Algemene voorwaarden kennen we allemaal wel. Ze worden ook wel eens de kleine lettertjes genoemd, hoewel we ze tegenwoordig niet meer met een vergrootglas hoeven te lezen. Als klant hoef je echter niet zomaar akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van de andere partij. Je kan ook zelf inkoopvoorwaarden opstellen. Vooral bij grote opdrachten en bestellingen gaan leveranciers daar snel mee akkoord.

De inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden die van toepassing zijn op contracten met jouw leveranciers en opdrachtnemers. Ze zijn eigenlijk het spiegelbeeld van de algemene voorwaarden die door een leverancier of opdrachtnemer worden opgesteld. Terwijl de algemene voorwaarden dus voornamelijk worden geschreven door de leverancier en hierin algemene rechten en plichten staan, regelen de inkoopvoorwaarden de rechten en plichten voor jouw leveranciers en opdrachtnemers.

Ook zonder inkoopvoorwaarden kan je perfect transacties uitvoeren. Maar inkoopvoorwaarden houden echter rekening met de specifieke situatie van jouw bedrijf. Ze zorgen er dan ook voor dat je juridisch sterker staat, zeker indien de andere partij ook eigen algemene voorwaarden opstelt. Om de zogenoemde ‘battle of the forms’ te voorkomen is het dan wel belangrijk dat deze inkoopvoorwaarden tegenstelbaar zijn en nadrukkelijk op de bestelling van toepassing worden verklaard.

Een niet onbelangrijk gevolg van de inkoopvoorwaarden is dat ze voor standaardisering zorgen. Dankzij deze standaardisering zorg je ervoor dat alle leveringen volgens dezelfde voorwaarden geschieden. Bij problemen moet je met andere woorden niet steeds de algemene voorwaarden van de tegenpartij uitspitten om na te gaan welke acties kunnen worden ondernomen. In de praktijk staat jou dat niet alleen toe om sneller te schakelen, maar kan je ook besparen op de juridische en administratieve kosten. En het zorgt ook gewoon voor extra zekerheid binnen jouw bedrijfsvoering. Inkoopvoorwaarden opstellen is zeker geen eenvoudige zaak en wordt meestal samen gedaan met een jurist of advocaat.

In de inkoopvoorwaarden staan in de eerste plaats de verplichtingen van de leverancier of de opdrachtnemer. Zo moet de leverancier de producten leveren, wat logisch is. Maar in de inkoopvoorwaarden kunnen ook bijkomstige voorwaarden worden opgelegd. Zo kan aangehaald worden dat de leverancier de producten op de eerste verdieping dient te leveren en de verpakkingsmaterialen nadien opnieuw moet meenemen. Zonder inkoopvoorwaarden is zoiets niet vanzelfsprekend.

Hiernaast worden in de inkoopvoorwaarden vaak kwaliteitsnormen opgenomen. Dit zijn de normen waaraan de producten moeten voldoen vooraleer we spreken van een conforme levering. Voldoen de producten niet aan deze kwaliteitsnormen? Dan kan de levering worden afgewezen. Niet onbelangrijk, want ook jouw klanten eisen uiteraard producten van een superieure kwaliteit.

Vervolgens behandelen de inkoopvoorwaarden ook de situaties waarin de leverancier zijn verplichtingen niet nakomt. Zo kan je bijvoorbeeld het recht hebben om de overeenkomst te verbreken of je op kosten van de leverancier elders te bevoorraden. Maar denk bijvoorbeeld ook aan de opschorting van de betaling en aansprakelijkheidsbepalingen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een gebrekkig product schade berokkent aan jouw bedrijf; dan is het prettig om te weten dat je jouw leverancier aansprakelijk kan stellen. Niet onlogisch als hij ook de producten produceerde. Anderzijds zijn er ook gevallen waarin jij net niet aansprakelijk wilt zijn. Daarom zal je je in de inkoopvoorwaarden ook exonereren (vrijwaren van aansprakelijkheid).

Tot slot zal je in de inkoopvoorwaarden ook praktische afspraken vinden. Het gaat voornamelijk om betalingstermijnen. Het is dan ook een handig instrument om de cashflow in de onderneming te optimaliseren.

Indien je niet over inkoopvoorwaarden beschikt, zijn de wettelijke regels van toepassing. Deze regels zijn vrij algemeen opgesteld en sluiten zelden aan bij jouw specifieke onderneming. Bovendien zijn zij in algemene bewoordingen opgesteld en laten ze vaak ruimte voor discussie. Indien je niet over inkoopvoorwaarden beschikt, zijn dergelijke discussies eerder regel dan uitzondering, althans wanneer het misloopt.

Toch is bovenstaande situatie nog het meest positief. Want in de praktijk zal de leverancier zelf algemene voorwaarden opstellen. Indien deze algemene voorwaarden tegenstelbaar zijn, zullen zij afwijken van deze wettelijke regels. En we hoeven vast niet te vertellen dat de algemene voorwaarden van de leverancier in de eerste plaats in zijn voordeel werden opgesteld. Zonder inkoopvoorwaarden is het niet mogelijk om daar tegenin te gaan en moet je die algemene voorwaarden maar slikken. En dat kan soms voor penibele situaties zorgen.

Tot slot sta je zonder inkoopvoorwaarden ook gewoon minder sterk. Het maakt de administratieve en juridische afhandeling moeilijker en het zorgt ervoor dat je niet het maximale haalt uit jouw cashflow. Niet voor niets zal ook jouw boekhouder steeds aansturen op inkoopvoorwaarden.

Het moge duidelijk zijn dat inkoopvoorwaarden steeds maatwerk zijn. Ze moeten immers aansluiten bij jouw specifieke situatie en rekening houden met de bijzonderheden van jouw sector. Zonder inkoopvoorwaarden ben je onderhevig aan diverse risico’s, maar dat is ook het geval indien je de inkoopvoorwaarden gewoon van het net plukt. Daarom laat je ze maar beter opstellen door één van onze specialisten. Want bij MKBrecht.nl is enkel maatwerk voldoende. Laat je inkoopvoorwaarden dan ook opstellen of controleren door een deskundig jurist.