Afspraken brengen duidelijkheid. En daarom ziet ook een personeelshandboek graag het levenslicht. Aan een handboek personeelszaken zijn dan ook een aantal belangrijke voordelen verbonden. Niet alleen voor de werkgever maar ook voor de medewerker.

Een personeelshandboek is een document waarin bedrijfsregels beschreven staan. Het gaat om bedrijfsregels die niet in een arbeidsovereenkomst of een CAO terug te vinden zijn. Het regelt een aantal belangrijke afspraken en zorgt er eveneens voor dat de bedrijfsnormen en -waarden voor de medewerkers duidelijk zijn. Het feit dat dergelijke afspraken in het handboek personeelszaken worden opgenomen en niet in de individuele arbeidsovereenkomsten terug te vinden zijn, maakt het heerlijk flexibel. Dat laatste wordt zelfs een van de grootste voordelen van het personeelshandboek genoemd!

Het handboek personeelszaken heeft zowel voor jezelf als voor jouw medewerkers een aantal belangrijke voordelen te bieden. Het geeft de medewerkers immers een houvast. Ze weten wat hun rechten en plichten zijn. Dat brengt duidelijkheid en het voelt ook prettig aan, omdat alle medewerkers zich aan dezelfde regels moeten houden. Zo ondersteun je meteen ook collegialiteit en bied je transparantie.

Echter heeft het handboek personeelszaken ook voor de werkgever voordelen te bieden. Jij krijgt immers een extra grote portie zekerheid. Het handboek personeelszaken helpt je immers sterker te staan. Zowel praktisch als juridisch. Want als er na verschillende sancties uiteindelijk ook een ontslag volgt, sta je sterker in de schoenen. Ook wanneer de rechter wordt aangezocht. Een personeelshandboek heeft nu eenmaal juridische waarde.

Tot slot vinden we nog een ander groot voordeel bij de flexibiliteit dat zo’n personeelshandboek biedt. Een handboek personeelszaken centraliseert immers een aantal regels en afspraken. Indien wijzigingen zich opdringen, volstaat het vervolgens om ze een enkele keer in het handboek personeelszaken aan te passen. Dat is  handig. Het klopt dat je dergelijke wijzigingen misschien wel nog door de OR of de personeelsvertegenwoordiging heen moet loodsen, maar toch is dat alsnog een stuk eenvoudiger dan met elke individuele medewerker een wijziging van de arbeidsovereenkomst te onderhandelen.

In het personeelshandboek staan niet alleen voorschriften maar ook een aantal belangrijke afspraken en procedures die moeten worden nageleefd. Zowel door jezelf als door de medewerker. Het gaat meestal om bepalingen die niet in de CAO worden geregeld en ook niet, of slechts gedeeltelijk, in de arbeidsovereenkomst terug te vinden zijn. Heel uiteenlopende zaken dus, waardoor geen enkel handboek personeelszaken identiek is. En maar goed ook, want zo’n personeelshandboek moet helemaal afgestemd zijn op jouw unieke situatie.

Meestal zal het handboek personeelszaken wel de huis- en gedragsregels omvatten. Het kan gaan om specifieke regels maar ook om waarden en normen die hoog in het vaandel worden gedragen en waaraan eventuele gedragingen kunnen worden getoetst. Bij een eventuele berisping wordt vervolgens aangeraden om te verwijzen naar de specifieke regels, normen of waarden die men overtreden heeft. Zo vergroot je de juridische kracht van het personeelshandboek.

Daarnaast legt het personeelshandboek vaak een aantal specifieke voorschriften op. Denk bijvoorbeeld aan kledingvoorschriften. Vooral als medewerkers rechtstreeks met klanten in contact komen, is het niet ongewoon om de vrije kledingkeuze te beperken. Plastic klompjes als schoeisel kan je ongewenst vinden. Maar ook andere voorschriften zijn mogelijk. Zo geeft het handboek personeelszaken soms aan dat het not done is om voor het bedrijfsgebouw te roken, ook niet voor het begin van de werktijd. Dan is het wel zo eerlijk dat je achter het gebouw een gezellig zitbankje voorziet.

Vervolgens bevat het personeelshandboek meestal wel een aantal afspraken en procedures met betrekking tot uiteenlopende thema’s zoals het salaris, salariswijzigingen, de werktijden, overwerk, de vergoeding van het woon-werkverkeer, ziekte, arbeidsongeschiktheid, vakantie, verlof en pensioen. Maar voeg daar gerust ook nog maar opleidingen of geheimhouding aan toe.

Veel van deze bepalingen zullen natuurlijk al in de arbeidsovereenkomst terug te vinden zijn, maar het personeelshandboek kan wel de nodige verfijning bieden. Zo kan een geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst zijn opgenomen, maar kan het personeelshandboek concreet aangeven welke informatie hoe dan ook een confidentiële stempel krijgt. Het brengt met andere woorden verduidelijking. En het verkleint zo de kans op tijdrovende discussies en conflicten.

Zo’n verduidelijking kan er tot slot ook zijn ten aanzien van een CAO. Het is immers niet ongewoon dat een CAO in algemene bewoordingen wordt opgesteld en mogelijkheden biedt tot verdere verfijning. Het personeelshandboek is daarvoor een ideaal instrument. Maar soms kan het ook andersom en zal het handboek personeelszaken juist het belang van een specifieke bepaling uit de cao onderstrepen en zelfs letterlijk overnemen. Zo is ook dat helemaal duidelijk.

Er is niemand die jou verplicht om over een personeelshandboek te beschikken. Maar als je geen personeelshandboek hebt, kan je natuurlijk ook niet op de voordelen ervan rekenen.

Je zal de verschillende procedures en verduidelijkingen dan integraal in de individuele arbeidsovereenkomsten moeten opnemen. Indien de afspraken vervolgens dienen te worden gewijzigd, zal je met elke individuele medewerker moeten onderhandelen. Mogelijks stelt een medewerker zich begripvol op en gaat de medewerker vriendelijk akkoord met een striktere verlofregeling. Maar de kans is minstens even groot dat de medewerker dat net niet doet en dan maar meteen een loonsverhoging als compensatie vraagt. Moeilijke onderhandelingen en starheid zijn het logisch gevolg van het ontbreken van een personeelshandboek.

Soms zien we dat ondernemingen dan maar vrede sluiten met oudere bepalingen om vervolgens wel mondelinge toegevingen te vragen. Maar daarmee sta je natuurlijk nergens, want bewijsrechtelijk heb je helemaal niks in handen. Zeker indien je een medewerker wilt ontslaan, worden er strenge eisen gesteld. De jurisprudentie vindt werknemers immers extra beschermingswaardig. Op de juridische kracht van het handboek personeelszaken kan je echter niet rekenen. Waardoor je soms alsnog een fikse transitievergoeding op de rekening van de ex-medewerker mag storten. Leuk is anders.

Samengevat kunnen we stellen dat je toch maar beter een handboek personeelszaken opstelt. En eigenlijk is dat zelfs een understatement. Raadpleeg daarom een deskundig jurist voor het controleren of opstellen van je personeelshandboek!