Een mantelovereenkomst helpt de administratie te vereenvoudigen, zeker als een samenwerking in veel orders resulteert. Zo’n mantelovereenkomst is dan van toepassing op alle orders. Daarom is het belangrijk de mantelovereenkomst zorgvuldig op te stellen.

Een mantelovereenkomst regelt een langdurige samenwerking tussen verschillende partijen. In de mantelovereenkomst worden de eerdere algemene afspraken opgenomen. Hierin verschilt het dan ook van de zogenoemde opdrachtovereenkomst waarin de specifieke afspraken te vinden zijn. Een mantelovereenkomst kan ook dienen om algemene afspraken op papier te zetten nadat mondeling een overeenkomst tot opdracht werd afgesloten.

De mantelovereenkomst is een cruciaal instrument om ook op lange termijn een en ander te regelen. Zo kunnen verschillende opdrachtovereenkomsten worden gesloten, waarna de afspraken uit de mantelovereenkomst steeds opnieuw van toepassing zijn. Het voordeel is dan ook dat je niet telkens opnieuw over alle details hoeft te onderhandelen of een uitgebreide overeenkomst dient op te stellen. Een beknopte opdrachtovereenkomst volstaat. Dit zorgt voor een administratieve vereenvoudiging.

Echter schept een mantelovereenkomst ook duidelijkheid. Het is immers voor alle partijen duidelijk welke voorwaarden op de opdrachtovereenkomst van toepassing zijn. Zij gelden als een constante. Bij eventuele problemen is het dan ook vooraf duidelijk hoe men dit moet oplossen. Zowel juridisch als praktisch sta je met een mantelovereenkomst dan ook sterker. Op juridisch gebied mede door de bewijsrechtelijke kracht die achter zo’n mantelovereenkomst verscholen gaat.

Toch hoeft een mantelovereenkomst jouw bewegingsvrijheid niet te beperken. Indien een bijzondere opdracht bijzondere afspraken vereist, is het vrij eenvoudig om van de mantelovereenkomst af te wijken. Dit doe je in de opdrachtovereenkomst. Men voorziet die mogelijkheid overigens standaard in de mantelovereenkomst, waardoor je de mantelovereenkomst niet telkens hoeft aan te passen. En net daarom heb je een mantelovereenkomst nodig. Zijn de algemene voorwaarden eveneens van toepassing op de mantelovereenkomst? Dan loont het de moeite om ook daar even na te gaan of het wel de nodige ruimte laat voor flexibiliteit.

In een mantelovereenkomst worden een aantal algemene afspraken opgenomen die op verschillende orders van toepassing zijn. Om de mantelovereenkomst toch af te bakenen kan er een duurtijd worden opgenomen. Meestal zal men ook concreet aangeven op welke orders de mantelovereenkomst van toepassing is. Indien later een machine of een andere investering wordt overgenomen, hoeven ze dus niet automatisch op zo’n uitzonderlijke transactie van toepassing te zijn.

In de mantelovereenkomst zal men vervolgens aandacht hebben voor de rechten en plichten van de verschillende partijen bij het plaatsen, uitvoeren en leveren van orders. Hiernaast heeft het ook aandacht voor het orderproces. Het geeft bijvoorbeeld aan op welke manier orders moeten worden geplaatst en vanaf wanneer er een overeenkomst ontstaat. Zo is het niet ongewoon dat de mantelovereenkomst aangeeft dat een schriftelijke bevestiging (per mail) noodzakelijk is opdat de leverancier aan de order zou gebonden zijn.

Vervolgens regelt de mantelovereenkomst ook de andere kant van het verhaal en behandelt het de facturatie- en betalingsafspraken. Toch hoeft dit nog niet automatisch een verplichting te zijn. Veel van deze bepalingen zijn immers ook opgenomen in de algemene voorwaarden. Soms is het dan ook interessanter om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de mantelovereenkomst. Dan zullen de algemene voorwaarden in bijlage worden opgenomen. Ook andere bijlagen zijn overigens mogelijk, denk bijvoorbeeld aan een verwerkersovereenkomst of een prijslijst.

De mantelovereenkomst zal tot slot ook aandacht schenken aan eventuele problemen die de kop op kunnen steken. Denk bijvoorbeeld aan aansprakelijkheidskwesties, betalingsproblemen of het faillissement van de tegenpartij. Vaak wordt in het laatste geval geclausuleerd dat de andere partij de overeenkomst dan mag verbreken.

Het is niet verplicht om een mantelovereenkomst te hebben. Wel maakt de mantelovereenkomst de afwikkeling van transacties veel eenvoudiger. Zonder mantelovereenkomst kan je bijvoorbeeld perfect een opdracht afsluiten. Wel zal je dan alle noodzakelijke bepalingen op moeten nemen in de opdrachtovereenkomst. Denk hierbij ook aan minder courante zaken zoals de intellectuele eigendom of de verwerking van persoonsgegevens. Het nadeel? Bij elke nieuwe opdracht zal een uitgebreide opdrachtovereenkomst zich opdringen. Administratief resulteert dat vaak in helse toestanden, zeker als het telkens opnieuw in onderhandelingen resulteert.

Anderzijds heb je ook de mogelijkheid om jouw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de opdrachtovereenkomst. In principe geniet je dan meer bescherming, omdat de algemene voorwaarden toch grotendeels in jouw voordeel werden opgesteld. Wel moet gezegd worden dat de algemene voorwaarden niet werden opgesteld voor dergelijke langdurige overeenkomsten en hiervoor niet altijd geschikt zijn.

Beschik je helemaal niet over algemene voorwaarden of stel je geen uitgebreide opdrachtovereenkomst op? Dan zijn de wettelijke regels van toepassing. Zij zijn niet altijd even gunstig en zullen wellicht een aantal vervelende gevolgen hebben. Niet voor niets wijken overeenkomsten er voortdurend van af.Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen of controleren vanje mantelovereenkomst!