De AVA is het hoogste orgaan binnen een onderneming en komt minimaal één keer per jaar bij elkaar. De aandeelhouders zijn in principe de eigenaren van de onderneming en zijn de stemgerechtigden op de AVA.

Omdat een hele grote groep aandeelhouders niet de dagelijkse leiding van een onderneming kan voeren wordt dit om praktische redenen overgedragen aan een directie. De verhouding tussen de aandeelhouders en de directie wordt geregeld in de statuten maar wordt ook deels geregeld in de wet.

Als er buiten de normale AVA nog een speciale AVA nodig is, dan wordt dit een bijzondere aandeelhoudersvergadering genoemd. Deze kan zowel op verzoek van de directie als van de aandeelhouders plaatsvinden. Voor de speciale aandeelhoudersvergadering zijn dezelfde regels van toepassing als voor de normale aandeelhoudersvergadering.

De AVA ofwel de Algemene Vergadering van Aandeelhouders kan in een vergadering besluiten om een bestuurder te benoemen. Dit neem je op in de notulen van de Vergadering van Aandeelhouders. In de notulen kun je ook opnemen wie de nieuwe bestuurder is, wat zijn salarispakket gaat worden en de overwegingen die hebben geleid tot het aanstellen van een nieuwe bestuurder.

Dit moet een zorgvuldige voorbereiding hebben omdat fouten in de voorbereiding kunnen leiden tot vernietiging van het besluit door de rechter. Als dat gebeurt, ontbreekt de officiële benoeming van de bestuurder. Het is verstandig om de statuten van de onderneming na te lezen en te kijken of er voorwaarden zijn opgenomen voor het benoemen van een bestuurder voor de onderneming.

Een rechtsgeldig besluit tot het benoemen van een bestuurder voor de onderneming, het aandeelhoudersbesluit tot uitgifte van aandelen of een algemeen aandeelhoudersbesluit moet worden genomen door de AVA (er vanuit gaande dat de AVA het bevoegde orgaan is binnen de onderneming om die beslissing te kunnen nemen).

Om in de AVA een nieuwe bestuurder aan te kunnen stellen, dient de benoeming onderdeel te zijn van de agenda van de AVA ofwel het voornemen om een bestuurder aan te stellen moet zijn aangekondigd. Het bestuur van de onderneming (een besloten vennootschap ofwel BV of een naamloze vennootschap (NV)) moet ook altijd advies hebben kunnen geven voor de aanstelling van de bestuurder.

Het is belangrijk dat besluiten van de AVA op schrift worden gesteld (de notulen van de AVA). Deze notulen geven weer wat er op de AVA is besproken en is besloten. Er kan dus ook controle plaatsvinden op de inhoud van de notulen, de besluitvorming moet op de juiste manier tot stand zijn gekomen anders is er geen rechtsgeldig besluit tot stand gekomen.

Allereerst dient het voornemen van een aandeelhoudersbesluit (bijvoorbeeld voor de uitgifte van aandelen) te zijn aangekondigd via de agenda van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Daarnaast moet de AVA zijn uitgeschreven volgens de statuten. De statuten kunnen namelijk bepalen dat de AVA op een bepaalde datum of locatie plaats moet vinden. In de statuten moet ook zijn bepaald dat de AVA het orgaan van de onderneming is die een benoeming van een bestuurder mag doen (dat is in de regel wel het geval).

Het bestuur van de onderneming moet daarbij advies geven over het voornemen van het aanstellen van een nieuwe bestuurder.

Het belang van de notulen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders is groot. De rechter hecht veel waarde aan de notulen van de AVA. Daarom moet er gedetailleerd en zorgvuldig genotuleerd worden. Neem hier dus op wat de overwegingen zijn geweest om de bestuurder aan te stellen, wat het takenpakket van de nieuwe bestuurder zal worden en wat het verwachtingspatroon is.

Daarnaast is het verstandig om bijvoorbeeld het salarispakket in de notulen op te nemen. Als er gebruik is gemaakt van deskundigen neem het advies van de deskundigen dan ook op in de notulen. Vanwege het grote belang van de notulen voor bijvoorbeeld een correcte benoeming van een bestuurder of de uitgifte van aandelen is het raadzaam de notulen te laten opstellen of laten controleren door een jurist.

Als dit proces niet wordt gevolgd, dan kan de rechter het besluit vernietigen en dan is er nooit een bestuurder benoemd. Omdat een bestuurder een belangrijke functionaris is in de onderneming, is het verstandig om de notulen goed op te laten stellen. Laat je notulen Algemene Vergadering van Aandeelhouders controleren of opstellen door deskundige juristen!