Een raamovereenkomst is een belangrijk document om opdrachten ook op lange termijn te regelen. Het vormt het raamwerk waarbinnen opdrachten tot stand komen en het schept duidelijkheid voor alle partijen. Bovendien zijn er nog een aantal andere belangrijke voordelen verbonden aan de raamovereenkomst.

Een raamovereenkomst is een instrument om eenvoudig samen te werken. Hierin staan dan ook de afspraken die van toepassing zijn op verleende opdrachten of bestellingen. Het vormt als het ware de omkadering of het raamwerk waarbinnen een overeenkomst tot stand komt. Het wordt daarom ook wel eens een mantelovereenkomst genoemd.

In een raamovereenkomst worden dan ook algemene afspraken opgenomen, terwijl de bijzondere afspraken dan weer in een opdrachtovereenkomst terug te vinden zijn. Een raamwerkovereenkomst is dan ook een universeel document.

Toch hoeft een raamovereenkomst geen bindend karakter te hebben. Uiteindelijk beslist de tegenpartij zelf of hij al dan niet een opdracht of bestelling plaatst. Enkel indien dit het geval is, zijn de bepalingen van de raamovereenkomst van toepassing. Weet wel dat zo’n vrijblijvend karakter geen verplichting hoeft te zijn. Een en ander is dan ook afhankelijk van wat er in de raamovereenkomst geschreven staat.

Een raamovereenkomst maakt in de eerste plaats de handelsrelaties efficiënter. De eerder algemene afspraken zijn dan ook in de raamwovereenkomst opgenomen. Zo hoeft niet telkens opnieuw een nieuwe overeenkomst te worden opgesteld. Hoe ver de efficiëntievoordelen gaan, is afhankelijk van wat er al dan niet in een raamovereenkomst is opgenomen. Indien er bijvoorbeeld een prijslijst is toegevoegd, is zelfs een offerte niet langer noodzakelijk. De bepalingen uit de prijslijst zijn dan gewoon van toepassing.

Een raamovereenkomst zal ook duidelijkheid scheppen tussen de partijen en dit net omdat ze niet elke keer opnieuw alle voorwaarden hoeven te heronderhandelen. De klant weet onder welke voorwaarden hij een order plaatst, terwijl jij van de zekerheid van jouw raamovereenkomst geniet. Uiteraard zijn jullie beiden geruggesteund door de bewijsrechtelijke kracht van de raamovereenkomst.

Een raamovereenkomst laat ook steeds de nodige ruimte voor eigen invulling. Niet alleen wat het opstellen ervan betreft, waarbij we in de eerste plaats denken aan het verschil tussen het vrijblijvend of bindend karakter ervan, maar ook met betrekking tot eventuele afwijkingen. Zo is het perfect mogelijk om in de opdrachtovereenkomst of via mail van bepaalde clausules af te wijken. Zo hoeft niet de integrale raamovereenkomst aangepast te worden. En zo bespaar je op administratieve lasten.

Een raamovereenkomst zal altijd een aantal algemene afspraken bevatten. Wat die afspraken zijn, valt natuurlijk maar moeilijk te voorspellen. Zo kan een raamovereenkomst inkopen regelen, maar kan het ook gesloten worden in functie van dienstverleningsopdrachten of in het kader van softwareontwikkelingen. Drie eenvoudige voorbeelden, maar je snapt vast wel dat ze stuk voor stuk in andere bepalingen zullen resulteren.

Wel zullen ze steeds aandacht hebben voor de rechten en de verplichtingen van de verschillende partijen. Dat vormt nu eenmaal een essentieel onderdeel van elke overeenkomst. Maar het zal ook een aantal praktische afspraken bevatten. Ook deze afspraken maken het administratief proces eenvoudiger. Zo kan worden afgesproken dat opdrachten moeten worden geplaatst via de applicatie van de leverancier, waarna ze automatisch worden verwerkt. Handig, want zo kan de telefonische orderverwerking op de schop.

Hiernaast is het niet onlogisch dat in de raamovereenkomst ook afspraken worden gemaakt met betrekking tot de facturatie en de betaling. Denk aan betalingstermijnen maar ook aan het moment van facturatie. Vaak wordt ervoor geopteerd om de facturatie maandelijks uit te voeren. Ook zo wordt de werklast binnen de onderneming fors beperkt.

Maar uiteraard blijft het mogelijk om een aantal bijzondere bepalingen in de raamovereenkomst op te nemen. Het kan bijvoorbeeld gaan om exoneratiebepalingen, ontbindingsgronden en bepalingen omtrent verwerkte persoonsgegevens.

Tot slot worden ook vaak een aantal bijlagen aan de raamovereenkomst toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan de eerder aangehaalde prijslijst maar ook aan algemene voorwaarden, indien zij van toepassing zijn verklaard op de raamovereenkomst. Onderneem veilig en regel daarom je raamovereenkomst met een deskundige jurist!

Dan zijn er verschillende situaties mogelijk. In de eerste plaats kan je nog steeds bij elke opdracht afspraken maken en ze in een overeenkomst gieten. Telkens opnieuw zal zo’n opdrachtovereenkomst zich dan opdringen. Noch eenvoudig noch efficiënt, maar het kan natuurlijk wel. Al zal de tegenpartij dat al snel zo beu zijn als koude pap.

In de praktijk zal zo’n werkwijze zelden voorkomen. En dan zullen andere voorwaarden de bestelling regelen. Denk bijvoorbeeld aan jouw eigen algemene voorwaarden of de inkoopvoorwaarden van de tegenpartij. Dat kan dramatische gevolgen hebben, omdat jouw algemene voorwaarden uiteraard niet voor een intensieve samenwerking werden opgesteld. Maar het is nog dramatischer indien de inkoopvoorwaarden van de tegenpartij exclusief ingang vinden. Want zij werden uiteraard voornamelijk in het voordeel van de tegenpartij opgesteld. Niet alleen verdwijnen alle voordelen van de raamovereenkomst als sneeuw voor de zon, bovendien krijg je er nog heel wat andere nadelen bovenop.

Zijn er tot slot geen afspraken tussen de partijen overeengekomen? Dan gelden daar weer de wettelijke regels die vaak helemaal niet geschikt zijn om specifieke samenwerkingsvormen te regelen. Vaker wel dan niet zullen ze jou in de steek laten. En bovendien zullen ze jou opzadelen met diverse twistpunten, omdat de wettelijke regels nu eenmaal algemeen werden geformuleerd.

De voornaamste gevolgen zullen zich uiteraard op praktisch vlak bevinden. Een administratieve vereenvoudiging maakt immers plaats voor chaos. En chaos kan je als ondernemer missen als kiespijn. Daarom stel je maar beter een raamovereenkomst op. Dat hoef je bovendien slechts één keer te doen, net omdat ze alle toekomstige opdrachtovereenkomsten regelen.