Garantievoorwaarden kennen we in Nederland voornamelijk van de wettelijke garantie. De wettelijke garantie is het gevolg van Europese regelgeving waarbij de lidstaten vrij veel vrijheid kregen. Hierdoor verschilt de wettelijke garantie in Nederland sterk van de regelgeving in onze buurlanden, waar over het algemeen strikte garantietermijnen gelden. Toch is de wettelijke garantie niet de enige reden om garantievoorwaarden op te stellen. Ook een fabrieksgarantie of een verkopersgarantie kan aanleiding geven tot het opstellen van garantievoorwaarden. Meer nog: het is ook dan een absolute aanrader!

Een wettelijke garantie wordt door de wetgever opgelegd, terwijl een contractuele garantie eerder een vorm van goodwill is in hoofde van de producent of de verkoper. In de garantievoorwaarden worden dergelijke garanties geregeld. Enerzijds om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar anderzijds ook om een contractuele garantie toe te kennen of om iets praktisch te regelen en zo de interne bedrijfsprocessen te vereenvoudigen.

De wettelijke garantie is in sommige gevallen verplicht opgelegd. Indien je aan consumenten verkoopt moet je immers conformiteit garanderen. Dit betekent dat het product alle eigenschappen bezit die de consument had mogen verwachten.

Omdat de garantietermijn in Nederland ‘de verwachte levensduur’ betreft, zal je in de garantievoorwaarden duidelijkheid moeten verschaffen over de garantietermijn. Dat is uiteraard enkel als minimumgrens bindend, want op basis van het persoonlijk gebruik en de te verwachten omstandigheden kan een langere levensduur nu eenmaal beter geschikt zijn.

In het geval van de wettelijke garantie kun je een garantiebewijs geven, maar dat wordt niet wettelijk verplicht opgelegd. De garantievoorwaarden kunnen overigens in een apart document worden opgenomen maar ook op de kassabon of in de algemene voorwaarden te vinden zijn.

Voor webwinkels gelden dan weer striktere bepalingen, zeker wat de duidelijkheid en vindbaarheid van de garantievoorwaarden betreft. Daarnaast is het opstellen van garantievoorwaarden altijd aangewezen, ook indien het niet gaat om een wettelijke garantie. Er bestaan immers nog een aantal varianten op de wettelijke garantie. Denk bijvoorbeeld aan de fabrieksgarantie die je als producent of verkoper als extraatje meegeeft bovenop de wettelijke garantie of de verkopersgarantie. Ook in dergelijke gevallen is het belangrijk om duidelijkheid te bieden omtrent de garantie, de te verwachten eigenschappen en de garantietermijn.

Toch is het opstellen van garantievoorwaarden ook om een andere reden aan te raden. Het schept immers administratieve eenvoud. Klanten weten dan ook waar ze hun product dienen aan te melden, welke documenten ze moeten bezorgen en welke procedure wordt toegepast. Hierdoor hoeven niet voortdurend bewijsstukjes te worden opgevraagd of hoeft er geen onduidelijkheid te ontstaan. Dat maakt het voor de klant eenvoudiger om zijn garantierecht uit te oefenen. Enerzijds verkrijg je dus een verbeterde klanttevredenheid, anderzijds mag je rekenen op een administratieve vereenvoudiging.

Tot slot moet je weten dat consumenten zelden de stap naar de rechtbank zetten bij discussies omtrent de wettelijke garantie. Het belang van de vordering is immers te beperkt. Hierdoor schikken zij zich in de praktijk veel eenvoudiger naar jouw garantievoorwaarden. De praktijk leert ons dan ook dat goede garantievoorwaarden het afwikkelingsproces vereenvoudigen en minder snel in juridische procedures resulteren.

De garantievoorwaarden kunnen specifiek in functie van een bepaald product worden geschreven, zoals we het soms bij fabrieksgaranties terug zien. Toch worden ze meestal in algemene bewoordingen geschreven. Hierbij kan het gaan om een individueel document of om een onderdeel van de algemene voorwaarden. Overigens is de inhoud ook afhankelijk van het type garantie waarop het betrekking heeft.

