP-adres van de ontvanger, een tijdstempel en gegevens met betrekking tot de browser en het besturingssysteem van de ontvanger. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gekoppeld aan het mailadres van de ontvanger en zo ook aan diens identiteit.

E-mailmarketing wordt gebruikt om de effectiviteit van mailcampagnes na te gaan of om te controleren of een mail al dan niet wordt geopend. Dat laatste kan ook als bewijsrechtelijk doel dienen. En het is daarvoor dat de Dienst Uitvoering Onderwijs het gebruikte: zo kon het bewijzen dat studenten wel degelijk de berichten hadden ontvangen en geopend.

Het gaat om persoonsgegevens

Omdat de geregistreerde gegevens aan het mailadres kunnen worden gekoppeld, spreekt men van herleidbare persoonsgegevens. Ook bij het registreren van het IP-adres is dat het geval. In zo’n geval is de AVG-regelgeving van toepassing. Die impliceert dat de verzender deze persoonsgegevens enkel mag verwerken indien er aan een aantal voorwaarden is voldaan. In de praktijk zal de ondubbelzinnige toestemming van de ontvanger zich opdringen. Dat is ook wat de European Data Protection Board eerder al aangaf.

Is het gebruik van e-mailtracking verboden?

Dat dan weer niet, maar er zal goed worden nagedacht over het verkrijgen van de toestemming. Wel zijn er verschillende juristen die opperen dat het gebruik van e-mailtracking ook zonder toestemming moet kunnen, op voorwaarde dat de gevolgen op het vlak van privacy gering zijn. Hiervoor baseren ze zich op de benadering die ook geldt voor cookies en waarbij het gebruik van analytische cookies zonder toestemming toegestaan is. Volgens zo’n redenering zou het gebruik van een trackingpixel toegestaan zijn indien het niet wordt gebruikt om het profiel van een ontvanger op te stellen, maar enkel om het bereik van de nieuwsbrief te bepalen. Denk bijvoorbeeld aan het verkrijgen van het percentage van geopende mails.

In zo’n geval kan ook een ander gerechtvaardigd belang worden gehanteerd. De AVG heeft het per slot van rekening over verschillende grondslagen waarvan de ondubbelzinnige toestemming slechts een voorbeeld is. Laat er wel geen misverstanden over bestaan: het gebruik van e-mailtracking voor juridische redenen, zoals de Dienst Uitvoering Onderwijs dat volgens de Volkskrant deed, zal steeds de ondubbelzinnige toestemming vereisen.

MKBrecht.nl adviseert jou graag

Zelfs indien de voorafgaande ondubbelzinnige toestemming niet noodzakelijk is, zal het toch gevolgen hebben voor de redactie van jouw privacy statement. In jouw privacy statement zal de ontvanger nu eenmaal moeten worden geïnformeerd. Die informatieplicht is ook een gevolg van de AVG-regelgeving. Via ons AVG-pakket ben je alvast 100% zeker van jouw stuk.

Maak je gebruik van e-mailtracking of ben je van plan om dit te doen? Spreek er dan eerst over met onze juristen. Zo hoeft de Autoriteit Persoonsgegevens jou niet terug te fluiten.