Steeds meer ondernemingen kiezen voor een arbeidsvoorwaardenregeling  Het heeft dan ook veel voordelen te bieden, zeker in tijden waar onderhandelingen met medewerkers en vakbonden steeds moeilijker verlopen.

Een arbeidsvoorwaardenregeling wordt ook wel eens een personeelsreglement, een personeelshandboek of een arbeidsvoorwaardenreglement genoemd. Hoewel die verschillende benamingen soms verwarring kunnen zaaien, doelen ze stuk voor stuk op een set van arbeidsvoorwaarden die voor bepaalde groepen medewerkers of voor alle medewerkers binnen een onderneming van toepassing zijn. Ze bestaan vaak naast een CAO en vullen de CAO dan ook aan. Toch kan een arbeidsvoorwaardenregeling ook in het leven worden geroepen omdat er geen cao is.

In principe kan je de diverse aspecten regelen via individuele arbeidsovereenkomsten van je werknemers. Uiteraard is dat te gek voor woorden en dringt een arbeidsvoorwaardenregeling zich al snel op. Een arbeidsovereenkomst is immers veel te star en kan niet zomaar worden aangepast. En ook een CAO is niet het meest flexibel. Een arbeidsvoorwaardenregeling is daarom een veel interessanter instrument om de zogenaamde secundaire arbeidsvoorwaarden te regelen. Denk bijvoorbeeld aan de verlofregeling of de vergoeding van studiekosten.

Een arbeidsvoorwaardenregeling maakt het veel eenvoudiger om op nieuwe ontwikkelingen en wijzigende wetgeving in te spelen. Dit doe je bovendien ook sneller, omdat je niet met elke individuele medewerker over de arbeidsovereenkomsten hoeft te onderhandelen. Toch plukken ook de individuele medewerkers de voordelen van een arbeidsvoorwaardenregeling. Het brengt immers extra duidelijkheid en structuur met zich mee en een snellere actualisering kan nu eenmaal ook in hun voordelen spelen.

Hiernaast zijn ook managers vaak fan van een goede arbeidsvoorwaardenregeling. De arbeidsvoorwaardenregeling maakt de handhaving van het beleid immers veel eenvoudiger, mede doordat er ook vaak gedragsregels in terug te vinden zijn.

Tot slot lijken ook rechters een arbeidsvoorwaardenregeling te waarderen. Indien een ontslag uiteindelijk voor de rechter verschijnt, is de verwijzing naar de arbeidsvoorwaardenregeling een krachtig bewijs om het ontslag te rechtvaardigen. Je schept immers duidelijkheid naar jouw personeelsleden en dat lijken rechters nu eenmaal te waarderen. Juridisch sta je met een arbeidsvoorwaardenregeling dan ook een stuk sterker.

De inhoud van een arbeidsvoorwaardenregeling zal van bedrijf tot bedrijf verschillen. Onder andere de bepalingen uit de arbeidsovereenkomsten en de toepasselijke cao’s, in combinatie met de normen en waarden van een onderneming, zullen de inhoud van de arbeidsvoorwaardenregeling beïnvloeden.

In de praktijk heeft het wel voornamelijk aandacht voor de secundaire arbeidsvoorwaarden. De arbeidsvoorwaardenregeling zal onder andere de reiskostenvergoedingen, de onkostenvergoedingen, verlofregelingen, winstdelingsregelingen en collectieve voorzieningen regelen.

In de tweede plaats bevat de arbeidsvoorwaardenregeling meestal bepalingen omtrent opleidingsmogelijkheden. Ook hier kunnen daar voordelen aan verbonden worden. Denk met name aan de opleidingsvergoeding.

Vervolgens zal de arbeidsvoorwaardenregeling een aantal praktische afspraken voorop stellen. Denk onder andere aan de werktijden, het gebruik van internet, het gebruik van mobiele telefoons en de huis- en gedragsregels. Eventueel wordt meteen ook aangegeven wat de gevolgen van een vastgestelde inbreuk zijn en welk proces vervolgens wordt opgestart. Zo is het voor de desbetreffende medewerker reeds duidelijk waaraan hij zich kan verwachten. En zoals eerder aangehaald sta je zo juridisch veel sterker. Hoe dan ook zal de arbeidsvoorwaardenregeling bepalingen bevatten met betrekking tot de uitdiensttreding, ongeacht het feit of dit al dan niet vrijwillig was.

Tot slot hoort een arbeidsvoorwaardenregeling steeds in harmonie te leven met de arbeidsovereenkomsten en de cao. Soms leggen cao-bepalingen immers een keuzemarge op die men in de arbeidsvoorwaardenregeling zal verfijnen. Maar het kan uiteraard ook andersom en men kan in de arbeidsvoorwaardenregeling bepaalde aspecten van de cao of de arbeidsovereenkomst benadrukken. Ook hier helpt dat om juridisch sterker te staan bij een eventueel conflict.

Zonder abreidsvoorwaardenregeling is het in de praktijk vaak lastig manoeuvreren. Indien je een en ander wilt wijzigen, moet je meteen het gesprek aangaan met alle medewerkers. Je moet hen er individueel van overtuigen om de arbeidsovereenkomst aan te passen. Natuurlijk moeten zij zich dan als goede werknemers gedragen, maar dat impliceert uiteraard nog niet dat ze alles zomaar voor zoete koek moeten slikken. In de praktijk sta je dus voor moeilijke veranderprocessen die druk uitoefenen op de concurrentiekracht, administratief zwaar wegen en de interne cultuur schade kunnen berokkenen.

Dan maar alles op een cao-wijziging inzetten? Nou, dan gooi je alle eieren in de schaal van de vakbonden. Eventueel kan er aangestuurd worden op een tweezijdige wijziging, maar wellicht zullen vakbonden van het momentum gebruik maken om ook andere wijzigingen op te dringen. Andermaal is starheid het enige resultaat.

Tot slot zal duidelijkheid ook ontbreken. En zoals we eerder aanhaalden heeft de rechtspraak de neiging om onduidelijkheden emotieloos af te straffen. Lijkt een medewerker van de onduidelijkheid gebruik te maken om een aantal waarden van zich af te werpen? Dan zal je juridisch goed op je passen moeten letten, zeker indien je een en ander met de harde hand aan banden wilt leggen.

Toch maar een arbeidsvoorwaardenregeling opstellen? Dat is alvast een goed idee. Het opstellen van een arbeidsvoorwaardenregeling is immers niet eenvoudig, onder andere door de strikte verwevenheid met cao’s en de individuele arbeidsovereenkomsten. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en/of controleren van je arbeidsvoorwaardenregeling!