Over het algemeen zullen de garantievoorwaarden aangeven wat de rechten en de plichten van de klant zijn gedurende een aangegeven (minimale) garantieperiode. Ten aanzien van consumenten wordt meestal duidelijk aangegeven dat de garantievoorwaarden de wettelijke rechten niet beperken en wordt ook naar deze wettelijke rechten verwezen.

Vervolgens wordt er in de garantievoorwaarden opgenomen wat de reikwijdte van de garantie is. Zo zal men aanhalen welke ontstaansgronden geen recht geven op een kosteloze reparatie of een vervangend product. Denk bijvoorbeeld aan defecten ten gevolge van normale slijtage, foutief gebruik of onheil van buitenaf.

Hiernaast hebben de garantievoorwaarden steeds aandacht voor de praktische afhandeling van het dossier. Zo geven de garantievoorwaarden aan hoe de klant zich op z’n garantierecht kan beroepen. Het kan bijvoorbeeld aangeven waar men het product, samen met de kassabon, binnen dient te brengen. Maar uiteraard zijn ook extra services mogelijk. Zo kan je bijvoorbeeld clausuleren dat je het product zelf komt ophalen. Maar dan dien je natuurlijk wel heel specifiek te zijn, want je wilt niet een ladderlift in moeten schakelen. Dat is dan weer te veel van het goede. Daarom neemt men dergelijke zaken op in de garantievoorwaarden.

Kortom: in de garantievoorwaarden heeft men aandacht voor de rechten en de plichten van de verschillende partijen, maar ook voor eventuele wettelijke garantiebepalingen, garantietermijnen, de praktische afhandeling en een aantal uitsluitingsgronden waarmee jij jezelf kan indekken.

Indien het gaat om een wettelijke garantie wijzigt er niks: de wettelijke garantievoorwaarden blijven gewoon onverkort gelden. Echter kan je je zonder garantievoorwaarden niet zo eenvoudig indekken en geen praktische afspraken maken. De klant komt met andere woorden juridisch sterker uit het verhaal, terwijl de klant gelijktijdig in het ongewisse wordt gelaten. Dat zorgt voor een beperktere klanttevredenheid, juridische conflicten en extra administratieve rompslomp.

Hiernaast kan je als verkoper ook verplicht zijn om informatie te geven over de garantie. Het bekendste voorbeeld vinden we bij webwinkels die aan consumenten verkopen. Zij hebben immers een wel heel uitgebreide informatieplicht en bovendien moet de informatie duidelijk, leesbaar en vindbaar zijn weergegeven. Hierdoor volstaat het voor webwinkels niet om hun garantievoorwaarden enkel en alleen in de algemene voorwaarden op te nemen. Garantievoorwaarden in heldere bewoordingen en duidelijk op de website weergegeven: dat is voor hen een must! Niet onbelangrijk, want de ACM houdt strikt toezicht en kan forse boetes opleggen.

Bij niet wettelijk verplichte garanties kan je ook zonder garantievoorwaarden een garantie toekennen, door het bijvoorbeeld op de offerte en/of factuur te vermelden. Ook dan kan je echter niet rekenen op uitsluitingsgronden of andere praktische bepalingen. Helemaal problematisch wordt het wanneer er bovendien geen garantietermijn werd aangegeven. Vaak komen zo’n zaken uiteindelijk alsnog bij advocaten terecht, omdat er al snel discussies ontstaan over de rechten, plichten en termijnen.

Zonder garantievoorwaarden sta je juridisch minder sterk en heb je ook bewijsrechtelijk niks in handen. Hiernaast loop je het risico op juridische procedures, ontevreden klanten en lange administratieve processen. En dat alles kan je natuurlijk missen als kiespijn. Garantievoiorwaarden opstellen is zeker geen eenvoudige zaak en doe je het beste met een deskundig jurist of advocaat.