Vandaag de dag werken we in de cloud, versturen we mails bij de vleet en is ook telewerken de normaalste zaak van de wereld geworden. In deze moderne tijden is het als werkgever niet eenvoudig om een optimale balans tussen werk en privé te waarborgen. Verschillende tools en ingrijpende afspraken dringen zich dan ook op. Een goed e-mail- en internetprotocol is een handig instrument om een en ander afdwingbaar te maken.

Een e-mail- en internetprotocol is een reglement dat door de werkgever wordt opgesteld en aan de medewerkers opgelegd, mits goedgekeurd door de ondernemingsraad. In het reglement worden afspraken gemaakt over het gebruik van e-mail en internet op het werk. Het legt niet alleen afspraken op maar regelt ook de controlemaatregelen waarover de werkgever beschikt, terwijl het gelijktijdig de privacyrechten waarborgt.

E-mail en internet - op de hedendaagse werkvloer vallen ze niet meer weg te denken. Natuurlijk hoeft het geen probleem te zijn wanneer een medewerker snel even een privémailtje uit de vingers tikt. Anderzijds kan het dan weer niet de bedoeling zijn dat een medewerker voortdurend privémails uitwisselt met een Braziliaanse schoonheid, live gokt op voetbalwedstrijden en tussendoor ook nog even illegaal films van het net haalt. Een overdreven voorbeeld? De praktijk bewijst het tegendeel.

Via een e-mail- en internetprotocol maak je afspraken over het gebruik van zowel e-mailprogramma’s als het internet. Bij een inbreuk is het dan ook eenvoudiger om op te treden. Zeker indien na verschillende berispingen een ontslag volgt. Dat laatste bevestigt ook de jurisprudentie.

Maar bovenal is een e-mail- en internetprotocol, zeker met de steeds strikter wordende privacywetgeving in het achterhoofd, ook om andere redenen belangrijk. Als werkgever mag je immers niet zomaar persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Zo mag je de mailtjes van jouw medewerkers niet lezen, tenzij je een gerechtvaardigd belang kan aantonen. En daarover verschaf je maar beter duidelijkheid. Een e-mail- en internetprotocol zorgt ervoor dat eventuele inbreuken op de privacy gerechtvaardigd zijn, zeker indien vooraf meegedeelde procedures nauwlettend worden gevolgd.

Daarnaast zal een goed e-mail- en internetprotocol zich ook om andere redenen opdringen. Indien je zo’n gedragscode of reglement wilt invoeren, zal je immers de instemming van de ondernemingsraad moeten bekomen. En dan is het niet onlogisch dat de OR toekijkt en een en ander aan de wettelijkheid toetst. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en/of controleren van je e-mail- en internetprotocol!

In het e-mail- en internetprotocol staat dat van de werknemer verantwoord gebruik van e-mail en internet wordt verwacht. Hiernaast geeft het aan dat de werkgever gerechtigd is om voorschriften op te stellen en maatregelen te treffen om de goede orde in de onderneming te bewaren.

Vervolgens wordt aangegeven welke voorschriften van toepassing zijn. Zo zal het protocol steeds voorschrijven wat onder verboden e-mail- of internetgebruik wordt verstaan. Denk hierbij aan het verzenden van berichten met intimiderende inhoud of het bezoeken van websites met pornografische materialen.

Om een en ander afdwingbaar te maken, moet de werkgever ook over een controlebevoegdheid beschikken. De spelregels waaraan de werkgever zich in zo’n geval moet houden, zullen steeds in het e-mail- en internetprotocol staan. Zo is het niet onlogisch dat aangegeven wordt dat gerichte en inhoudelijke controles enkel mogelijk zijn in het geval van zwaarwegende redenen.

Hierbij wordt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer steeds gewaarborgd en ook dat zal in het e-mail- en internetprotocol staan. Zo kan het bijvoorbeeld een maximale bewaartermijn weergeven. Maar bovenal zal het e-mail- en internetprotocol de rechten van de werknemer bevatten. Denk bijvoorbeeld aan het recht om een overzicht te verkrijgen van de bewerkte persoonsgegevens.

Tot slot zal de werkgever zich meestal het recht voorbehouden om het e-mail- en internetprotocol te wijzigen of zelfs in te trekken mits instemming van de ondernemingsraad. Hierdoor kan het e-mail- en internetprotocol eenvoudig worden aangepast aan de nieuwste technologische ontwikkelingen. Met de introductie van sociale media en meer recenter de cryptomunten, of in het bijzonder het minen ervan, kwamen veel bedrijven aankloppen om hun e-mail- en internetprotocol van een update te voorzien. Begrijpelijk. En net zo eenvoudig als het protocol dat ook voorziet.

Als werkgever moet je de privacy van jouw medewerkers bewaken. Ook op de werkplek heeft een medewerker immers het recht op de bescherming van zijn privéleven. De Europese jurisprudentie heeft in het verleden reeds aangetoond dat je je aan strikte regels moet houden indien je de medewerker wilt controleren. Zo moet de controlemogelijkheid kenbaar zijn. Zonder een reglement e-mail- en internetgebruik kan je dus niet zomaar het mail- en internetgebruik controleren. En zo kan je inbreuken niet vaststellen of bewijzen. Je zou dan ook niet de eerste werkgever zijn die bij de rechtbank bot vangt en die vervolgens de complete transitievergoeding mag ophoesten. Want eenmaal jullie elkaar voor de rechter ontmoeten, is de goede verhouding nu eenmaal onherstelbaar ontwricht.

Hiernaast loop je ook zelf het risico om tegen een schadevergoeding aan te lopen indien je onrechtmatig het privéleven van jouw medewerkers in het gedrang brengt. En uiteraard maak je je zo ook onpopulair, waardoor medewerkers misschien wel opstappen. Om vervolgens ook nog eens de concurrentie te versterken.

De gevolgen van het ontbreken van een e-mail- en internetprotocol zijn niet min. Althans niet wanneer het misloopt en je ook effectief aan het controleren gaat. En net daarom stel je maar beter vooraf een reglement e-mail- en internetgebruik op dat niet alleen jouw rechten waarborgt maar ook rekening houdt met de rechten van jouw medewerkers. Zo geniet je van een maximale slagingskans indien de rechter uiteindelijk wordt aangezocht. Daarom is het verstandig om je e-mail- en internetprotocol op te stellen of te laten controleren door deskundige juristen en advocaten!