Een schriftelijke betalingsherinnering is een brief die je naar je klant (debiteur) stuurt als je rekening nog niet is betaald. Dit doe je nadat de betalingstermijn die op je factuur staat vermeld, is verstreken. Je verstuurt de betalingsherinnering vaak een paar dagen nadat de betalingstermijn is verlopen en je verzoekt je debiteur vriendelijk om de factuur alsnog te betalen.

Je hebt ook de mogelijkheid om dit direct na het verstrijken van de betalingstermijn te doen, om een snellere betaling te krijgen. In de betalingsherinnering geef je opnieuw een termijn aan waarin je verwacht dat je de betaling tegemoet kunt zien.

Wanneer je goederen hebt geleverd of een dienst hebt uitgevoerd, dan stuur je daarvoor een factuur, waarin de betalingstermijn is opgenomen. Als de debiteur nog niet heeft betaald, dan stuur je hem een betalingsherinnering. Daarmee wil je bereiken dat een debiteur alsnog gaat betalen.

Een goed debiteurenbeleid zorgt ervoor dat je je geld sneller binnenhaalt. Zo voorkomt  je financiële problemen  door te laten betalingen van je debiteuren.

In een eerste herinnering verzoek je vriendelijk maar duidelijk dat de betaling op korte termijn verwacht wordt.

Het is verstandig om de factuur nog te controleren en zeker te zijn dat de factuurgegevens kloppen. In de betalingsherinnering geef je aan om welke rekening het gaat (factuurnummer) en wat de factuurdatum is. Je vermeldt het verschuldigde bedrag en wat de uiterste datum was waarop je de betaling had verwacht.

Vervolgens verzoek je je debiteur om alsnog de rekening te betalen. In de betalingsherinnering geeft je de termijn aan waarin je alsnog de betaling verwacht. Het is aan te raden om ook voor de betalingsherinnering te zorgen dat je dit juridisch juist laat opstellen.

Wacht dus niet te lang met de vriendelijke herinnering en verstuur die voor alle facturen die de betalingstermijn hebben overschreden - grote en kleine bedragen.

Waar de betalingsherinnering een vriendelijke maar wel duidelijke tone of voice heeft, gaat het bij een aanmaning (die volgt op de betalingsherinnering) nog duidelijker aan toe. Je maant aan in plaats van verzoekt om betaling.

De sommatie is eigenlijk de laatste waarschuwing die je aan een debiteur geeft voordat je juridische maatregelen gaat nemen teneinde betaling al dan niet via de rechter af te dwingen. De betalingsherinnering is dus de eerste stap die je neemt nadat de factuur onbetaald is gebleven en die blijft vriendelijk van toon.

Check eens met (de afdeling verkoop die regelmatig contact heeft met) je debiteur - wellicht dat je te horen krijgt waarom de debiteur achterstallig is met het betalen van de factuur. Soms komt het ook voor dat de factuur de debiteur niet heeft bereikt. Houd je tone of voice dan ook vriendelijk zodat het uitnodigt om het probleem op te lossen.

Een te zware toon kan juist het tegenovergestelde effect bereiken en je eindigt onderop de stapel. Een organisatie die het beheer over de debiteuren goed op orde heeft, is in staat om snel te schakelen als er facturen onbetaald blijven. Het heeft een effect bij je debiteur als een paar dagen na het verstrijken van de betalingstermijn de herinnering al is aangekomen.

Een goede betalingsherinnering sluit vaak af met een tekst die verontschuldigend is op het moment dat jouw betalingsherinnering de betaling heeft gekruist.

Wanneer je geen betalingsherinnering naar de debiteur stuurt, dan wordt je debiteur niet herinnert dat je nog betaald moet worden. Deze maakt handig gebruik van de lange betaaltermijn en betaald wanneer hij daarin zin heeft, of misschien zelfs helemaal niet!

Je hebt kan dat je dan waarschijnlijk heel lang moet wachten totdat er betaald gaat worden. Een herinnering kan er voor zorgen dat je factuur weer bovenop de stapel komt en alsnog met de volgende betalingsronde betaald gaat worden.

Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen of controleren van je betalingsherinnering!