De bedrijfsautobranche blijft sterk in zijn schoenen staan. En als andere werkgevers dergelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden, kan je uiteraard niet achterwege blijven. Toch is het soms ook gewoon een noodzaak en moeten medewerkers nu eenmaal vlot bij klanten op bezoek kunnen gaan. Dat is althans wat de 21^ste eeuw van ons vergt. Maar het feit dat je die medewerkers een leasewagen aanbiedt, hoeft uiteraard nog niet te betekenen dat je jouw rechten hoeft op te doeken. Integendeel. Een autoleasereglement dringt zich dan ook op.

Een autoleasereglement is een set van regels die gekoppeld worden aan een leasewagen die door de werkgever ter beschikking van de werknemer wordt gesteld. Een autoleasereglement kan hierbij op zichzelf staan en specifiek voor een bepaalde leasewagen worden gesloten. In dit geval is het wel belangrijk dat de individuele medewerker het autoreglement ook effectief ontvangt en ondertekent.

In de praktijk kan een autoleasereglement echter ook in het personeelshandboek (of arbeidsvoorwaardenregeling) worden opgenomen en van toepassing zijn op alle personeelsleden die een leasewagen ter beschikking krijgen. Uiteraard heeft dat gevolgen voor wat er in het autoleasereglement wordt opgenomen.

Bij een leasewagen zijn er steeds verschillende partijen betrokken. Denk niet alleen aan de werknemer en de werkgever, maar ook aan de leasemaatschappij, de verzekeraar en de belastingcontroleur. Daarnaast kunnen ook andere medewerkers om duidelijkheid vragen. Zij hebben immers het recht om te weten welke medewerkers al dan niet recht hebben op een leasewagen. Ook de andere medewerkers willen immers een gelijke behandeling.

Met het autoleasereglement schep je dan ook duidelijkheid. Indien het wordt opgenomen in het personeelshandboek weten de medewerkers aan welke criteria men moet voldoen om recht te hebben op een leasewagen hetgeen de transparantie ten goede komt.

Daarnaast zal het autoleasereglement zowel de persoonlijke belangen als die van de autoleasemaatschappij vrijwaren. Enerzijds door een aantal financiële bepalingen op te nemen, anderzijds door richtlijnen op te nemen waardoor de wagen in uitstekende staat blijft verkeren. Het is toch logisch dat de medewerker de auto voor controle regelmatig naar de garage gaat?

Vervolgens is het gebruik van een autoleasereglement ook verzekeringstechnisch aangewezen. De verzekeraar zal er immers niet zomaar mee akkoord gaan dat de medewerker de wagen uitleent aan de vriendelijke buurman of de auto gebruikt om als Uber-chauffeur. Om aansprakelijkheidsvragen en problemen met de verzekering te voorkomen, is een autoleasereglement dan ook belangrijk.

Tot slot kijkt ook de fiscus met argusogen toe. Zo zijn er immers een aantal fiscale voorwaarden verbonden aan het gebruik van de leasewagen voor privédoeleinden. Bij excessief privégebruik zal je als werkgever jouw kosten ten gevolge van het privégebruik willen doorbelasten. Dat kun je maar beter zwart op wit hebben gezet!

Net omdat er veel partijen belang hebben aan een autoleasereglement, is het autoleasereglement ook heel uitgebreid. Zo worden er een aantal bepalingen omtrent de leaseovereenkomst opgenomen en wordt er verwezen naar een gebruiksovereenkomst. Indien het autoleasereglement wordt opgenomen in een personeelshandboek, is het gebruikelijk om de voorwaarden voor de toewijzing van de leasewagen te specificeren. Zo kan men aangeven om welk type wagen het per functiecategorie gaat (inclusief de bijpassend norm van het leasebedrag) en wie al dan niet in aanmerking komt voor een leasewagen. Parttimers worden bijvoorbeeld vaak uitgesloten van een eigen leasewagen. Om die discussie te vermijden, zet je dat beter in je arbeidsvoorwaardenregeling (personeelshandboek).

Vervolgens worden meestal een aantal belangrijke gebruiksregels opgenomen die ook terugkomen in een eventuele gebruiksovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan het verbod om de auto te gebruiken voor snelheidsritten of om de wagen te verhuren. Maar ook regels omtrent het privégebruik (in het buitenland), afspraken omtrent wat er bij een schadegeval dient te gebeuren en afspraken over de kostenverdeling zijn niet ongewoon.

Steeds vaker wordt ook vooraf gespecificeerd wat de gevolgen zijn van het ontslag van een werknemer op de leasewagen. Zo wordt opgenomen wanneer de werknemer bij ontslag de leasewagen moet teruggeven en of hij al dan niet de mogelijkheid heeft om de wagen over te nemen. Dat maakt het onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst veel eenvoudiger, hoewel dat natuurlijk geen garantie hoeft te zijn. Daarnaast zijn er natuurlijk een aantal fiscale regelingen waar rekening mee gehouden moet worden.

De wetgever verplicht jou niet om over een autoleasereglement te beschikken. Toch doe je het maar beter wel, want een autoleasereglement is nu eenmaal jouw garantie voor wanneer het misloopt.

Indien de medewerker bijvoorbeeld alsnog de wagen verhuurt en de verzekeraar bij een schadegeval niet zal vergoeden, zorgt het autoleasereglement ervoor dat jij de medewerker persoonlijk aansprakelijk kan stellen voor jouw schade. Indien je niet over een autoleasereglement beschikt is dit al veel moeilijker (zeker bewijsrechtelijk).

Maar de discussie kan ook op een subtieler niveau ontstaan. Discussies omtrent het gebruik van de leasewagen zijn er eigenlijk voortdurend, net omdat het door werknemers als een secundaire arbeidsvoorwaarde (lees: een recht) wordt aanzien. Denk bijvoorbeeld aan het geval waarin een medewerker ziek wordt en je als werkgever de leasewagen terug wilt vragen om aan de vervanger te bezorgen. Niet eenvoudig, want je kan de leaseauto niet zomaar in de eigen garage van de werknemer komen ophalen. Een goed autoleasereglement zal ook hier een aantal praktische zaken regelen.

En zo zijn er al snel tientallen andere voorbeelden te benoemen waarbij felle discussies het levenslicht zien. Om nog maar te zwijgen van de autoleasemaatschappij die zo’n reglement contractueel kan eisen of de belastingcontroleur die even vraagt om een en ander te overleggen. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en controleren van je leaseautoreglement!