De aandeelhouders zijn eigenaar van de onderneming. Het dagelijks bestuur van de onderneming wordt uitgevoerd door de directie, ook wel het bestuur. Tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) komen aandeelhouders en directie samen. De wet bepaalt dat de AVA minstens één keer per jaar moet gehouden moet worden. In de agenda voor de AVA staan de plaats, datum en de agendapunten die op de AVA worden besproken.

Bepalingen die in de statuten worden opgenomen zijn bijvoorbeeld  de plaats en datum voor de AVA. Een andere bepaling die kan worden op genomen is dat over specifieke onderwerpen een ander orgaan dan de AVA bevoegd is om besluiten te nemen. Om tot een legitiem besluit te komen, moet ten eerste het voornemen tot een besluit in de agenda te staan. Ten tweede dient de AVA op de correcte manier aangekondigd te worden (waar nodig is, in overeenstemming met bepalingen uit de AVA, het besluit op een juiste manier tot stand is gekomen) Tenslotte worden de besluiten vastgelegd in de notulen van de AVA.

Bij besluiten kun je denken aan het aanstellen of het ontslaan van bestuurders, de vaststelling van de dividenduitkering of de uitgifte van aandelen.

Tijdens de AVA doet de directie verslag van de gang van zaken in een onderneming en doet een voorstel voor de winstbestemming. Indien het naast de normale AVA gewenst is dat de directie of de aandeelhouders bij elkaar komen, dan kan dat door middel van een .

Voor een  Bijzondere Vergadering van Aandeelhouders gelden dezelfde regels als bij de normale AVA. De Bijzondere aandeelhoudersvergadering moet dus middels de agenda worden aangekondigd en de besluiten moeten worden opgenomen in de notulen.

Beslissingen of besluiten worden in de aandeelhoudersvergadering genomen door meerderheid van stemmen. In de statuten kunnen verschillende soorten van aandelen zijn benoemd waarbij er onderscheid gemaakt kan worden op grond van zeggenschap of winstverdeling. Het dagelijks bestuur en de raad van commissarissen moeten verplicht ook worden opgeroepen voor de AVA en hebben tijdens de vergadering adviesrecht (een raadgevende stem).

Als aandeelhouder ben je eigenaar van een deel in een onderneming. Dat kan een heel beperkt deel zijn omdat je alleen een paar aandelen in een hele grote onderneming bezit maar je kunt als Directeur Groot Aandeelhouder ook een groot aantal of alle aandelen in een onderneming bezitten.

Je hebt een aandeelhouddersbesluit nodig omdat het  dus gevolgen heeft voor de toekomst van de onderneming en daarmee ook voor de waarde van de aandelen.

Het aandeelhoudersbesluit is van belang omdat dit gaat over belangrijke onderwerpen voor de toekomst van de onderneming. Voorbeelden hiervan zijn het uitgeven van aandelen, het benoemen of ontslaan van bestuurders en de winstbestemming. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en controleren van je aandeelhoudersbesluit!

In de notulen staan wie er aanwezig is bij de AVA en hoeveel stemmen de aandeelhouders kunnen uitbrengen. Het is gebruikelijk dat bij de normale AVA het besluit wordt genomen voor de vaststelling en goedkeuring van de jaarrekening en een besluit over de winstbestemming.

Vervolgens wordt er een besluit opgenomen dat het bestuur decharge wordt verleend over het afgelopen boekjaar. Dit besluit is juridisch erg van belang omdat het bestuur later niet meer verantwoordelijk kan worden gesteld voor zaken die zich in het afgelopen boekjaar hebben afgespeeld.

Deze decharge heeft geldt alleen voor de relatie met de aandeelhouders en niet voor de aansprakelijkheid naar andere partijen toe. Vervolgens kunnen er allerlei besluiten worden opgenomen in de notulen die waren geagendeerd en waarover een besluit is genomen.

Voorbeelden hiervan zijn het benoemen van bestuurders, ontslaan van bestuurders, vergoedingen voor bestuurders vaststellen of het uitgeven van aandelen. De AVA is overigens ook gerechtigd om een besluit te nemen om de statuten te wijzigen.

Het is raadzaam om je juridisch goed bij te laten staan omtrent de aandeelhoudersvergadering omdat het belangrijk is dat besluiten rechtsgeldig tot stand komen en ook goed worden genotuleerd. Je loopt anders het risico dat je achteraf te maken hebt met het feit dat een besluit nietig is omdat er niet aan de vormvereisten is voldaan.

De agenda voor de aandeelhouders moet jaarlijks worden uitgeschreven en binnen zes maanden na het aflopen van het boekjaar. Het bestuur of de Raad van Commissarissen is bevoegd om de aandeelhoudersvergadering uit te schrijven tenzij anders is bepaald in de statuten. De statuten kunnen ook bepalingen hebben die de locatie of het moment van het uitschrijven van de aandeelhoudersvergadering. De agenda moet zijn gericht aan de aandeelhouders van de vennootschap en in de agenda moeten de agendapunten zijn opgenomen.

Wat niet op de agenda staat, wordt niet besproken. Het gevolg is dat er daarover geen besluit over kan worden genomen. De bestuurders en de Raad van Commissarissen hebben adviesrecht. Dit betekent dat zij de mogelijkheid moeten hebben om voor ieder voorgenomen besluit de aandeelhouders te adviseren.

Een besluit wordt vervolgens genomen door stemming van de aandeelhouders en kan slechts worden aangenomen met meerderheid van stemmen. Het besluit wordt vervolgens opgenomen in de notulen van de AVA.