Een beheerovereenkomst kennen we voornamelijk uit de vastgoedsector waar het door makelaars wordt gebruikt om een of meerdere woningen in beheer te nemen. Echter kan een beheerovereenkomst ook voor andere sectoren worden gebruikt. Het heeft immers een aantal belangrijke voordelen voor zowel de eigenaar als de beheerder. Natuurlijk dient de beheerovereenkomst dan wel juridisch waterdicht opgesteld te zijn.

Een beheerovereenkomst is een overeenkomst gesloten tussen enerzijds de eigenaar van de zaak en anderzijds een beheerder ervan. Hierbij kent de eigenaar van de zaak de beheerder een beheerdersopdracht toe in ruil voor een vergoeding.

Zo zullen makelaars vaak een beheersovereenkomst gebruiken om een woning te beheren, maar wordt het ook gebruikt bij de bruikleen van kunstwerken aan musea of zelfs voor het beheer van volledige machineparken.

In theorie is een beheerovereenkomst niet noodzakelijk en kan je ook opteren voor een bruikleen- of huurovereenkomst. Uiteraard is het al dan niet leveren van een tegenprestatie cruciaal voor het keuzeproces. Hiernaast heeft het gebruik van een beheerovereenkomst een aantal belangrijke voordelen te bieden. Voornamelijk omdat je zo eenvoudig verplichtingen kan opleggen, terwijl de tegenpartij bij bruikleen toch veel meer vrijheid heeft met betrekking tot het onderhoud ervan. Een beheersovereenkomst biedt dan ook meer vrijheid dan pakweg een huurovereenkomst.

Een beheersovereenkomst schept duidelijkheid met betrekking tot het behoud van de zaak en zorgt voor een vereenvoudiging van de eigen zaakhouding, omdat een aantal taken aan de tegenpartij worden overgedragen. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en/of controleren van je beheerovereenkomst!

De inhoud van de beheerovereenkomst is sterk afhankelijk van welke zaak of zaken in beheer worden gegeven. Het moet er dan ook volledig op zijn afgestemd. Beginnen zal de beheersovereenkomst dan ook steeds doen met een omschrijving van de in beheer gegeven zaak. In de praktijk wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de beschrijving, om latere discussies te voorkomen. Zeker indien het gaat om een woning zal een uitgebreid verslag, inclusief foto’s en specificaties, in bijlage worden opgenomen.

Vervolgens worden steeds de verplichtingen van de beheerder opgenomen. Hier maakt men het onderscheid tussen het administratief, het technisch en het commercieel beheer. De verplichtingen worden steeds in specifieke woorden omschreven om discussies te voorkomen. Zo kan de beheerder verplicht zijn om de beheerde zaak jaarlijks aan een controle te onderwerpen, herstellingen uit te voeren, huurovereenkomsten op te volgen en vragen van potentiële huurders te beantwoorden. De beheersovereenkomst zal de kosten bepalen die de beheerder bij de eigenaar in rekening mag brengen.

In ruil voor de werkzaamheden van de beheerder, zal de beheerder uiteraard een vergoeding ontvangen. Ook hier zal de beheersovereenkomst specifiek aandacht schenken aan de bepaling ervan. Zo kunnen de partijen een vaste vergoeding overeenkomen, maar kan de vergoeding ook een percentage zijn van de huurprijs of een combinatie van deze twee regimes. Zowel de betaling als de facturatie worden eveneens in de beheersovereenkomst geregeld.

Vaak zal men bij een beheerovereenkomst een schuldvergelijkingsclausule opnemen. Indien de beheerder de huurprijs ontvangt, kan hij met andere woorden zijn beheervergoeding en de door hem gemaakte kosten inhouden en het overige aan de eigenaar overmaken. Zonder zo’n schuldvergelijkingsclausule is dat niet zomaar mogelijk.

Tot slot zijn er nog heel wat andere bepalingen die interessant kunnen zijn voor de beheerovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de bevoegde rechtbank, de regeling bij wanbetaling of de aansprakelijkheidsregeling. Hier heb je twee keuzes. Eerst en vooral kun je al deze bepalingen opnemen in de beheerovereenkomst. Beschik je daarentegen al over algemene voorwaarden? Dan kan het handiger zijn om de algemene voorwaarden op de beheerovereenkomst van toepassing te verklaren. Deze worden vervolgens als bijlage aan de beheerovereenkomst toegevoegd.

Een schriftelijke beheerovereenkomst is niet verplicht. Indien je niet over een schriftelijke beheerovereenkomst beschikt maar de mondelinge overeenkomst wel voldoet aan de voorwaarden van een beheersovereenkomst, zal er alsnog over een beheersovereenkomst worden gesproken.

Echter is een schriftelijke beheersovereenkomst een cruciaal document om afspraken afdwingbaar te maken. Het zorgt immers voor de bewijsrechtelijke kracht waarmee de beheerder tot het uitvoeren van bepaalde taken of werkzaamheden, in ruil voor een vergoeding, kan worden gehouden. Ook schept het duidelijkheid met betrekking tot de staat van het beheerde goed, waardoor het in de praktijk eenvoudiger is om wanbeheer aan te tonen. Zonder beheersovereenkomst kan je de beheerder moeilijker tot actie dwingen.

Toch heeft het opstellen van een beheersovereenkomst ook aan de beheerder een aantal voordelen te bieden. Zo kan de beheerder via een beheersovereenkomst schuldvergelijking toepassen en is hij altijd zeker van betalingen. Dat biedt toch extra garanties. Of zo is er duidelijkheid met betrekking tot de vergoeding. Anders ontstaan er ook daar veel sneller discussies over.

De praktijk leert ons dat een goede beheersovereenkomst veel problemen voorkomt. Maar de praktijk leert ons eveneens dat je bij problemen bewijsrechtelijk veel sterker staat.